Projektrechnungen

Projektrechnungen

Dieser Leitfaden enthält detaillierte Anweisungen zur Verwaltung von Projektrechnungen, einschließlich der Erstellung neuer Rechnungen, der Anzeige vorhandener Rechnungen und des Exports von Rechnungsdaten zu Berichtszwecken.

1. Übersicht über den Rechnungsbildschirm

Die Registerkarte "Rechnungen" innerhalb eines Projekts ermöglicht es den Benutzern, alle zugehörigen Rechnungen zu verwalten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen des Bildschirms:

• + Rechnung erstellen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neue Rechnung manuell zu erstellen.
• + TimeLog-Rechnung erstellen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eine Rechnung auf der Grundlage der Zeitprotokolle des Projekts zu erstellen.
• + TimeLog & Spesenrechnung erstellen: Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eine Rechnung zu erstellen, die sowohl Zeitprotokoll- als auch Spesendaten kombiniert.
• Export: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Liste der Rechnungen in einem CSV- oder Excel-Format herunterzuladen.
• Status Dropdown: Filtern Sie Rechnungen nach ihrem Status, z. B. Bezahlt, Unbezahlt oder Storniert.
• Suchleiste: Verwenden Sie die Suchleiste, um bestimmte Rechnungen anhand von Stichworten wie Rechnungsnummer, Kundenname oder Status zu finden.
• Tabelle der Rechnungen: In der Tabelle werden wichtige Informationen zu jeder Rechnung angezeigt, darunter:
  • Code: Ein eindeutiger Bezeichner für die Rechnung.
  • Rechnungsnummer: Die jeder Rechnung zugewiesene fortlaufende Nummer.
  • Projekt: Der zugehörige Projektname.
  • Kunde: Der Kunde, auf den die Rechnung ausgestellt wird.
  • Gesamt: Der Gesamtbetrag der Rechnung, einschließlich Steuern und Rabatten.
  • Status: Der aktuelle Status der Rechnung (z. B. Unbezahlt, Bezahlt, Storniert).
  • Handlungen: Optionen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen der Rechnung.

2. Erstellen einer neuen Rechnung

Um eine neue Rechnung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie auf das + Rechnung erstellen auf dem Bildschirm "Rechnungen". Dadurch wird das Formular "Rechnung erstellen" geöffnet.
• Füllen Sie die folgenden Felder im Formular aus:
  • Rechnungsnummer: Ein eindeutiger Bezeichner für die Rechnung. Dieser wird normalerweise automatisch generiert, kann aber bei Bedarf bearbeitet werden.
  • Projekt: Das mit der Rechnung verbundene Projekt. Dieses Feld wird auf der Grundlage des ausgewählten Projekts vorausgefüllt.
  • Kunde: Der Kunde, auf den die Rechnung ausgestellt wird.
  • Datum der Rechnung: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
  • Fälligkeitsdatum: Die Frist für die Zahlung.
  • Währung: Wählen Sie die Währung für die Rechnung (z. B. USD, EUR).
  • Zeitprotokoll von/bis: Geben Sie den Zeitraum an, für den die Rechnung erstellt werden soll (falls zutreffend), um alle Stunden und Ausgaben für die Rechnungsstellung an den Kunden zu erfassen.
  • Steuerberechnung: Wählen Sie aus, wie die Steuern berechnet werden sollen (z. B. nach Rabatt).
• Im Rahmen derBeschreibung Fügen Sie im Abschnitt die in Rechnung gestellten Artikel oder Dienstleistungen hinzu:
  • Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung des Artikels oder der Dienstleistung ein.
  • Menge: Geben Sie die Anzahl der Einheiten an.
  • Stückpreis: Geben Sie den Preis pro Einheit ein.
  • Steuer: Wenden Sie alle anfallenden Steuern an.
• Überprüfung derZwischensumme, Rabatt, Und Gesamtbetrag Felder am unteren Rand des Formulars.
• Klicken Speichern um die Rechnung abzuschließen oderStornieren um es zu verwerfen.

3. Verwaltung vorhandener Rechnungen

Auf dem Bildschirm "Rechnungen" können Sie alle vorhandenen Rechnungen einsehen und verwalten. So geht's:

• Details anzeigen: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anzeigen" in der Spalte "Aktionen", um detaillierte Informationen zu einer Rechnung anzuzeigen.
• Rechnung bearbeiten: Je nach Ihren Berechtigungen klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten", um Änderungen an einer Rechnung vorzunehmen.
• Filtern und Suchen: Verwenden Sie das Status-Dropdown und die Suchleiste, um bestimmte Rechnungen schnell zu finden.
• Daten exportieren: Verwenden Sie die Schaltfläche "Exportieren", um Rechnungsdatensätze für Berichts- oder Aufzeichnungszwecke herunterzuladen.

4. Tipps für effizientes Rechnungsmanagement

• Genauigkeit sicherstellen: Überprüfen Sie alle Rechnungsdetails, einschließlich Kundeninformationen, Fälligkeitsdaten und Beträge, bevor Sie sie speichern.
• Zahlungsstatus verfolgen: Regelmäßige Überwachung des Status von Rechnungen, um unbezahlte Beträge weiterzuverfolgen.
• Regelmäßig exportieren: Exportieren Sie Rechnungen in regelmäßigen Abständen, um Backups zu erhalten und Berichte zu erstellen.
• Zeitprotokolle verwenden: Nutzen Sie die Vorteile von Zeitprotokollen und aufwandsbezogenen Rechnungen für eine genauere Abrechnung.