Introducción a Workcase

Introducción a Workcase

Esta guía proporciona un marco paso a paso para ayudar a los usuarios a navegar y utilizar el software Workcase de manera eficiente. Esta guía cubre flujos de trabajo esenciales, incluida la gestión de empleados y clientes, la configuración de proyectos, la asignación de tareas, el seguimiento del tiempo, la facturación, el seguimiento de pagos, la gestión de activos, el control de inventario y las operaciones de servicio de campo. Cada sección está diseñada para familiarizar a los usuarios con las funcionalidades principales, lo que garantiza una colaboración fluida, una asignación optimizada de recursos y un seguimiento financiero simplificado. Ya sea que esté configurando su organización, administrando las operaciones diarias o supervisando la ejecución de proyectos, esta guía lo equipa con el conocimiento para maximizar la productividad y mantener la eficiencia operativa.

Agregar empleados

Agregar empleados a su sistema es un paso fundamental para administrar el flujo de trabajo de su organización de manera eficiente. Con la función de administración de empleados, puede crear perfiles individuales para cada miembro del equipo, otorgándoles acceso al sistema y permitiéndole asignar tareas, controlar el tiempo y colaborar de manera efectiva. Esta sección describe el proceso de agregar empleados y administrar sus perfiles.

Pasos para agregar empleados

1. Vaya al módulo de gestión de empleados: Acceda a la pestaña “Empleados” desde el menú principal para ver y administrar la fuerza laboral de su organización.
2. Haga clic en “Agregar empleado”: Este botón lo dirigirá a un formulario donde podrá ingresar los detalles del empleado.
3. Complete los campos obligatorios: Proporcione los siguientes detalles:
   • Nombre y apellido: El nombre completo del empleado para fines de identificación.
   • Dirección de correo electrónico: Se utiliza para iniciar sesión y comunicarse.
   • Número de teléfono: Opcional pero útil para la información de contacto.
   • Rol del puesto: Asignar un rol laboral para categorizar las responsabilidades del empleado.
4. Asignar permisos: Especifique los permisos basados en roles del empleado para controlar su acceso a módulos y acciones específicos dentro del sistema.
5. Guardar el perfil del empleado: Una vez ingresados todos los detalles requeridos, haga clic en “Guardar” para agregar el empleado al sistema.

Gestión de perfiles de empleados

Después de crear un perfil de empleado, puede actualizar su información, desactivar cuentas de ex empleados o ajustar los permisos basados en roles según sea necesario. Esto garantiza que solo los miembros activos del equipo tengan acceso al sistema, manteniendo la seguridad de los datos y la eficiencia operativa.

Para más detalles, visite el Guía de gestión de empleados.

Agregar clientes

Agregar clientes a su sistema es un paso esencial para administrar sus relaciones con los clientes y optimizar los flujos de trabajo de sus proyectos. Al crear perfiles detallados de clientes, puede realizar un seguimiento de su información, supervisar los proyectos en curso y mantener un historial de interacciones con facilidad. Esta sección lo guía a través del proceso de agregar y administrar clientes de manera eficaz.

Pasos para agregar un cliente

1. Vaya al módulo de gestión de clientes: Vaya a la pestaña “Clientes” del menú principal para acceder a la sección de gestión de clientes.
2. Haga clic en “Agregar cliente”: Este botón abre un formulario donde puedes ingresar la información del cliente.
3. Complete los datos del cliente: Proporcione la siguiente información:
   • Nombre: Ingrese el nombre completo del cliente u organización.
   • Dirección de correo electrónico: Esto se utiliza para comunicarse y compartir facturas o actualizaciones.
   • Número de teléfono: Opcional pero recomendado para contacto directo.
   • Nombre de empresa: Si el cliente representa una empresa, incluya el nombre de su empresa.
   • DIRECCIÓN: Agregue la dirección física del cliente para fines de facturación o envío.
4. Asignar a proyectos relevantes: Vincular al cliente a proyectos existentes si corresponde.
5. Guardar el perfil del cliente: Una vez completados todos los campos, haga clic en “Guardar” para finalizar el perfil del cliente.

Gestión de perfiles de clientes

Después de agregar un cliente, puede actualizar sus datos, desactivar perfiles inactivos o ver su historial financiero y de proyectos. Esta función garantiza que toda la información del cliente esté organizada y accesible cuando sea necesario.

