Gestion des bons de commande
Un bon de commande est un document commercial émis par un acheteur à l'intention d'un fournisseur, indiquant les types, les quantités et les prix convenus pour des produits ou des services.
Caractéristiques
- Créer des bons de commande détaillés avec des produits et des services.
- Suivre l'état de la livraison et de la facturation.
- Exporter les bons de commande à des fins de reporting et de documentation.
- Convertir en toute transparence les bons de commande en factures.
Gestion des bons de commande
Après avoir créé un bon de commande, celui-ci apparaît dans la liste des bons de commande. Les actions suivantes peuvent être effectuées :
- Voir: Ouvrez les détails de la commande d'achat.
- Télécharger : Télécharger le PO dans un format de fichier standard.
- Voir le PDF : Générer une version PDF de la commande.
- Envoyer : Envoyez la commande par courrier électronique au fournisseur.
- Marquer comme envoyé : Mettre à jour le statut pour indiquer que la commande a été envoyée.
- Modifier: Modifiez les détails de la commande si nécessaire.
- Convertir en facture : Transformer le bon de commande en facture pour la suite du traitement.
- Supprimer: Retirer le PO du système (action irréversible).
Indicateurs d'état
La page Commandes d'achat comprend des indicateurs d'état permettant de suivre l'avancement des travaux :
- État de la facturation :
- Non facturé : Le PO n'a pas encore été facturé.
- Facturé : La commande a été convertie en facture.
- État de la livraison :
- Pas commencé : Le processus de livraison n'a pas commencé.
- En cours : La livraison est en cours.
- Complété: La livraison a été effectuée.
Exportation des bons de commande
- Sur la page Commandes d'achat, cliquez sur le bouton"Exporter" bouton.
- Sélectionnez le format souhaité (par exemple, CSV, Excel).
- Le système télécharge le fichier sur votre appareil.
Création d'un bon de commande
- Cliquez sur le "Ajouter une commande sur la page des bons de commande.
- Remplissez les champs suivants :
- Numéro de commande : Un identifiant unique pour le PO (par exemple, PO#001).
- Sélectionnez le fournisseur : Choisissez un fournisseur dans le menu déroulant.
- Devise: Sélectionnez la devise de la transaction (par défaut : USD).
- Date de commande : Indiquez la date de création de la commande.
- Date de livraison prévue : Indiquez la date estimée de livraison des biens ou des services.
- Adresse de livraison : Choisissez ou ajoutez le lieu de livraison.
- Calculer la taxe : Sélectionnez la méthode de calcul de la taxe (par exemple, après remise).
- État de la livraison : Définir l'état de la livraison (par exemple, Non commencé, En cours).
- Ajouter des articles au bon de commande :
- Produit : Choisissez dans la liste des produits existants ou ajoutez un nouveau produit.
- Quantité: Entrez le nombre d'unités à acheter.
- Prix unitaire: Indiquez le prix unitaire du produit.
- Description: Fournir des détails supplémentaires ou des notes (facultatif).
- Joindre les fichiers justificatifs, si nécessaire, en utilisant le formulaire"Choisissez un fichier option.
- Cliquez "Sauvegarder pour finaliser le bon de commande.
Meilleures pratiques
- S'assurer que tous les détails et toutes les quantités de produits sont exacts avant de soumettre le bon de commande.
- Mettre régulièrement à jour l'état des livraisons afin de conserver des données exactes.
- Utilisez la fonction d'exportation pour sauvegarder les commandes ou les partager avec les parties prenantes.
Questions fréquemment posées
- Puis-je modifier une commande après son envoi ?
- Oui, vous pouvez modifier une commande à moins qu'elle n'ait été convertie en facture.
- Comment ajouter un nouveau fournisseur au système ?
- Accédez à la section Fournisseurs et cliquez sur"Ajouter un fournisseur pour saisir les coordonnées du fournisseur.
- Que se passe-t-il si je supprime un bon de commande ?
- Les commandes supprimées ne peuvent pas être récupérées. Veillez à disposer de copies de sauvegarde si nécessaire.
