Estimations

Guide de gestion des devis

Ce guide explique comment créer et gérer des devis pour les clients, y compris l'ajout de nouveaux devis, la révision des devis existants et l'exportation des données de devis à des fins de reporting.

1. Présentation de l'écran Estimations

L'onglet "Devis" vous permet de gérer tous les devis de vos clients. Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques de l'écran :

• + Créer un devis : Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau devis.
• Modèle d'estimation : Cette option permet de sélectionner ou de personnaliser un modèle prédéfini pour les estimations.
• Exporter: Téléchargez tous les enregistrements d'estimations au format CSV ou Excel pour les conserver ou les analyser.
• Filtres : Utilisez des filtres pour affiner les estimations par :
  • Durée: Spécifiez une fourchette de dates pour les estimations.
  • Statut: Filtrer les estimations en fonction de leur état actuel (par exemple, Attente, Envoyé).
• Barre de recherche : Saisissez des mots-clés pour localiser rapidement des estimations spécifiques.
• Tableau d'estimation : Affiche les informations clés suivantes :
  • Estimation # : L'identifiant unique de l'estimation.
  • Client: Le client pour lequel le devis est créé.
  • Total: La valeur totale de l'estimation.
  • Valable jusqu'au : La date d'expiration de l'estimation.
  • Créé : La date de création du devis.
  • Statut: L'état actuel de l'estimation (par exemple, Attente, Envoyé).

2. Créer une nouvelle estimation

Pour créer une nouvelle estimation, procédez comme suit :

• Cliquez sur le + Créer un devis dans l'écran "Estimations". Le formulaire "Détails de l'estimation" s'ouvre alors.
• Remplir les champs obligatoires du formulaire :
  • Numéro d'estimation : Saisissez un identifiant unique pour l'estimation.
  • Valable jusqu'au : Saisissez la date d'expiration de l'estimation.
  • Devise: Sélectionnez la devise de l'estimation (par exemple, USD, EUR).
  • Client: Sélectionnez le client pour lequel le devis est créé. Utilisez l'option "Ajouter" pour ajouter un nouveau client si nécessaire.
  • Description: Fournir des détails supplémentaires sur l'estimation, tels que des informations sur le projet ou le service.
• Dans le cadre de laSection du poste, ajoutez les produits ou services à estimer :
  • Description: Saisissez le nom du produit ou du service.
  • Quantité: Préciser la quantité du produit ou du service.
  • Prix unitaire: Entrez le prix unitaire.
  • Impôt: Appliquez toutes les taxes applicables.
  • Montant : Ce champ est calculé automatiquement en fonction des données saisies.
• Cliquez Sauvegarder pour finaliser le devis ouAnnuler pour le jeter.

3. Gestion des estimations existantes

L'écran "Estimations" vous permet d'examiner et de gérer tous les dossiers d'estimation. Voici comment procéder :

• Filtrer et rechercher : Utilisez les filtres et la barre de recherche pour affiner les estimations affichées.
• Voir les détails : Cliquez sur le bouton "Action" à côté d'une entrée de devis pour afficher ou modifier ses détails.
• Exporter les données : Le bouton "Exporter" permet de télécharger les enregistrements d'estimations à des fins d'analyse ou de rapport.

4. Conseils pour une gestion efficace des devis

• Assurer l'exactitude : Vérifiez à nouveau tous les détails de l'estimation, y compris les informations sur le client et les totaux, avant d'enregistrer.
• Ensemble valable jusqu'à la date : Utilisez des dates d'expiration réalistes pour donner aux clients suffisamment de temps pour examiner l'estimation.
• Statut de la piste : Contrôler régulièrement l'état des devis afin d'assurer le suivi des réponses en attente.
• Utiliser des modèles : Utiliser des modèles prédéfinis pour plus de cohérence et d'efficacité lors de la création des devis.