Para obtener instrucciones detalladas, visite el Guía de gestión de clientes.

Crear proyectos

La configuración de proyectos en su sistema es la piedra angular de una gestión de proyectos eficaz. Un proyecto bien definido le permite organizar tareas, asignar recursos, supervisar el progreso y garantizar la entrega a tiempo. Esta sección le muestra cómo crear y gestionar proyectos de manera eficiente.

Pasos para crear un proyecto

1. Acceda al Módulo de Proyectos: Vaya a la pestaña “Proyectos” desde el menú principal para abrir la sección de gestión de proyectos.
2. Haga clic en “Agregar proyecto”: Seleccione la opción para crear un nuevo proyecto. Esta acción le solicitará que complete un formulario con los detalles del proyecto.
3. Complete los detalles del proyecto: Proporcione la siguiente información clave:
   • Nombre del proyecto: Ingrese un título descriptivo que defina claramente el alcance.
   • Cliente: Asigna el proyecto a un cliente específico de tu base de datos.
   • Fechas de inicio y finalización: Definir el cronograma del proyecto para una mejor planificación y seguimiento.
   • Presupuesto: Si corresponde, establezca un límite financiero para el proyecto.
   • Descripción: Agregue una descripción detallada de las metas, objetivos y resultados del proyecto.
4. Seleccione el tipo de proyecto: Elija la categoría de proyecto adecuada, como por ejemplo, basado en tiempo o precio fijo.
5. Guardar el proyecto: Una vez completados todos los datos, haga clic en “Guardar” para crear el proyecto.

Gestión de proyectos

Después de crear un proyecto, puede personalizarlo aún más agregando miembros, tareas, hitos y archivos. Utilice el panel para supervisar el progreso del proyecto, ver el rendimiento del equipo y abordar posibles obstáculos.

Para obtener una guía detallada, visite el Guía de gestión de proyectos.

Agregar miembros a un proyecto

Agregar a los miembros adecuados del equipo a un proyecto garantiza que las tareas se ejecuten de manera eficiente y que los objetivos se alcancen dentro del cronograma especificado. A los miembros se les pueden asignar funciones y responsabilidades específicas, lo que permite una mejor colaboración y rendición de cuentas. Esta sección explica cómo agregar miembros a un proyecto y administrar sus funciones de manera eficaz.

Pasos para agregar miembros

1. Acceda al Proyecto: Vaya a la pestaña “Proyectos” y abra el proyecto específico donde desea agregar miembros.
2. Ir a la sección de Miembros: Haga clic en la pestaña “Miembros” dentro del panel del proyecto para ver o modificar el equipo asignado al proyecto.
3. Agregar miembros: Seleccione “Agregar miembro” para asignar miembros del equipo al proyecto. Puede:
   • Seleccione miembros del equipo de la base de datos de empleados existente.
   • Especifique su rol en el proyecto (por ejemplo, gerente, colaborador, revisor).
4. Asignar permisos: Según el rol del miembro, asigne los permisos adecuados, como asignación de tareas, acceso a archivos o actualizaciones de hitos.
5. Guardar cambios: Una vez que se hayan agregado todos los miembros y se hayan asignado sus roles, haga clic en “Guardar” para actualizar el equipo del proyecto.

Funciones de colaboración

Los miembros del equipo asignados a un proyecto pueden colaborar mediante funciones como tableros de tareas compartidas, cargas de archivos y seguimiento de hitos. Las definiciones de roles y permisos claros reducen la confusión y fomentan una comunicación fluida.

Para obtener orientación más detallada, visite el Guía de detalles del proyecto.

Crear tareas

La gestión eficiente de tareas es fundamental para la ejecución exitosa de un proyecto. Al crear tareas y marcarlas como facturables, se garantiza que el tiempo dedicado a actividades específicas se registre con precisión y se facture a los clientes. Esta sección proporciona una guía paso a paso sobre cómo crear tareas y marcarlas como facturables dentro de un proyecto.

