Schätzungen

Handbuch zur Kostenvoranschlagsverwaltung

In diesem Handbuch wird erläutert, wie Sie Kostenvoranschläge für Kunden erstellen und verwalten. Dabei werden auch das Hinzufügen neuer Kostenvoranschläge, das Überprüfen vorhandener Kostenvoranschläge und das Exportieren von Kostenvoranschlagsdaten zu Berichtszwecken erläutert.

1. Übersicht über den Kostenvoranschlagsbildschirm

Auf der Registerkarte „Kostenvoranschläge“ können Sie alle Kostenvoranschläge für Ihre Kunden verwalten. Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen des Bildschirms aufgeführt:

• + Kostenvoranschlag erstellen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen neuen Kostenvoranschlag zu erstellen.
• Kostenvoranschlagsvorlage: Verwenden Sie diese Option, um eine vordefinierte Vorlage für Schätzungen auszuwählen oder anzupassen.
• Export: Laden Sie alle Schätzdatensätze zur Aufzeichnung oder Analyse im CSV- oder Excel-Format herunter.
• Filter: Verwenden Sie Filter, um die Schätzungen einzugrenzen nach:
  • Dauer: Geben Sie einen Datumsbereich für Schätzungen an.
  • Status: Filtern Sie Schätzungen nach ihrem aktuellen Status (z. B. „Warten“, „Gesendet“).
• Suchleiste: Geben Sie Schlüsselwörter ein, um bestimmte Schätzungen schnell zu finden.
• Kostenvoranschlagstabelle: Zeigt die folgenden wichtigen Details an:
  • Schätzen #: Die eindeutige Kennung für die Schätzung.
  • Kunde: Der Kunde, für den der Kostenvoranschlag erstellt wird.
  • Gesamt: Der Gesamtwert der Schätzung.
  • Gültig bis: Das Ablaufdatum des Kostenvoranschlags.
  • Erstellt: Das Erstellungsdatum der Schätzung.
  • Status: Der aktuelle Status der Schätzung (z. B. „Warten“, „Gesendet“).

2. Erstellen eines neuen Kostenvoranschlags

Um einen neuen Kostenvoranschlag zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf das + Kostenvoranschlag erstellen Schaltfläche auf dem Bildschirm „Kostenvoranschläge“. Dadurch wird das Formular „Kostenvoranschlagsdetails“ geöffnet.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder im Formular aus:
  • Kostenvoranschlagsnummer: Geben Sie eine eindeutige Kennung für die Schätzung ein.
  • Gültig bis: Geben Sie das Ablaufdatum für den Kostenvoranschlag ein.
  • Währung: Wählen Sie die Währung für die Schätzung aus (z. B. USD, EUR).
  • Kunde: Wählen Sie den Kunden aus, für den der Kostenvoranschlag erstellt wird. Verwenden Sie die Option „Hinzufügen“, um bei Bedarf einen neuen Kunden hinzuzufügen.
  • Beschreibung: Geben Sie zusätzliche Details zum Kostenvoranschlag an, beispielsweise Projekt- oder Serviceinformationen.
• Im Artikelbereich, fügen Sie die zu schätzenden Produkte oder Dienstleistungen hinzu:
  • Beschreibung: Geben Sie den Namen des Produkts oder der Dienstleistung ein.
  • Menge: Geben Sie die Menge des Produkts oder der Dienstleistung an.
  • Stückpreis: Geben Sie den Preis pro Einheit ein.
  • Steuer: Wenden Sie alle anfallenden Steuern an.
  • Menge: Dieses Feld wird basierend auf den eingegebenen Details automatisch berechnet.
• Klicken Speichern den Kostenvoranschlag fertigzustellen oder Stornieren um es zu verwerfen.

3. Verwaltung vorhandener Schätzungen

Auf dem Bildschirm „Kostenvoranschläge“ können Sie alle Kostenvoranschlagsdatensätze überprüfen und verwalten. So geht's:

• Filtern und Suchen: Verwenden Sie Filter und die Suchleiste, um die angezeigten Schätzungen zu verfeinern.
• Details anzeigen: Klicken Sie neben einem Kostenvoranschlagseintrag auf die Schaltfläche „Aktion“, um dessen Details anzuzeigen oder zu bearbeiten.
• Daten exportieren: Verwenden Sie die Schaltfläche „Exportieren“, um Schätzdatensätze zur Analyse oder Berichterstattung herunterzuladen.

4. Tipps für ein effektives Kostenvoranschlagsmanagement

• Genauigkeit sicherstellen: Überprüfen Sie vor dem Speichern noch einmal alle Kostenvoranschlagsdetails, einschließlich Kundeninformationen und Gesamtsummen.
• Gültig bis-Daten festlegen: Verwenden Sie realistische Ablaufdaten, um den Kunden ausreichend Zeit zu geben, den Kostenvoranschlag zu prüfen.
• Titelstatus: Überwachen Sie regelmäßig den Schätzstatus, um ausstehende Antworten zu verfolgen.
• Vorlagen verwenden: Nutzen Sie vordefinierte Vorlagen für Konsistenz und Effizienz beim Erstellen von Schätzungen.