Factures de projet
Ce guide fournit des instructions détaillées sur la gestion des factures de projet, y compris la création de nouvelles factures, l'affichage des factures existantes et l'exportation des données de facture à des fins de reporting.
1. Présentation de l'écran Facture
L'onglet « Factures » d'un projet permet aux utilisateurs de gérer toutes les factures associées. Vous trouverez ci-dessous les principales fonctionnalités de l'écran :
- + Créer une facture : Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle facture manuellement.
- + Créer une facture TimeLog : Utilisez ce bouton pour générer une facture basée sur les journaux de temps du projet.
- + Créer un journal de temps et une facture de dépenses : Utilisez ce bouton pour créer une facture combinant à la fois le journal de temps et les données de dépenses.
- Exporter: Cliquez sur ce bouton pour télécharger la liste des factures au format CSV ou Excel.
- Liste déroulante des statuts : Filtrez les factures en fonction de leur statut, tel que Payé, Impayé ou Annulé.
- Barre de recherche : Utilisez la barre de recherche pour rechercher des factures spécifiques par mots-clés tels que le numéro de facture, le nom du client ou le statut.
- Tableau des factures : Le tableau affiche les informations clés sur chaque facture, notamment :
- Code: Un identifiant unique pour la facture.
- Numéro de facture : Le numéro séquentiel attribué à chaque facture.
- Projet: Le nom du projet associé.
- Client: Le client à qui la facture est émise.
- Total: Le montant total de la facture, taxes et remises comprises.
- Statut: L'état actuel de la facture (par exemple, impayée, payée, annulée).
- Actes: Options pour afficher, modifier ou supprimer la facture.
2. Création d'une nouvelle facture
Pour créer une nouvelle facture, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le + Créer une facture sur l'écran « Factures ». Cela ouvre le formulaire « Créer une facture ».
- Remplissez les champs suivants dans le formulaire :
- Numéro de facture : Un identifiant unique pour la facture. Il est généralement généré automatiquement mais peut être modifié si nécessaire.
- Projet: Le projet associé à la facture. Ce champ est pré-rempli en fonction du projet sélectionné.
- Client: Le client à qui la facture est émise.
- Date de la facture : La date à laquelle la facture est créée.
- Date d'échéance : La date limite de paiement.
- Devise: Sélectionnez la devise de la facture (par exemple, USD, EUR).
- Journal de bord De/À : Spécifiez la période pour laquelle la facture est créée (le cas échéant), pour extraire toutes les heures et dépenses à facturer au client.
- Calcul de la taxe : Choisissez comment les taxes doivent être calculées (par exemple, après remise).
- Sous le Description section, ajoutez les articles ou services facturés :
- Description: Saisissez une brève description de l’article ou du service.
- Quantité: Précisez le nombre d'unités.
- Prix unitaire: Entrez le prix unitaire.
- Impôt: Appliquez toutes les taxes applicables.
- Passez en revue le Sous-total, Rabais, et Montant total champs en bas du formulaire.
- Cliquez Sauvegarder pour finaliser la facture ou Annuler pour le jeter.
3. Gestion des factures existantes
L'écran « Factures » vous permet de visualiser et de gérer toutes les factures existantes. Voici comment procéder :
- Voir les détails : Cliquez sur le bouton « Afficher » dans la colonne « Actions » pour afficher des informations détaillées sur une facture.
- Modifier la facture : En fonction de vos autorisations, cliquez sur le bouton « Modifier » pour apporter des modifications à une facture.
- Filtrer et rechercher : Utilisez la liste déroulante d’état et la barre de recherche pour localiser rapidement des factures spécifiques.
- Exporter les données : Utilisez le bouton « Exporter » pour télécharger les enregistrements de factures à des fins de création de rapports ou de tenue de registres.
4. Conseils pour une gestion efficace des factures
- Assurer l'exactitude : Vérifiez tous les détails de la facture, y compris les informations sur le client, les dates d’échéance et les montants, avant de l’enregistrer.
- Suivre le statut du paiement : Surveiller régulièrement l’état des factures pour suivre les montants impayés.
- Exporter régulièrement : Exportez périodiquement les factures pour conserver des sauvegardes et générer des rapports.
- Utiliser les journaux de temps : Profitez du journal de temps et des factures basées sur les dépenses pour une facturation plus précise.
