Leitfaden für die Vertragsverwaltung
Dieses Handbuch enthält Anweisungen zur Verwaltung von Verträgen, einschließlich der Erstellung neuer Verträge, der Anzeige bestehender Verträge und des Exports von Vertragsdaten.
1. Überblick über den Bildschirm Verträge
Der Bildschirm "Verträge" ermöglicht es den Benutzern, Vertragsdetails effektiv zu verwalten. Die Schnittstelle umfasst die folgenden Funktionen:
- + Vertrag erstellen: Legen Sie einen neuen Vertrag an, indem Sie die relevanten Details eingeben.
- Vertragsvorlage: Zugriff auf vordefinierte Vertragsvorlagen für mehr Konsistenz.
- Ausfuhr: Exportieren Sie Vertragsdaten zu Berichtszwecken in ein Dateiformat wie CSV oder Excel.
- Filter: Filtern Sie die Vertragsdaten nach Laufzeit, Kunde und Vertragsart.
- Suchleiste: Suchen Sie schnell nach bestimmten Verträgen, indem Sie den Betreff, den Kundennamen oder Schlüsselwörter eingeben.
- Vertragstabelle: Zeigt eine Zusammenfassung aller Verträge mit den folgenden Spalten an:
- #: Vertragsnummer zur eindeutigen Identifizierung.
- Thema: Kurze Beschreibung des Vertrags.
- Kunde: Name des Kunden, der mit dem Vertrag verbunden ist.
- Projekt: Mit dem Vertrag verbundenes Projekt.
- Betrag: Gesamtwert des Auftrags.
- Anfangsdatum: Das Datum des Vertragsbeginns.
- Enddatum: Das Enddatum des Vertrags.
- Aktion: Optionen zum Anzeigen oder Bearbeiten der Vertragsdetails.
- Paginierung: Navigieren Sie durch mehrere Seiten von Verträgen und passen Sie die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite an.
2. Einen neuen Vertrag erstellen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen neuen Vertrag zu erstellen:
- Klicken Sie auf die + Vertrag erstellen am oberen Rand des Bildschirms.
- Füllen Sie das Formular "Vertragsdetails" mit den folgenden Feldern aus:
- Vertragsnummer: Geben Sie eine eindeutige Kennung für den Vertrag ein (z. B. CONT#001).
- Thema: Geben Sie einen kurzen Titel oder eine Beschreibung des Vertrags an (z. B. New Framing Package).
- Projekt: Verknüpfen Sie den Vertrag mit einem bestimmten Projekt.
- Beschreibung: Fügen Sie detaillierte Informationen über den Vertrag bei, z. B. über den Arbeitsumfang und die wichtigsten Bedingungen.
- Anfangsdatum: Geben Sie das Datum an, an dem der Vertrag in Kraft tritt.
- Enddatum: Geben Sie das Auslaufdatum des Vertrags an.
- Vertragsart: Wählen Sie die Vertragsart (z. B. MSA, Festpreis).
- Auftragswert: Geben Sie den Gesamtwert des Vertrags und die Währung ein.
- Blättern Sie nach unten zum Abschnitt "Kundendetails" und geben Sie die folgenden Informationen ein:
- Kunde: Wählen Sie den mit dem Vertrag verbundenen Kunden aus.
- Optionale Felder: Fügen Sie die Kontaktinformationen des Kunden hinzu, z. B. Handy- und Bürotelefonnummer.
- Klicken Sie auf Speichern Sie um den Vertrag zu erstellen oder Abbrechen um die Änderungen zu verwerfen.
3. Anzeigen und Bearbeiten von Verträgen
Um einen bestehenden Vertrag anzuzeigen oder zu bearbeiten:
- Suchen Sie den Vertrag in der Tabelle mit Hilfe der Suchleiste oder durch Blättern in der Liste.
- Klicken Sie auf die Aktion (z. B. Ansicht), um die Vertragsdetails zu öffnen.
- Nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen an den Vertragsinformationen vor und speichern Sie die Änderungen.
4. Exportieren von Vertragsdaten
So exportieren Sie die Liste der Verträge für Analysen oder Berichte:
- Klicken Sie auf die Exportieren am oberen Rand des Bildschirms "Verträge".
- Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (z. B. CSV, Excel) und laden Sie die Daten auf Ihr System herunter.
5. Tipps für ein effektives Vertragsmanagement
- Vergewissern Sie sich, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen, um Fehler zu vermeiden.
- Verwenden Sie die Funktion "Vertragsvorlage", um die Konsistenz der Verträge zu gewährleisten.
- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Vertragsdetails, um die Richtigkeit zu gewährleisten.
- Exportieren Sie regelmäßig Vertragsdaten, um Sicherungskopien zu erstellen oder zu analysieren.