Leitfaden zum Vertragsmanagement
Dieses Handbuch enthält Anweisungen zum Verwalten von Verträgen, einschließlich der Erstellung neuer Verträge, der Anzeige vorhandener Verträge und des Exportierens von Vertragsdaten.
1. Übersicht über den Vertragsbildschirm
Der Bildschirm „Verträge“ ermöglicht es Benutzern, Vertragsdetails effektiv zu verwalten. Die Schnittstelle umfasst die folgenden Funktionen:
- + Vertrag erstellen: Starten Sie einen neuen Vertrag, indem Sie die entsprechenden Daten eingeben.
- Vertragsvorlage: Greifen Sie zur Gewährleistung der Konsistenz auf vordefinierte Vertragsvorlagen zu.
- Export: Exportieren Sie Vertragsdaten zu Berichtszwecken in ein Dateiformat wie CSV oder Excel.
- Filter: Grenzen Sie die Vertragsdaten mithilfe von Filtern für Laufzeit, Kunde und Vertragsart ein.
- Suchleiste: Finden Sie schnell bestimmte Verträge, indem Sie den Betreff, den Kundennamen oder Schlüsselwörter eingeben.
- Vertragstabelle: Zeigt eine Zusammenfassung aller Verträge mit den folgenden Spalten an:
- #: Vertragsnummer zur eindeutigen Identifizierung.
- Thema: Kurze Beschreibung des Vertrags.
- Kunde: Name des mit dem Vertrag verbundenen Kunden.
- Projekt: Mit dem Vertrag verknüpftes Projekt.
- Menge: Gesamtwert des Vertrags.
- Startdatum: Das Datum des Vertragsbeginns.
- Enddatum: Das Enddatum des Vertrags.
- Aktion: Optionen zum Anzeigen oder Bearbeiten der Vertragsdetails.
- Pagination: Navigieren Sie durch mehrere Vertragsseiten und passen Sie die Anzahl der pro Seite angezeigten Einträge an.
2. Einen neuen Vertrag erstellen
Um einen neuen Vertrag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf das + Vertrag erstellen Schaltfläche oben auf dem Bildschirm.
- Füllen Sie das Formular „Vertragsdetails“ mit den folgenden Feldern aus:
- Vertragsnummer: Geben Sie eine eindeutige Kennung für den Vertrag ein (z. B. CONT#001).
- Thema: Geben Sie einen kurzen Titel oder eine Beschreibung des Vertrags an (z. B. „Neues Rahmenpaket“).
- Projekt: Verknüpfen Sie den Vertrag mit einem bestimmten Projekt.
- Beschreibung: Fügen Sie detaillierte Informationen zum Vertrag bei, beispielsweise zum Arbeitsumfang und zu den wichtigsten Bedingungen.
- Startdatum: Geben Sie das Datum an, an dem der Vertrag in Kraft tritt.
- Enddatum: Geben Sie das Ablaufdatum des Vertrags an.
- Vertragsart: Wählen Sie den Vertragstyp (z. B. MSA, Festpreis).
- Vertragswert: Geben Sie den Gesamtwert des Vertrags zusammen mit der Währung ein.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Kundendetails“ und geben Sie die folgenden Informationen ein:
- Kunde: Wählen Sie den mit dem Vertrag verknüpften Kunden aus.
- Optionale Felder: Fügen Sie die Kontaktinformationen des Kunden hinzu, beispielsweise Mobiltelefon- und Bürotelefonnummer.
- Klicken Speichern den Vertrag zu erstellen oder Stornieren , um die Änderungen zu verwerfen.
3. Verträge einsehen und bearbeiten
So zeigen Sie einen vorhandenen Vertrag an oder bearbeiten ihn:
- Suchen Sie den Vertrag in der Tabelle mithilfe der Suchleiste oder indem Sie durch die Liste scrollen.
- Klicken Sie auf das Aktion Schaltfläche (z. B. Anzeigen), um die Vertragsdetails zu öffnen.
- Nehmen Sie die erforderlichen Aktualisierungen an den Vertragsinformationen vor und speichern Sie die Änderungen.
4. Exportieren von Vertragsdaten
So exportieren Sie die Liste der Verträge zur Analyse oder Berichterstellung:
- Klicken Sie auf das Export Schaltfläche oben auf dem Bildschirm „Verträge“.
- Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (z. B. CSV, Excel) und laden Sie die Daten auf Ihr System herunter.
5. Tipps für effektives Vertragsmanagement
- Achten Sie beim Anlegen eines neuen Vertrags darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, um Fehler zu vermeiden.
- Verwenden Sie die Funktion „Vertragsvorlage“, um die Konsistenz zwischen Verträgen zu gewährleisten.
- Überprüfen und aktualisieren Sie die Vertragsdetails regelmäßig, um ihre Richtigkeit sicherzustellen.
- Exportieren Sie Vertragsdaten regelmäßig zur Sicherung oder für Analysen.
