Guide de gestion des départements
Ce guide fournit une explication complète de la gestion des départements, y compris l'ajout de nouveaux départements, l'affichage des départements existants et l'exportation des données des départements.
1. Aperçu de l'écran du département
L'écran « Département » est conçu pour aider les administrateurs à organiser et à gérer efficacement les départements de l'entreprise. L'écran comprend les fonctionnalités clés suivantes :
- + Ajouter un département : Permet de créer un nouveau département au sein de l'organisation.
- Exporter: Permet de télécharger les données du département au format CSV ou Excel à des fins de reporting.
- Barre de recherche : Un outil de recherche permettant de localiser rapidement des départements spécifiques par nom ou par mots-clés.
- Tableau des départements : Affiche une liste de tous les départements avec les colonnes suivantes :
- Nom: Le nom du service (par exemple, Projets, Plomberie, Gestion).
- Département parent : Affiche le département parent si le département actuel fait partie d'une hiérarchie.
- Action: Fournit des options pour afficher ou modifier les détails du département.
- Pagination: Permet la navigation sur plusieurs pages si la liste contient plusieurs départements, avec des options pour personnaliser le nombre d'entrées par page.
2. Ajout d'un nouveau département
Pour ajouter un nouveau département, suivez ces étapes :
- Cliquez sur le + Ajouter un département bouton en haut de l'écran.
- Remplissez le formulaire « Ajouter un service » avec les champs suivants :
- Nom du département : Entrez le nom du service (par exemple, Électricité, Travaux de bétonnage).
- Département parent : Le cas échéant, sélectionnez le département parent pour établir une hiérarchie.
- Cliquez Sauvegarder pour créer le nouveau département ou Annuler pour annuler les modifications.
3. Affichage et gestion des services existants
Pour afficher ou modifier un département :
- Localisez le département dans le tableau en utilisant la barre de recherche ou en faisant défiler la liste.
- Cliquez sur le Voir bouton dans la colonne « Action » pour le service souhaité.
- Apportez les modifications nécessaires aux détails du service et enregistrez les mises à jour.
Si vous devez supprimer un service, assurez-vous qu'il n'est attribué à aucun employé ni lié à aucune dépendance au sein du système.
4. Exportation des données du département
Pour exporter la liste des services à des fins de création de rapports ou de sauvegarde :
- Cliquez sur le Exporter bouton en haut de l’écran « Département ».
- Sélectionnez le format de fichier souhaité (par exemple, CSV, Excel) et téléchargez les données sur votre système.
5. Conseils pour la gestion des services
- Organisez les départements de manière hiérarchique en les reliant aux départements parents appropriés pour une meilleure création de rapports.
- Vérifiez et mettez à jour régulièrement les détails du service pour garantir leur exactitude.
- Exportez périodiquement les données du service pour conserver des sauvegardes ou pour analyse.
