Paiements et crédits des fournisseurs

Guide de paiement des fournisseurs

Le Paiements des fournisseurs La section du système vous aide à gérer et à suivre les paiements effectués aux fournisseurs.

Ajout d'un paiement au fournisseur

1. Accéder aux paiements des fournisseurs:
   • Accédez à cette section en sélectionnant l’option « Paiements aux fournisseurs » dans le menu principal.
2. Cliquez sur « Ajouter un paiement au fournisseur »:
   • Une nouvelle page s'ouvre pour saisir les détails de paiement.
3. Remplissez les détails du paiement:
   • Fournisseur: Choisissez le fournisseur que vous payez dans la liste déroulante.
   • Paiement effectué:Saisissez le montant du paiement (champ devise disponible).
   • Date de paiement:Sélectionnez la date de paiement à l'aide du sélecteur de calendrier.
   • Compte bancaire:Sélectionnez éventuellement le compte bancaire utilisé pour le paiement.
   • Notes internes:Ajoutez des remarques sur le paiement si nécessaire.
4. Sélectionnez les factures à payer:
   • La section ci-dessous répertorie les factures ouvertes pour le fournisseur sélectionné.
   • Affectez les montants de paiement aux factures correspondantes. Vous pouvez payer en montants complets ou partiels.
   • Si un trop-payé se produit, le système l'enregistre sous Montant excédentaire.
5. Enregistrer le paiement:
   • Cliquez Sauvegarder pour finaliser le paiement. Le système met à jour automatiquement le statut de la facture.

Crédits du vendeur

Le Crédits du vendeur Cette section vous permet de gérer les notes de crédit émises par les fournisseurs.

Comment sont gérés les paiements excédentaires

Lorsqu'un paiement en trop est effectué auprès d'un fournisseur, le système enregistre automatiquement le trop-payé comme un Crédit fournisseurCela garantit que le montant excédentaire n'est pas perdu et peut être utilisé pour de futures transactions avec le même fournisseur.

Aperçu du processus

1. Identification des paiements excédentaires:
   • Pendant la Paiement du fournisseur processus, si le paiement total dépasse le montant de la facture, l'excédent est classé comme un Montant excédentaire.
   • Le système signale cela comme un crédit qui vous est dû par le fournisseur.
2. Création automatique de crédit:
   • Le montant excédentaire est stocké sous le Crédits du vendeur section, liée au fournisseur spécifique.
   • Un nouveau dossier de crédit est créé, détaillant les montant du crédit, informations sur le vendeur, et date de création.
3. Application du crédit fournisseur:
   • Les crédits fournisseurs peuvent être appliqués aux factures ou aux bons de commande futurs.
   • Lors du paiement d'une nouvelle facture, le système vous permettra d'utiliser les crédits existants pour réduire le montant total dû.

Principales caractéristiques des crédits fournisseurs pour les paiements excédentaires

• Transparence:
  • Tous les crédits, y compris ceux générés par des trop-payés, sont enregistrés avec des détails clairs tels que :
    • Nom du vendeur
    • Facture ou bon de commande associé (le cas échéant)
    • Montant et date du crédit
    • Statut (par exemple, ouvert ou appliqué)
• Facilité d'application:
  • Lors de la création d'un nouveau paiement fournisseur, le système suggère automatiquement les crédits disponibles pour le fournisseur sélectionné.
  • Vous pouvez appliquer partiellement ou totalement le crédit au paiement en cours.
• Piste d'audit:
  • Chaque crédit conserve un historique de la manière dont il a été créé et appliqué, garantissant ainsi une piste d’audit solide pour les dossiers financiers.

Bonnes pratiques

• Rapprocher les paiements régulièrement:
  Assurez-vous que tous les paiements des fournisseurs correspondent aux factures enregistrées pour éviter les divergences.
• Suivi des paiements excédentaires:
  Si des paiements excédentaires sont enregistrés, affectez-les aux factures futures ou demandez des remboursements au fournisseur.
• Gardez des notes claires:
  Utilisez la section notes internes pour suivre les détails sur les litiges, les paiements partiels ou l'utilisation du crédit.