Facturas de proyectos
Esta guía proporciona instrucciones detalladas sobre la gestión de facturas de proyectos, incluida la creación de nuevas facturas, la visualización de las existentes y la exportación de datos de facturas para la elaboración de informes.
1. Visión general de la pantalla de facturación
La pestaña "Facturas" dentro de un proyecto permite a los usuarios gestionar todas las facturas asociadas. A continuación se muestran las principales características de la pantalla:
- + Crear factura: Pulse este botón para crear una nueva factura manualmente.
- + Crear factura TimeLog: Utilice este botón para generar una factura basada en los registros de tiempo del proyecto.
- + Crear registro de tiempo y factura de gastos: Utilice este botón para crear una factura que combine datos de registro de tiempo y de gastos.
- Exportar: Haga clic en este botón para descargar la lista de facturas en formato CSV o Excel.
- Estado desplegable: Filtre las facturas por su estado, como Pagadas, Impagadas o Canceladas.
- Barra de búsqueda: Utilice la barra de búsqueda para encontrar facturas específicas por palabras clave como número de factura, nombre del cliente o estado.
- Tabla de facturas: La tabla muestra información clave sobre cada factura, incluyendo:
- Código: Un identificador único para la factura.
- Número de factura: El número secuencial asignado a cada factura.
- Proyecto: El nombre del proyecto asociado.
- Cliente: El cliente al que se emite la factura.
- Total: El importe total de la factura, incluidos impuestos y descuentos.
- Estado: El estado actual de la factura (por ejemplo, Impagada, Pagada, Cancelada).
- Acciones: Opciones para ver, editar o eliminar la factura.
2. Creación de una nueva factura
Para crear una nueva factura, siga estos pasos:
- Haga clic en el botón + Crear factura en la pantalla "Facturas". Se abrirá el formulario "Crear factura".
- Rellene los siguientes campos del formulario:
- Número de factura: Un identificador único para la factura. Normalmente se genera automáticamente, pero puede editarse si es necesario.
- Proyecto: El proyecto asociado a la factura. Este campo se rellena previamente en función del proyecto seleccionado.
- Cliente: El cliente al que se emite la factura.
- Fecha de la factura: Fecha de creación de la factura.
- Fecha límite: El plazo de pago.
- Moneda: Seleccione la divisa de la factura (por ejemplo, USD, EUR).
- Registro horario De/Hasta: Especifique el periodo de tiempo para el que se está creando la factura (si procede), para extraer todas las horas y gastos para facturar al cliente.
- Cálculo de impuestos: Elija cómo deben calcularse los impuestos (por ejemplo, Después del descuento).
- En virtud de la Descripción añada los artículos o servicios facturados:
- Descripción: Introduzca una breve descripción del artículo o servicio.
- Cantidad: Especifique el número de unidades.
- Precio unitario: Introduzca el precio por unidad.
- Impuestos: Aplique los impuestos aplicables.
- Revise la Subtotal, Descuentoy Importe total en la parte inferior del formulario.
- Haga clic en Guardar para finalizar la factura o Cancelar para descartarlo.
3. Gestión de facturas existentes
La pantalla "Facturas" le permite ver y gestionar todas las facturas existentes. A continuación se explica cómo:
- Ver detalles: Haga clic en el botón "Ver" de la columna "Acciones" para ver información detallada sobre una factura.
- Editar factura: Dependiendo de sus permisos, haga clic en el botón "Editar" para realizar cambios en una factura.
- Filtrar y buscar: Utilice el menú desplegable de estado y la barra de búsqueda para localizar rápidamente facturas concretas.
- Exportar datos: Utilice el botón "Exportar" para descargar registros de facturas con fines de elaboración de informes o mantenimiento de registros.
4. Consejos para una gestión eficaz de las facturas
- Garantizar la precisión: Compruebe todos los detalles de la factura, incluidos los datos del cliente, las fechas de vencimiento y los importes, antes de guardarla.
- Seguimiento del estado del pago: Supervisar periódicamente el estado de las facturas para hacer un seguimiento de los importes impagados.
- Exporte regularmente: Exporte las facturas periódicamente para mantener copias de seguridad y generar informes.
- Utilice los registros de tiempo: Aproveche el registro de horas y las facturas basadas en gastos para una facturación más precisa.