Zahlungen und Gutschriften für Lieferanten

Leitfaden für Lieferantenzahlungen und Kredite

Die Zahlungen an Lieferanten hilft Ihnen bei der Verwaltung und Verfolgung von Zahlungen an Lieferanten.

Hinzufügen einer Kreditorenzahlung

1. Zu Zahlungen an Lieferanten navigieren:
   • Rufen Sie diesen Bereich auf, indem Sie im Hauptmenü die Option "Kreditorenzahlungen" auswählen.
2. Klicken Sie auf "Kreditorische Zahlung hinzufügen".:
   • Es öffnet sich eine neue Seite zur Eingabe der Zahlungsdaten.
3. Zahlungsdetails ausfüllen:
   • Anbieter: Wählen Sie den Lieferanten, den Sie bezahlen möchten, aus der Dropdown-Liste aus.
   • Geleistete Zahlung: Geben Sie den Zahlungsbetrag ein (Währungsfeld vorhanden).
   • Datum der Zahlung: Wählen Sie das Datum der Zahlung mit Hilfe der Kalenderauswahl.
   • Bankkonto: Wählen Sie optional das für die Zahlung verwendete Bankkonto aus.
   • Interne Anmerkungen: Fügen Sie ggf. Bemerkungen zur Zahlung hinzu.
4. Zu zahlende Rechnungen auswählen:
   • Im folgenden Abschnitt werden die offenen Rechnungen für den ausgewählten Lieferanten aufgelistet.
   • Ordnen Sie den entsprechenden Rechnungen Zahlungsbeträge zu. Sie können in voller Höhe oder in Teilbeträgen zahlen.
   • Wenn es zu einer Überzahlung kommt, erfasst das System diese unter Übersteigender Betrag.
5. Speichern Sie die Zahlung:
   • Klicken Sie auf Speichern Sie um die Zahlung abzuschließen. Das System aktualisiert den Rechnungsstatus automatisch.

Kredite des Anbieters

Die Kredite des Anbieters können Sie die von den Lieferanten ausgestellten Gutschriften verwalten.

Wie Überzahlungen gehandhabt werden

Wenn ein Überzahlung an einen Lieferanten geleistet wird, verbucht das System die Überzahlung automatisch als Kredit des Verkäufers. Dadurch wird sichergestellt, dass der überschüssige Betrag nicht verloren geht und für zukünftige Transaktionen mit demselben Lieferanten verwendet werden kann.

Prozess-Übersicht

1. Identifizierung der Selbstbeteiligung:
   • Während der Zahlung an den Lieferanten Wenn die Gesamtzahlung die Rechnungssumme(n) übersteigt, wird der Überschuss als Übersteigender Betrag.
   • Das System kennzeichnet dies als eine Gutschrift, die Ihnen der Lieferant schuldet.
2. Automatische Gutschrifterstellung:
   • Der überschüssige Betrag wird unter dem Kredite des Anbieters Abschnitt, der mit dem jeweiligen Anbieter verknüpft ist.
   • Es wird ein neuer Kreditsatz erstellt, in dem die Kreditbetrag, Verkäuferinformationenund Datum der Erstellung.
3. Anwendung des Lieferantenkredits:
   • Lieferantengutschriften können auf zukünftige Rechnungen oder Bestellungen angerechnet werden.
   • Bei der Bezahlung einer neuen Rechnung ermöglicht das System die Nutzung vorhandener Guthaben, um den fälligen Gesamtbetrag zu reduzieren.

Wesentliche Merkmale von Kreditorengutschriften für Zahlungsüberschüsse

• Transparenz:
  • Alle Gutschriften, einschließlich derjenigen, die durch Überzahlungen entstanden sind, werden mit klaren Angaben wie z. B.:
    • Name des Anbieters
    • Zugehörige Rechnung oder Bestellung (falls zutreffend)
    • Kreditbetrag und Datum
    • Status (z. B. offen oder beantragt)
• Einfachheit der Anwendung:
  • Bei der Erstellung einer neuen Kreditorenzahlung schlägt das System automatisch verfügbare Kredite für den ausgewählten Kreditor vor.
  • Sie können das Guthaben entweder teilweise oder vollständig auf die laufende Zahlung anrechnen lassen.
• Prüfpfad:
  • Für jeden Kredit wird festgehalten, wie er zustande gekommen ist und wie er verwendet wurde, so dass ein zuverlässiger Prüfpfad für die Finanzunterlagen gewährleistet ist.

Bewährte Praktiken

• Regelmäßige Abstimmung der Zahlungen:
  Vergewissern Sie sich, dass alle Lieferantenzahlungen mit den aufgezeichneten Rechnungen übereinstimmen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.
• Überzahlungen verfolgen:
  Wenn zu viel gezahlte Beträge verbucht werden, ordnen Sie diese künftigen Rechnungen zu oder fordern Sie eine Rückerstattung vom Lieferanten.
• Klare Notizen beibehalten:
  Verwenden Sie den Abschnitt "Interne Notizen", um Details zu Streitfällen, Teilzahlungen oder Kreditverbrauch zu erfassen.