Pasos para crear tareas facturables

1. Acceda al Proyecto: Vaya a la sección “Proyectos” y abra el proyecto donde desea crear tareas.
2. Abra la pestaña de tareas: Haga clic en la pestaña “Tareas” dentro del panel del proyecto para ver o administrar tareas.
3. Agregar una nueva tarea: Seleccione “Agregar tarea” y complete los detalles requeridos:
   • Título de la tarea: Proporcione un título claro y conciso para la tarea.
   • Descripción: Agregue cualquier detalle o instrucción relevante sobre la tarea.
   • Fecha de vencimiento: Especifique la fecha límite para completar la tarea.
4. Marcar como facturable: Habilite la opción “Facturable” para la tarea para indicar que se facturará el tiempo registrado en ella. También puede establecer la tarifa por hora para la facturación.
5. Asignar a los miembros del equipo: Seleccione uno o más empleados responsables de completar la tarea.
6. Guardar la tarea: Una vez agregados todos los detalles, haga clic en “Guardar” para incluir la tarea en el proyecto.

Seguimiento del tiempo facturable

Una vez que una tarea se marca como facturable, los miembros del equipo pueden registrar el tiempo que dedican a la tarea mediante la función de planilla de horas. Las horas registradas se asociarán automáticamente con la tarea y se incluirán en las facturas del proyecto.

Beneficios de las tareas facturables

• Garantiza una facturación precisa al cliente.
• Proporciona transparencia sobre el tiempo dedicado a actividades específicas.
• Agiliza el proceso de facturación.

Para obtener información más detallada, consulte la Guía de gestión de tareas.

Asignar tareas a los empleados

Pasos para asignar tareas a los empleados

1. Acceda a la pestaña de tareas: Vaya a la pestaña “Tareas” dentro del panel del proyecto donde se creó la tarea.
2. Seleccione la tarea: Identifique la tarea que desea asignar y haga clic en ella para abrir los detalles de la tarea.
3. Asignar empleado(s): Busque el campo “Asignar a” y elija el empleado o los empleados de la lista desplegable. Puede asignar varios miembros del equipo si es necesario.
4. Establecer prioridad: Utilice las opciones de prioridad (por ejemplo, Baja, Media, Alta) para indicar la urgencia de la tarea para los miembros del equipo asignados.
5. Agregar instrucciones adicionales (opcional): Incluya comentarios o instrucciones en los detalles de la tarea para aclarar las expectativas del empleado.
6. Guardar cambios: Una vez actualizados todos los detalles, haga clic en “Guardar” o “Actualizar” para confirmar la asignación.

Para obtener más detalles sobre la asignación de tareas, consulte la Guía de gestión de tareas.

Gestionar tareas en Kanban

Los tableros Kanban brindan una representación visual de las tareas, lo que facilita el seguimiento del progreso, la identificación de cuellos de botella y la garantía de que se completen en el tiempo previsto. La gestión de tareas en un tablero Kanban le permite organizar y supervisar el trabajo de manera eficiente. A continuación, le mostramos cómo aprovechar al máximo la función Kanban en su herramienta de gestión de proyectos.

Pasos para gestionar tareas en Kanban

1. Acceder al tablero Kanban: Navegue hasta el panel del proyecto y seleccione la pestaña “Tablero Kanban” para ver todas las tareas en una interfaz de arrastrar y soltar.
2. Comprender las columnas de tareas: El tablero Kanban está dividido en columnas que representan estados de tareas, como “Por hacer”, “En progreso”, “Revisar” y “Completado”.
3. Actualizar estado de la tarea: Para cambiar el estado de una tarea, arrastre y suelte la tarjeta de tarea de una columna a otra. Por ejemplo, mueva una tarea de “Por hacer” a “En progreso” cuando comience el trabajo.
4. Agregar nuevas tareas: Haga clic en el botón “+” o “Agregar tarea” dentro de la columna correspondiente para crear una nueva tarea directamente desde el tablero Kanban.
5. Editar detalles de la tarea: Haga clic en una tarjeta de tarea para abrir sus detalles. Desde allí, puede actualizar el empleado asignado, agregar comentarios, cambiar la fecha de vencimiento o ajustar la prioridad.
6. Filtrar y buscar: Utilice el filtro o la barra de búsqueda para ver las tareas asignadas a miembros específicos del equipo o tareas con una prioridad particular.

Beneficios de los tableros Kanban

• Proporciona una descripción clara del progreso del proyecto y la distribución de tareas.
• Facilita actualizaciones en tiempo real sobre el estado de las tareas.
• Promueve una mejor colaboración y comunicación entre los miembros del equipo.

