Guide de gestion des équipes
Ce guide explique comment gérer les horaires de travail des employés, y compris l'attribution des quarts de travail, l'utilisation de la vue hebdomadaire et l'exportation des données de quart de travail.
1. Présentation de l'écran de la liste des équipes
L'écran « Liste des équipes » permet aux administrateurs de gérer et d'attribuer des équipes aux employés. L'écran est organisé selon les sections clés suivantes :
- Affecter des quarts de travail en masse : Attribuez plusieurs quarts de travail aux employés pour des dates ou des périodes spécifiques.
- Exporter: Téléchargez les horaires de travail à des fins de création de rapports ou de tenue de registres au format CSV ou Excel.
- Filtres : Filtrez les quarts affichés par nom d'employé, service ou type d'affichage (par exemple, hebdomadaire ou mensuel).
La liste affiche un tableau avec les colonnes suivantes :
- Employé: Liste des employés avec leurs rôles respectifs.
- Dates: Jours de la semaine affichés sous forme de colonnes, indiquant les quarts de travail attribués à chaque jour.
Pour naviguer entre les semaines, utilisez les flèches avant et arrière en haut du tableau.
2. Attribution des quarts de travail
Pour attribuer un quart de travail à un employé :
- Cliquez sur le + icône pour la date et l'employé souhaités dans le tableau des effectifs.
- Sélectionnez le quart de travail approprié (par exemple, quart du matin, quart de nuit) dans la liste déroulante.
- Enregistrez les modifications pour attribuer le quart de travail à l’employé pour la date sélectionnée.
Alternativement, pour attribuer des quarts de travail à plusieurs employés, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le Affecter des quarts de travail en masse bouton en haut de l'écran.
- Remplissez le formulaire « Ajouter une liste de quarts » avec les champs suivants :
- Département: Sélectionnez le département auquel appartiennent les employés.
- Employés: Choisissez les employés à qui les quarts de travail seront attribués.
- Horaire des employés : Précisez le type de quart de travail (par exemple, jour de congé, quart du matin).
- Affecter le changement par : Choisissez d'attribuer des quarts de travail à une date spécifique, à plusieurs dates ou à un mois.
- Remarque: Ajoutez des commentaires ou des notes facultatifs sur l’affectation du quart de travail.
- Ajouter un fichier: Si vous le souhaitez, joignez des pièces justificatives ou des fichiers.
- Cliquez Sauvegarder pour finaliser l'affectation du quart de travail en masse ou Annuler pour annuler les modifications.
3. Exportation des données de quart
Pour exporter les données de quart à des fins d’archivage ou d’analyse :
- Cliquez sur le Exporter bouton sur l’écran « Liste des équipes ».
- Sélectionnez le format de fichier souhaité (par exemple, CSV, Excel) et téléchargez les données.
4. Gestion et ajustement des quarts de travail
L'écran « Liste des équipes » fournit une vue hebdomadaire de toutes les équipes attribuées, ce qui facilite l'ajustement et la gestion des horaires. Pour effectuer des modifications :
- Cliquez sur un quart de travail attribué dans le tableau des effectifs pour le modifier.
- Utilisez le + icône pour ajouter des quarts de travail pour les jours qui ne sont actuellement pas attribués.
Si un jour férié est défini, il sera marqué dans la liste pour éviter les conflits d'horaire.
5. Conseils pour une gestion efficace des quarts de travail
- Utilisez la fonction « Attribuer des quarts de travail en masse » pour gagner du temps lors de l’attribution de quarts de travail à plusieurs employés.
- Exportez régulièrement les horaires de travail pour conserver des sauvegardes et à des fins de création de rapports.
- Vérifiez les paramètres de vacances pour éviter d’attribuer des quarts de travail les jours non ouvrables.
Pour obtenir de l'aide, veuillez contacter votre administrateur ou consulter le centre d'aide.
