Guía de gestión de contratos
Esta guía proporciona instrucciones sobre la gestión de contratos, incluida la creación de nuevos contratos, la visualización de los existentes y la exportación de datos contractuales.
1. Visión general de la pantalla Contratos
La pantalla "Contratos" permite a los usuarios gestionar eficazmente los detalles de los contratos. La interfaz incluye las siguientes funciones:
- + Crear contrato: Inicie un nuevo contrato introduciendo los datos pertinentes.
- Modelo de contrato: Acceda a plantillas de contratos predefinidas para mayor coherencia.
- Exportar: Exporte los datos de los contratos a un formato de archivo como CSV o Excel para la elaboración de informes.
- Filtros: Restrinja los datos de los contratos utilizando filtros por duración, cliente y tipo de contrato.
- Barra de búsqueda: Localice rápidamente contratos específicos escribiendo el asunto, el nombre del cliente o palabras clave.
- Mesa de contratación: Muestra un resumen de todos los contratos con las siguientes columnas:
- #: Número de contrato para una identificación única.
- Asunto: Breve descripción del contrato.
- Cliente: Nombre del cliente asociado al contrato.
- Proyecto: Proyecto vinculado al contrato.
- Importe: Valor total del contrato.
- Fecha de inicio: Fecha de inicio del contrato.
- Fecha de finalización: Fecha de finalización del contrato.
- Acción: Opciones para ver o editar los detalles del contrato.
- Paginación: Navegue por varias páginas de contratos y ajuste el número de entradas mostradas por página.
2. Crear un nuevo contrato
Para crear un nuevo contrato, siga estos pasos:
- Haga clic en el botón + Crear contrato en la parte superior de la pantalla.
- Rellene el formulario "Detalles del contrato" con los siguientes campos:
- Número de contrato: Introduzca un identificador único para el contrato (por ejemplo, CONT#001).
- Asunto: Facilite un breve título o descripción del contrato (por ejemplo, Nuevo paquete de marcos).
- Proyecto: Vincule el contrato a un proyecto concreto.
- Descripción: Incluya información detallada sobre el contrato, como el alcance del trabajo y los términos clave.
- Fecha de inicio: Especifique la fecha de entrada en vigor del contrato.
- Fecha de finalización: Especifique la fecha de expiración del contrato.
- Tipo de contrato: Seleccione el tipo de contrato (por ejemplo, MSA, Precio fijo).
- Valor del contrato: Introduzca el valor total del contrato, junto con la divisa.
- Desplácese hasta la sección "Datos del cliente" y facilite la siguiente información:
- Cliente: Seleccione el cliente asociado al contrato.
- Campos opcionales: Añade la información de contacto del cliente, como el teléfono móvil y el número de teléfono de la oficina.
- Haga clic en Guardar para crear el contrato o Cancelar para descartar los cambios.
3. Visualización y edición de contratos
Para ver o editar un contrato existente:
- Localice el contrato en la tabla utilizando la barra de búsqueda o desplazándose por la lista.
- Haga clic en el botón Acción (por ejemplo, Ver) para abrir los detalles del contrato.
- Realice las actualizaciones necesarias en la información del contrato y guarde los cambios.
4. Exportación de datos contractuales
Para exportar la lista de contratos para análisis o informes:
- Haga clic en el botón Exportar situado en la parte superior de la pantalla "Contratos".
- Seleccione el formato de archivo deseado (por ejemplo, CSV, Excel) y descargue los datos a su sistema.
5. Consejos para una gestión eficaz de los contratos
- Asegúrese de rellenar todos los campos obligatorios al crear un nuevo contrato para evitar errores.
- Utilice la función "Plantilla de contrato" para mantener la coherencia entre los contratos.
- Revisar y actualizar periódicamente los detalles del contrato para garantizar su exactitud.
- Exporte los datos contractuales regularmente para mantener copias de seguridad o para su análisis.