Consejos para una gestión eficaz de tareas

• Actualice periódicamente los estados de las tareas para reflejar el estado actual del proyecto.
• Utilice etiquetas o rótulos para categorizar las tareas y facilitar su identificación.
• Supervise las tareas en la columna “Revisar” para abordar rápidamente cualquier problema antes de moverlas a “Completadas”.

Para obtener más información, consulte la Guía del tablero Kanban.

Agregar y administrar activos

Los activos son un componente crucial de cualquier proyecto, especialmente en sectores como la construcción y los servicios de campo. La gestión eficaz de los activos garantiza que los recursos se asignen de forma adecuada, se controlen con precisión y se mantengan de forma eficiente. En su herramienta de gestión de proyectos, puede agregar, actualizar y supervisar activos con facilidad. A continuación, le indicamos cómo gestionar este proceso de forma eficaz.

Pasos para agregar y administrar activos

1. Vaya al módulo Activos: Desde el panel del proyecto, vaya a la pestaña “Activos” para ver la lista actual de activos del proyecto.
2. Agregar un nuevo activo:
   1. Haga clic en el “Agregar nuevo activo” botón.
   2. Complete los detalles del activo, como el nombre, el tipo (por ejemplo, equipo, herramientas), la marca, el modelo, el número de serie y la ubicación.
   3. Especifique el estado del activo (por ejemplo, Disponible, No funcional, En mantenimiento) y la fecha de finalización de la garantía.
   4. Elija si desea registrar las horas de uso y asignar el activo a un proyecto.
   5. Hacer clic "Ahorrar" para agregar el activo al sistema.
3. Actualizar activos existentes: Haga clic en un activo de la lista para modificar detalles como el estado, la ubicación o el programa de mantenimiento.
4. Supervisar el estado de los activos: Utilice los indicadores de estado para realizar un seguimiento de qué activos están funcionales, necesitan mantenimiento o están fuera de servicio.
5. Filtrar y buscar: Utilice las herramientas de filtro y búsqueda para localizar rápidamente activos específicos según criterios como nombre, tipo o estado.

Beneficios de la gestión de activos

• Mejora la asignación de recursos al conocer la disponibilidad de los activos.
• Tiempo de inactividad reducido con mantenimiento oportuno y actualizaciones de estado.
• Mejor gestión de costos a través del seguimiento detallado de activos y registros de uso.

Mejores prácticas para la gestión de activos

• Asegúrese de que todos los activos nuevos se registren en el sistema tan pronto como se adquieran.
• Actualice periódicamente el estado y el cronograma de mantenimiento de cada activo.
• Supervise los registros de uso para evitar el uso excesivo o indebido de equipos críticos.

Para obtener instrucciones detalladas, visite el Guía de gestión de activos.

Seguimiento del tiempo en las planillas de horas

El seguimiento preciso del tiempo es esencial para garantizar la rendición de cuentas, mejorar la productividad y generar facturas correctas. Las planillas de horas le permiten realizar un seguimiento del tiempo dedicado a diversas tareas, asignarlo a empleados específicos y garantizar que se contabilicen todas las horas. A continuación, le mostramos cómo puede utilizar las planillas de horas de manera eficaz en su sistema de gestión de proyectos.

Pasos para realizar el seguimiento del tiempo en las planillas de horas

1. Acceda al módulo de hoja de horas: Vaya a la sección “Hoja de horas” del panel del proyecto para ver los registros de tiempo de todos los miembros del equipo.
2. Tiempo de registro:
   1. Haga clic en el “Registrar tiempo” botón.
   2. Seleccione el empleado para el cual está registrando el tiempo.
   3. Asignar la entrada de tiempo a una tarea o proyecto específico.
   4. Introduzca el número de horas trabajadas cada día.
   5. Guarde la entrada de tiempo haciendo clic en "Ahorrar".
3. Revisar registros de tiempo: Utilice la vista diaria, semanal o mensual para revisar las horas registradas de miembros individuales del equipo o de todo el equipo del proyecto.
4. Filtrar por empleado o tarea: Aplique filtros para ver empleados, tareas o estados específicos (por ejemplo, aprobado, pendiente o facturado).
5. Aprobar entradas de tiempo: Los gerentes pueden revisar y aprobar los registros de tiempo para asegurarse de que sean precisos antes de generar facturas.

