Dépenses du projet
Ce guide fournit des instructions détaillées sur la gestion des dépenses du projet, y compris la création de nouvelles entrées de dépenses, la révision des dépenses existantes et l'exportation des données de dépenses à des fins de reporting.
1. Aperçu de l'écran des dépenses
L'onglet « Dépenses » d'un projet permet aux utilisateurs de suivre et de gérer toutes les dépenses liées au projet. Vous trouverez ci-dessous les principales fonctionnalités de l'écran :
- + Ajouter une dépense : Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle entrée de dépenses pour le projet.
- Exporter: Utilisez ce bouton pour télécharger tous les enregistrements de dépenses au format CSV ou Excel à des fins de reporting.
- Liste déroulante des statuts : Filtrer les dépenses par leur statut (par exemple, Approuvé, En attente).
- Barre de recherche : Saisissez des mots-clés pour localiser rapidement des enregistrements de dépenses spécifiques.
- Tableau des dépenses : Le tableau affiche les informations clés suivantes :
- Nom de l'article : Le nom de l'article ou du service acheté.
- Prix: Le coût de l'article ou du service.
- Employés: L'employé associé à la dépense.
- Acheté chez : Le vendeur ou l'entreprise auprès de laquelle l'article a été acheté.
- Date d'achat : La date à laquelle la dépense a été engagée.
- Statut: L'état actuel de la dépense (par exemple, Approuvé, En attente).
2. Ajouter une nouvelle dépense
Pour ajouter une nouvelle dépense, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le + Ajouter une dépense sur l'écran « Dépenses ». Cela ouvrira le formulaire « Détails des dépenses ».
- Remplissez les champs suivants dans le formulaire :
- Nom de l'article : Saisissez le nom de l’article ou du service acheté.
- Devise: Sélectionnez la devise pour la dépense.
- Taux de change: Saisissez le taux de change si applicable.
- Prix: Précisez le coût de l'article ou du service.
- Date d'achat : Sélectionnez la date à laquelle la dépense a été engagée.
- Employé: Affecter la dépense à un employé.
- Projet: Ce champ est pré-rempli en fonction du projet sélectionné.
- Catégorie de dépenses : Catégorisez la dépense (par exemple, matériel, déplacement). Cliquez sur « Ajouter » pour créer une nouvelle catégorie si nécessaire.
- Acheté chez : Indiquez le vendeur ou l’entreprise auprès de laquelle l’article a été acheté.
- Compte bancaire: Liez la dépense à un compte bancaire spécifique, le cas échéant.
- Description: Ajoutez éventuellement une description détaillée de la dépense.
- Facture: Joignez toutes les factures ou reçus pertinents en téléchargeant un fichier.
- Cliquez Sauvegarder pour créer la dépense ou Annuler pour rejeter l'entrée.
3. Gérer les dépenses existantes
L'écran « Dépenses » vous permet de gérer et de consulter toutes les dépenses liées au projet. Voici comment procéder :
- Filtrer et rechercher : Utilisez la liste déroulante d’état et la barre de recherche pour localiser des enregistrements de dépenses spécifiques.
- Voir les détails : Cliquez sur le bouton « Action » à côté d’une entrée de dépense pour afficher ou modifier ses détails.
- Exporter les données : Cliquez sur le bouton « Exporter » pour télécharger les enregistrements de dépenses à des fins d’analyse ou de création de rapports.
4. Conseils pour une gestion efficace des dépenses
- Assurer l'exactitude : Vérifiez tous les détails des dépenses, y compris les montants et les catégories, avant d’enregistrer.
- Joindre les pièces justificatives : Téléchargez des factures ou des reçus pour une meilleure tenue des registres et une meilleure validation.
- Avis réguliers : Examinez périodiquement les statuts des dépenses pour approuver les entrées en attente et assurer un suivi financier précis.
- Exporter régulièrement : Exportez les dépenses pour maintenir les sauvegardes et faciliter les rapports financiers.
Pour obtenir de l'aide, veuillez contacter votre administrateur ou consulter le centre d'aide.
