Maximiser l'efficacité et la rentabilité grâce à la gestion de portefeuille de projets dans le secteur de la construction
Dans le secteur de la construction, la gestion simultanée de plusieurs projets est une responsabilité complexe et ardue. La gestion de portefeuille de projets (PPM) est une pratique de gestion visant à gérer et à optimiser un portefeuille de projets afin de l'aligner sur les objectifs de l'entreprise et d'obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI) possible. Un déploiement optimal des méthodologies PPM permet d'accroître l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, de réduire les dépenses et d'accroître la satisfaction client.
Comprendre la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets consiste à gérer un groupe de projets afin de prioriser et de mettre en œuvre les projets alignés sur les stratégies de l'entreprise. Contrairement à la gestion de projets distincts et séparés, PPM offre une vue d'ensemble complète pour aider l'organe décisionnel à gérer le déploiement approprié des actifs, à estimer les menaces et à surveiller les performances de tous les projets inclus dans le portefeuille.
Les défis des outils traditionnels de gestion de projet
De nombreuses entreprises de construction utilisent des applications telles que des tableurs Excel ou des logiciels autonomes comme Microsoft Project. Malgré leurs fonctionnalités très basiques, ils présentent de nombreux défis :
- Manque de contrôles d’audit : La saisie manuelle des données peut entraîner une augmentation des taux d’erreur, tandis que des modifications peuvent survenir sans les approbations nécessaires, ce qui entraîne des incohérences.
- Communication décousue : Les mises à jour et les demandes de modification sont distribuées dans une séquence d'e-mails distincts ou systèmes de tickets indépendants difficiles à suivre et à gérer de manière appropriée.
- Problèmes de contrôle de version : Avec l'e-mail ou le cloud pour échanger des documents, une multitude de versions apparaissent, déroutantes pour les membres de l'équipe.
- Frais de licence élevés : Il est coûteux d’octroyer des licences à tous les membres de l’équipe séparément et cela prend du temps.
Avantages d'un PPM centralisé basé sur le Web
L'adoption d'une solution PPM centrale basée sur le Web élimine les problèmes susmentionnés en apportant les avantages suivants :
1. Communication et travail d'équipe améliorés
Grâce à un environnement Web, l'équipe peut accéder à tout moment aux informations concernant le projet, ce qui encourage coordination d'équipe et transparence. Les membres peuvent facilement mettre à jour leur statut, partager des documents et communiquer au sein d'un environnement partagé.
2. Amélioration de la gestion des ressources
Les outils PPM fournissent également des informations concernant l’affectation des ressources aux les managers pour leur permettre de déléguer le travail aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur horaire de travail actuel.
3. Gestion simplifiée du changement
Les flux de travail intégrés permettent une gestion fluide des changements, tous les changements étant documentés, autorisés et suivis systématiquement pour éviter la menace de changement sans autorisation appropriée et pour maintenir l'intégrité du projet.
4. Rapports et analyses robustes
Des fonctionnalités de reporting avancées fournissent des informations sur les performances réelles du projet afin de soutenir des décisions fondées sur des données probantes. Les responsables peuvent suivre les indicateurs clés de performance (KPI), les niveaux budgétaires et l'état d'avancement global du projet en un coup d'œil.
5. Économies de coûts
En consolidant un certain nombre d’applications sur une seule plateforme, leur licence devient moins coûteuse et leur maintenance est également moins coûteuse. Efficacité améliorée avec moins d'erreurs, cela permet également de réduire les coûts globaux.
Mise en œuvre de la gestion des projets dans le secteur de la construction : lignes directrices
Pour maximiser le potentiel du PPM, les meilleures pratiques suivantes doivent être suivies par les entreprises de construction :
1. Aligner les projets sur les objectifs stratégiques
S'assurer que tous les projets du portefeuille soutiennent les objectifs à long terme de l'organisation. Cet alignement facilite une meilleure allocation des ressources et la priorisation.
2. Standardiser les processus
Développer des méthodologies standardisées de mise en œuvre et de planification. La cohérence des procédures optimise l'efficacité de l'équipe en réduisant le temps d'apprentissage de ses membres.
3. Investissez dans la formation
Offrez une formation complète au personnel afin d'exploiter pleinement le potentiel du système PPM. Avec un personnel bien formé, le potentiel de l'outil peut être optimisé et les résultats du projet s'en trouveront améliorés.
4. Surveiller et ajuster
Évaluez régulièrement la performance du projet et mettez en œuvre les ajustements nécessaires. Un suivi régulier permet de corriger les problèmes en amont et de respecter le calendrier des projets.
Étude de cas : Optimiser la gestion de projet avec Smartsheet
Palfinger, fournisseur international reconnu de solutions de levage et de grues, devait gérer une multitude de projets répartis entre différents services et sites. Pour résoudre ce problème, Palfinger a mis en œuvre la solution PPM Smartsheet, basée sur le cloud. Cette solution, facile à utiliser et dotée de fonctions d'automatisation et de reporting performantes, a permis à l'entreprise :
- Augmenter le nombre de projets gérés de 50 à un peu moins de 350 en un an
- Améliorez la collaboration en permettant le partage de données entre les projets et en standardisant les rapports.
- Réduisez l’utilisation des e-mails grâce à des flux de travail automatisés et des mises à jour de statut en temps réel.
- Faciliter la coordination interfonctionnelle pour soutenir l'organisation matricielle de l'entreprise
En adoptant la solution Smartsheet, Palfinger a augmenté la visibilité du projet, facilité la communication et rendu la mise en œuvre du projet plus efficace.
Conclusion
La gestion de portefeuille de projets est une introduction enrichissante au secteur de la construction, avec de nombreux avantages, notamment une efficacité accrue, des économies de coûts et une meilleure coordination. Grâce à l'adoption d'une solution centralisée de gestion de portefeuille de projets (PPM) en ligne, l'entreprise est en mesure de gérer efficacement des portefeuilles de travaux complexes, d'aligner les travaux sur les priorités de l'entreprise et de soutenir son développement. La mise en œuvre de la gestion de portefeuille de projets (PPM) est une décision stratégique qui lui permet de rester compétitif dans un environnement hautement concurrentiel.