Beneficios de utilizar hojas de horas

• Mayor responsabilidad mediante el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas.
• Facturación precisa garantizando que se registren todas las horas facturables.
• Productividad mejorada a través de información detallada sobre la asignación del tiempo.

Mejores prácticas para la gestión de planillas de horas

• Incentive a los empleados a registrar el tiempo diariamente para evitar perder entradas.
• Revisar y aprobar periódicamente las entradas de tiempo para mantener registros precisos.
• Utilice los datos de la hoja de horas para identificar ineficiencias y optimizar los flujos de trabajo.

Para obtener orientación más detallada, visite el Guía de gestión de partes de horas.

Crear facturas a partir del tiempo registrado

La generación de facturas a partir del tiempo registrado garantiza que las horas facturables se reflejen con precisión en la facturación del cliente. Esta función ayuda a agilizar el proceso de facturación al incorporar automáticamente las entradas de planillas de horas aprobadas en una factura, lo que reduce la entrada manual de datos y mejora la precisión.

Pasos para crear una factura a partir del tiempo registrado

1. Acceda al Módulo de Facturas: Vaya a la sección “Facturas” en el panel de finanzas.
2. Haga clic en “Crear factura”:
   • Seleccionar “Crear factura de registro de tiempo” generar una factura basada en registros de tiempo aprobados.
   • Alternativamente, elija “Crear registro de tiempo y factura de gastos” Si es necesario incluir gastos adicionales.
3. Seleccione el Proyecto y el Cliente:
   • Seleccione el proyecto relevante para el que se está creando la factura.
   • El sistema extrae automáticamente los registros de tiempo asociados al proyecto.
4. Ajustar detalles de la factura:
   • Número de factura: Asegúrese de que se asigne un identificador único.
   • Fecha de factura y fecha de vencimiento: Especifique las fechas límite de emisión y pago.
   • Impuestos y descuentos: Aplicar tasas de impuestos y descuentos según sea necesario.
5. Revisar y finalizar la factura:
   • Verifique que todas las horas registradas estén incluidas con las tarifas por hora correctas.
   • Ajuste las descripciones si es necesario.
6. Guardar o enviar la factura:
   • Hacer clic "Ahorrar" para generar la factura.
   • Utilice el "Enviar" Opción de enviar la factura por correo electrónico directamente al cliente.
   • Exporte la factura como PDF para mantener registros.

Beneficios de la facturación a partir de registros de tiempo

• Garantiza una facturación precisa extrayendo datos directamente de las hojas de horas.
• Reduce la carga de trabajo administrativa al automatizar la creación de facturas.
• Proporciona a los clientes un desglose transparente de las horas facturables.

Mejores prácticas para la gestión de facturas

• Revisar y aprobar periódicamente los registros de tiempo para evitar discrepancias en las facturas.
• Utilice recordatorios de facturas para realizar un seguimiento de las facturas impagas.
• Exportar y archivar facturas para registros financieros y auditorías.

Para más detalles, visite el Guía de facturas de proyectos.

Seguimiento de pagos

El seguimiento de los pagos garantiza que todos los ingresos entrantes se registren, concilien y asignen a las facturas correctas. Con el módulo de seguimiento de pagos, puede controlar fácilmente qué facturas se han pagado, cuáles están pendientes y administrar pagos parciales o totales de manera eficiente. Esta guía lo guía a través del proceso de seguimiento de pagos dentro del sistema.

Pasos para realizar el seguimiento de los pagos

1. Acceda al Módulo de Pagos: Vaya a la sección “Pagos” en el menú Finanzas.
2. Ver el panel de pagos:
   • El panel de control proporciona una descripción general de los pagos totales recibidos, las facturas pendientes y los montos vencidos.
   • Puede filtrar los pagos por fecha, cliente o estado de la factura.
3. Registrar un nuevo pago:
   • Hacer clic en “Añadir pago” para registrar manualmente un pago recibido.
   • Seleccione el relevante Cliente y Factura para asociar el pago con.
   • Entrar en el Monto pagado y seleccione el Método de pago (por ejemplo, Transferencia bancaria, Tarjeta de crédito, Efectivo).
   • Especificar el Fecha de la transacción y agregue notas internas si es necesario.
   • Hacer clic "Ahorrar" para finalizar la entrada de pago.
4. Seguimiento del estado del pago:
   • Utilice la lista de pagos para realizar un seguimiento del estado de cada factura.
   • Las facturas actualizarán automáticamente su estado a “Pagada” una vez liquidadas por completo.
   • Para pagos parciales, el sistema indicará el saldo restante adeudado.

