Orden de compra

Gestión de órdenes de compra

Una orden de compra (OC) es un documento comercial emitido por un comprador a un proveedor, que indica los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios.

Características

• Crea órdenes de compra detalladas con productos y servicios.
• Seguimiento del estado de la entrega y el progreso de la facturación.
• Exportar órdenes de compra para informes y documentación.
• Convierta sin problemas órdenes de compra en facturas.

Gestión de órdenes de compra

Después de crear una orden de compra, aparecerá en la lista de órdenes de compra. Se pueden realizar las siguientes acciones:

• Vista: Abra los detalles de la orden de compra.
• Descargar: Descargue la orden de compra en un formato de archivo estándar.
• Ver PDF: Generar una versión PDF de la orden de compra.
• Enviar: Envíe por correo electrónico la orden de compra al proveedor.
• Marcar como enviado: Actualice el estado para reflejar que la orden de compra ha sido enviada.
• Editar: Modifique los detalles de la orden de compra si es necesario.
• Convertir a Factura: Transformar la orden de compra en una factura para su posterior procesamiento.
• Borrar: Eliminar la orden de compra del sistema (la acción es irreversible).

Indicadores de estado

La página Órdenes de compra incluye indicadores de estado para monitorear el progreso:

• Estado de facturación:
  • Sin facturar: El PO aún no ha sido facturado.
  • Facturado: La orden de compra se ha convertido en una factura.
• Estado de entrega:
  • No iniciado: El proceso de entrega no ha comenzado.
  • En curso: La entrega está en marcha.
  • Terminado: La entrega se ha completado.

Exportación de órdenes de compra

1. En la página Órdenes de compra, haga clic en el botón "Exportar" botón.
2. Seleccione el formato preferido (por ejemplo, CSV, Excel).
3. El sistema descargará el archivo a su dispositivo.

Creación de una orden de compra

1. Haga clic en el “Añadir pedido” Botón en la página Órdenes de Compra.
2. Rellene los siguientes campos:
   • Número de orden: Un identificador único para la orden de compra (por ejemplo, PO#001).
   • Seleccionar proveedor: Seleccione un proveedor del menú desplegable.
   • Divisa: Seleccione la moneda para la transacción (predeterminado: USD).
   • Fecha de pedido: Especifique la fecha en la que se crea la orden de compra.
   • Fecha de entrega prevista: Introduzca la fecha de entrega estimada de los bienes o servicios.
   • Dirección de entrega: Elija o agregue la ubicación para la entrega.
   • Calcular impuestos: Seleccione el método de cálculo de impuestos (por ejemplo, después del descuento).
   • Estado de entrega: Establezca el estado de la entrega (por ejemplo, No iniciado, En progreso).
3. Añadir artículos a la orden de compra:
   • Producto: Elija de la lista de productos existente o agregue un nuevo producto.
   • Cantidad: Introduzca el número de unidades a comprar.
   • Precio unitario: Especifique el precio por unidad del producto.
   • Descripción: Proporcione detalles o notas adicionales (opcional).
4. Adjunte archivos de respaldo, si es necesario, utilizando el “Seleccione un archivo” opción.
5. Hacer clic "Ahorrar" para finalizar la orden de compra.

Mejores prácticas

• Asegúrese de que todos los detalles y cantidades del producto sean precisos antes de enviar la orden de compra.
• Actualice periódicamente los estados de entrega para mantener registros precisos.
• Utilice la función de exportación para realizar copias de seguridad de las órdenes de compra o compartirlas con las partes interesadas.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedo editar una orden de compra después de haberla enviado?
  • Sí, puedes editar una orden de compra a menos que se haya convertido en una factura.
• ¿Cómo agrego un nuevo proveedor al sistema?
  • Vaya a la sección Proveedores y haga clic en “Agregar proveedor” para ingresar detalles del proveedor.
• ¿Qué pasa si elimino una orden de compra?
  • Las órdenes de compra eliminadas no se pueden recuperar. Asegúrese de tener copias de seguridad si es necesario.