Gastos del proyecto
Esta guía proporciona instrucciones detalladas sobre cómo administrar los gastos del proyecto, incluida la creación de nuevas entradas de gastos, la revisión de gastos existentes y la exportación de datos de gastos para fines de informes.
1. Descripción general de la pantalla de Gastos
La pestaña “Gastos” de un proyecto permite a los usuarios realizar un seguimiento y gestionar todos los gastos relacionados con el proyecto. A continuación, se muestran las características principales de la pantalla:
- + Agregar Gasto: Haga clic en este botón para crear una nueva entrada de gasto para el proyecto.
- Exportar: Utilice este botón para descargar todos los registros de gastos en formato CSV o Excel para fines de informes.
- Menú desplegable de estado: Filtrar los gastos por su estado (por ejemplo, Aprobado, Pendiente).
- Barra de búsqueda: Introduzca palabras clave para localizar rápidamente registros de gastos específicos.
- Tabla de gastos: La tabla muestra la siguiente información clave:
- Nombre del artículo: El nombre del artículo o servicio adquirido.
- Precio: El costo del artículo o servicio.
- Empleados: El empleado asociado al gasto.
- Comprado en: El vendedor o la empresa a la que se le compró el artículo.
- Fecha de compra: La fecha en que se incurrió en el gasto.
- Estado: El estado actual del gasto (por ejemplo, Aprobado, Pendiente).
2. Agregar un nuevo gasto
Para agregar un nuevo gasto, siga estos pasos:
- Haga clic en el + Agregar gasto Botón en la pantalla “Gastos”. Esto abrirá el formulario “Detalles de gastos”.
- Rellene los siguientes campos del formulario:
- Nombre del artículo: Introduzca el nombre del artículo o servicio adquirido.
- Divisa: Seleccione la moneda para el gasto.
- Tipo de cambio: Introduzca el tipo de cambio si corresponde.
- Precio: Especifique el costo del artículo o servicio.
- Fecha de compra: Seleccione la fecha en que se incurrió en el gasto.
- Empleado: Asignar el gasto a un empleado.
- Proyecto: Este campo se completa previamente en función del proyecto seleccionado.
- Categoría de gasto: Clasifique el gasto (por ejemplo, materiales, viajes). Haga clic en “Agregar” para crear una nueva categoría si es necesario.
- Comprado en: Especifique el proveedor o la empresa donde se compró el artículo.
- Cuenta bancaria: Vincula el gasto a una cuenta bancaria específica si corresponde.
- Descripción: Opcionalmente, agregue una descripción detallada del gasto.
- Factura: Adjunte cualquier factura o recibo relevante cargando un archivo.
- Hacer clic Ahorrar para crear el gasto o Cancelar para descartar la entrada.
3. Gestión de los gastos existentes
La pantalla “Gastos” le permite administrar y revisar todos los gastos relacionados con el proyecto. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:
- Filtrar y buscar: Utilice el menú desplegable de estado y la barra de búsqueda para localizar registros de gastos específicos.
- Ver detalles: Haga clic en el botón “Acción” junto a una entrada de gasto para ver o editar sus detalles.
- Exportar datos: Haga clic en el botón “Exportar” para descargar registros de gastos para su análisis o elaboración de informes.
4. Consejos para una gestión eficaz de los gastos
- Garantizar la precisión: Verifique todos los detalles de los gastos, incluidos los montos y las categorías, antes de guardar.
- Adjuntar documentos de respaldo: Cargue facturas o recibos para un mejor mantenimiento de registros y validación.
- Reseñas regulares: Revise periódicamente los estados de gastos para aprobar las entradas pendientes y garantizar un seguimiento financiero preciso.
- Exportar regularmente: Gastos de exportación para mantener copias de seguridad y facilitar la presentación de informes financieros.
Para obtener más ayuda, comuníquese con su administrador o consulte el Centro de ayuda.
