Gestion des feuilles de temps
Ce guide fournit des instructions étape par étape sur la gestion des feuilles de temps dans le système, y compris la journalisation du temps, la révision des tâches et l'exportation des données de feuille de temps à des fins de création de rapports.
1. Présentation de l'écran Feuille de temps
L'onglet « Feuille de temps » d'un projet permet aux utilisateurs de suivre et de gérer le temps enregistré par les employés pour diverses tâches. Vous trouverez ci-dessous les principales fonctionnalités de l'écran :
- + Heure d'enregistrement : Cliquez sur ce bouton pour enregistrer manuellement le temps pour des tâches ou des employés spécifiques.
- Filtres : Utilisez les menus déroulants pour filtrer les entrées de la feuille de temps par :
- Employé: Sélectionnez un employé spécifique pour afficher son temps enregistré.
- Statut: Filtrer les feuilles de temps par statut de génération de facture (par exemple, Tous, Facturé, Non facturé).
- Barre de recherche : Saisissez des mots-clés pour localiser rapidement les entrées de la feuille de temps par nom d'employé, tâche ou autres critères.
- Vue du calendrier : La feuille de temps affiche une mise en page de type calendrier, indiquant les heures enregistrées pour chaque tâche à des dates spécifiques. Cela vous permet de suivre facilement les totaux quotidiens et hebdomadaires.
- Colonnes: Le tableau est organisé en :
- Employé: Le nom de l'employé qui a enregistré le temps.
- Tâches: Les tâches spécifiques effectuées par l'employé.
- Dates: Les colonnes représentent les jours individuels, avec les heures enregistrées par tâche affichées dans les cellules correspondantes.
- Total: Le total des heures enregistrées par l'employé pour la semaine.
2. Heure d'enregistrement
Pour enregistrer manuellement le temps d’une tâche ou d’un employé spécifique, procédez comme suit :
- Cliquez sur le + Heure de connexion bouton en haut de l’écran « Feuille de temps ».
- Remplissez les informations requises dans le formulaire « Heure d'enregistrement », notamment :
- Employé: Sélectionnez l’employé pour lequel le temps est enregistré.
- Tâche: Précisez la tâche effectuée par l'employé.
- Date: Sélectionnez la date pour les heures enregistrées.
- Heures: Saisissez le nombre d'heures travaillées pour la tâche sélectionnée à la date spécifiée.
- Cliquez Sauvegarder pour ajouter le temps enregistré ou Annuler pour rejeter l'entrée.
3. Examen des données de la feuille de temps
L'écran principal « Feuille de temps » fournit des outils permettant de consulter et de gérer les entrées de la feuille de temps. Voici comment utiliser les fonctionnalités disponibles :
- Filtrer les entrées : Utilisez les filtres Employé et Statut pour affiner les données de la feuille de temps affichées.
- Vérifiez les totaux quotidiens : Consultez le total des heures enregistrées par chaque employé pour chaque jour directement dans la grille du calendrier.
- Totaux hebdomadaires : Consultez le total des heures enregistrées par un employé pour toutes les tâches au cours de la semaine dans la colonne « Total ».
- Suivi en temps réel : Identifiez facilement les heures supplémentaires (OT) et les heures régulières (RT), qui sont affichées séparément dans le tableau.
4. Exportation des données de la feuille de temps
Pour exporter les données de la feuille de temps à des fins de reporting ou de facturation, procédez comme suit :
- Appliquez les filtres souhaités pour affiner les données que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur le Exporter bouton en haut de l'écran.
- Sélectionnez le format de fichier souhaité (par exemple, CSV ou Excel).
- Téléchargez le fichier sur votre système pour une analyse plus approfondie ou pour la conservation de documents.
5. Conseils pour une gestion efficace des feuilles de temps
- Assurer l'exactitude : Vérifiez régulièrement les entrées de la feuille de temps pour vous assurer que les heures sont enregistrées avec précision et que les tâches sont correctement attribuées.
- Filtres à effet de levier : Utilisez les filtres Employé et Statut pour localiser rapidement les entrées pertinentes.
- Totaux du moniteur : Gardez un œil sur les totaux hebdomadaires pour gérer efficacement la répartition de la charge de travail.
- Exporter régulièrement : Exportez périodiquement les données de la feuille de temps pour maintenir les sauvegardes et rationaliser les processus de facturation.