Gestión de pagos vencidos

• Utilice el filtro de facturas vencidas para identificar facturas impagas que hayan vencido su fecha de vencimiento.
• Envíe recordatorios de pago automáticos o manuales a los clientes directamente desde el sistema.
• Negociar planes de pago para clientes con saldos pendientes y registrar los pagos parciales en consecuencia.

Beneficios del seguimiento de pagos

• Mejora la precisión financiera al mantener los registros actualizados.
• Agiliza la gestión del flujo de caja mediante el seguimiento de los pagos entrantes.
• Ayuda a prevenir facturas vencidas mediante seguimiento proactivo y recordatorios.

Mejores prácticas para la gestión de pagos

• Concilie periódicamente los pagos con los extractos bancarios para comprobar su exactitud.
• Asegúrese de que todos los pagos estén categorizados correctamente por método y fecha.
• Utilice informes de pago para analizar las tendencias de ingresos y mejorar la planificación financiera.

Para obtener instrucciones más detalladas, visite el Guía de pagos.

Administrar la actividad del sitio

Gestionar la actividad del sitio de manera eficiente es fundamental para realizar un seguimiento de las operaciones de campo, resolver los problemas con prontitud y garantizar que todas las tareas y los informes se registren correctamente. El módulo **Field Tickets** permite a los equipos documentar, asignar y realizar un seguimiento de los incidentes, las órdenes de trabajo y las solicitudes de servicio relacionados con el sitio en tiempo real.

Pasos para gestionar la actividad del sitio

1. Acceda al módulo de tickets de campo:
   • Vaya a la sección “Tickets de Campo” desde el menú principal.
   • El panel mostrará los tickets abiertos, cerrados y pendientes.
2. Crear un nuevo ticket de campo:
   • Hacer clic “Crear ticket” para registrar una nueva actividad del sitio.
   • Ingrese un **Asunto del ticket** detallado para describir el problema o la solicitud.
   • Seleccione el Solicitante (Empleado o Cliente) responsable de reportar el problema.
   • Elija el **Proyecto** y asígnelo a un **Departamento o Grupo** específico para su resolución.
   • Agregue una **Descripción** del problema, adjunte archivos de respaldo y establezca el nivel de prioridad (Bajo, Medio, Alto).
   • Hacer clic "Ahorrar" para enviar el ticket.
3. Actualización y seguimiento de tickets:
   • Supervisar el estado del ticket: **Abierto, En progreso, Resuelto o Cerrado**.
   • Reasignar tickets a otros miembros del equipo cuando sea necesario.
   • Agregue comentarios internos o actualizaciones para realizar un seguimiento del progreso.
   • Marcar los tickets como **Cerrados** una vez que se haya resuelto el problema.
4. Buscar y filtrar tickets:
   • Utilice filtros para ordenar los tickets por fecha, solicitante, proyecto o estado.
   • Identifique rápidamente tickets de alta prioridad o vencidos.
5. Informes de tickets de exportación:
   • Haga clic en el botón **Exportar** para descargar informes para mantenimiento de registros o auditoría.
   • Genere informes basados en **problemas abiertos, tickets resueltos o actividad específica del departamento**.

Beneficios de gestionar la actividad del sitio

• Garantiza el seguimiento de problemas en tiempo real y una resolución más rápida de incidentes relacionados con el campo.
• Mejora la comunicación entre equipos y departamentos.
• Proporciona un sistema organizado para registrar y revisar las actividades históricas del sitio.

Mejores prácticas para gestionar tickets de campo

• Incentive a los empleados a informar los problemas del sitio tan pronto como ocurran.
• Asigne un nivel de prioridad claro a cada ticket para evitar retrasos en la resolución.
• Revise y cierre los tickets completados periódicamente para mantener un registro de actividades actualizado.

Para obtener instrucciones detalladas, visite el Guía de entradas de campo.