Guía de gestión de contratos

Esta guía proporciona instrucciones sobre la gestión de contratos, incluida la creación de nuevos contratos, la visualización de los existentes y la exportación de datos de contratos.

1. Descripción general de la pantalla Contratos

La pantalla “Contratos” permite a los usuarios gestionar los detalles de los contratos de forma eficaz. La interfaz incluye las siguientes funciones:

• + Crear contrato: Inicie un nuevo contrato ingresando los detalles pertinentes.
• Modelo de contrato: Acceda a plantillas de contrato predefinidas para lograr coherencia.
• Exportar: Exporte los datos del contrato a un formato de archivo como CSV o Excel para fines de informes.
• Filtros: Limite los datos del contrato utilizando filtros por duración, cliente y tipo de contrato.
• Barra de búsqueda: Localice rápidamente contratos específicos escribiendo el asunto, el nombre del cliente o palabras clave.
• Tabla de contratos: Muestra un resumen de todos los contratos con las siguientes columnas:
  • #: Número de contrato para identificación única.
  • Sujeto: Breve descripción del contrato.
  • Cliente: Nombre del cliente asociado al contrato.
  • Proyecto: Proyecto vinculado al contrato.
  • Cantidad: Valor total del contrato.
  • Fecha de inicio: Fecha de inicio del contrato.
  • Fecha de finalización: Fecha de finalización del contrato.
  • Acción: Opciones para ver o editar los detalles del contrato.
• Paginación: Navegue por varias páginas de contratos y ajuste la cantidad de entradas que se muestran por página.

2. Creación de un nuevo contrato

Para crear un nuevo contrato, siga estos pasos:

• Haga clic en el + Crear contrato botón en la parte superior de la pantalla.
• Complete el formulario “Detalles del contrato” con los siguientes campos:
  • Número de contrato: Introduzca un identificador único para el contrato (por ejemplo, CONT#001).
  • Sujeto: Proporcione un breve título o descripción del contrato (por ejemplo, Nuevo paquete de enmarcado).
  • Proyecto: Vincular el contrato a un proyecto específico.
  • Descripción: Incluya información detallada sobre el contrato, como el alcance del trabajo y los términos clave.
  • Fecha de inicio: Especifique la fecha en que el contrato entra en vigor.
  • Fecha de finalización: Especifique la fecha de vencimiento del contrato.
  • Tipo de contrato: Seleccione el tipo de contrato (por ejemplo, MSA, precio fijo).
  • Valor del contrato: Ingrese el valor total del contrato, junto con la moneda.
• Desplácese hacia abajo hasta la sección “Detalles del cliente” y proporcione la siguiente información:
  • Cliente: Seleccione el cliente asociado al contrato.
  • Campos opcionales: agregue la información de contacto del cliente, como teléfono celular y número de teléfono de la oficina.
• Hacer clic Ahorrar para crear el contrato o Cancelar para descartar los cambios.

3. Visualización y edición de contratos

Para ver o editar un contrato existente:

• Localice el contrato en la tabla utilizando la barra de búsqueda o desplazándose por la lista.
• Haga clic en el Acción Botón (por ejemplo, Ver) para abrir los detalles del contrato.
• Realice las actualizaciones necesarias a la información del contrato y guarde los cambios.

4. Exportación de datos contractuales

Para exportar la lista de contratos para su análisis o elaboración de informes:

• Haga clic en el Exportar botón en la parte superior de la pantalla “Contratos”.
• Seleccione el formato de archivo deseado (por ejemplo, CSV, Excel) y descargue los datos a su sistema.

5. Consejos para una gestión eficaz de contratos

• Asegúrese de que todos los campos obligatorios se completen al crear un nuevo contrato para evitar errores.
• Utilice la función “Plantilla de contrato” para mantener la coherencia entre los contratos.
• Revise y actualice periódicamente los detalles del contrato para garantizar su precisión.
• Exporte datos del contrato periódicamente para mantener copias de seguridad o para análisis.