Maximiser l'efficacité et la rentabilité avec la gestion de portefeuille de projets dans l'industrie de la construction
Dans le secteur de la construction, la gestion d'un certain nombre de projets simultanés est une responsabilité complexe et redoutable. La gestion de portefeuille de projets (PPM) est une pratique de gestion qui permet de gérer et d'optimiser un portefeuille de projets afin de l'aligner sur les objectifs de l'entreprise et de fournir le meilleur retour sur investissement possible. Le meilleur déploiement des méthodologies PPM permet d'accroître l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, de réduire les dépenses et d'augmenter le niveau de satisfaction des clients.
Comprendre la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets consiste à gérer un groupe de projets afin d'établir des priorités et de mettre en œuvre des projets alignés sur les stratégies de l'entreprise. Contrairement à la la gestion de projets distincts et séparésLe PPM offre une vue d'ensemble complète pour aider l'organe de décision à gérer le déploiement adéquat des actifs, à estimer les menaces et à contrôler les performances de tous les projets inclus dans le portefeuille.
Les défis des outils traditionnels de gestion de projet
De nombreuses entreprises de construction s'appuient sur des applications telles que des feuilles de calcul Excel ou des logiciels autonomes comme Microsoft Project. Bien qu'ils aient des fonctionnalités très basiques, ils présentent une multitude de défis :
- Absence de contrôles d'audit : La saisie manuelle des données peut entraîner une augmentation des taux d'erreur, tandis que des modifications peuvent être apportées sans les approbations nécessaires, ce qui entraîne des incohérences.
- Communication décousue : Les mises à jour et les demandes de changement sont distribuées par le biais d'une série d'e-mails distincts ou de systèmes de tickets indépendants qu'il est difficile de suivre et de gérer de manière appropriée.
- Questions relatives au contrôle de la version : L'échange de documents par courrier électronique ou via le cloud s'accompagne d'une multitude de versions qui déroutent les membres de l'équipe.
- Frais de licence élevés : Il est coûteux de délivrer des licences à tous les membres de l'équipe séparément et cela prend du temps.
Avantages d'un PPM centralisé basé sur le web
L'adoption d'une solution PPM centrale basée sur le web élimine les problèmes susmentionnés en apportant les avantages suivants :
1. Amélioration de la communication et du travail d'équipe
Grâce à un environnement web, l'équipe peut accéder à tout moment aux informations relatives au projet, ce qui favorise la mise en place d'un système d'information. coordination de l'équipe et la transparence. Les membres peuvent facilement mettre à jour leur statut, partager des documents et communiquer dans un environnement partagé.
2. Amélioration de la gestion des ressources
Les outils PPM fournissent également des informations sur l'affectation des ressources aux responsables afin de leur permettre de déléguer le travail aux membres de l'équipe en fonction de leurs compétences et de leur emploi du temps actuel.
3. Gestion rationalisée du changement
Les flux de travail intégrés permettent de gérer les changements en douceur, tous les changements étant documentés, autorisés et suivis systématiquement afin d'éviter la menace de changements sans autorisation appropriée et de préserver l'intégrité du projet.
4. Rapports et analyses robustes
Des fonctionnalités avancées de reporting fournissent des informations sur les performances réelles du projet afin d'étayer des décisions fondées sur des données probantes. Les responsables peuvent suivre les indicateurs clés de performance, les niveaux de budget et l'état général du projet d'un seul coup d'œil.
5. Économies de coûts
En consolidant un certain nombre d'applications sur une plateforme unique, l'acquisition de licences devient moins coûteuse et leur maintenance est également moins onéreuse. Efficacité accrue avec moins d'erreurs, ce qui permet de réduire les coûts globaux.
Mise en œuvre de la GPP dans le secteur de la construction : Lignes directrices
Pour maximiser le potentiel du PPM, les entreprises de construction doivent suivre les meilleures pratiques suivantes :
1. Aligner les projets sur les objectifs stratégiques
Veiller à ce que tous les projets du portefeuille soutiennent les objectifs à long terme de l'organisation. Cet alignement facilite une meilleure l'allocation des ressources et l'établissement de priorités.
2. Normaliser les processus
Développer des méthodologies standardisées de mise en œuvre et de planification. La cohérence des procédures maximise l'efficacité de l'équipe en réduisant le temps d'apprentissage de ses membres.
3. Investir dans la formation
Fournir une formation complète au personnel afin d'exploiter pleinement le potentiel du système PPM. Avec un personnel bien formé, le potentiel de l'outil peut être maximisé pour améliorer les résultats du projet.
4. Contrôler et ajuster
Examiner régulièrement les performances du projet et mettre en œuvre les ajustements nécessaires. Un suivi régulier facilite la résolution des problèmes à l'avance et permet aux projets de respecter le calendrier.
Étude de cas : Optimiser la gestion de projet avec Smartsheet
Palfinger, un fournisseur international bien établi de grues et de solutions de levage, était confronté à la gestion d'une myriade de types de projets répartis entre différents départements et sites. Pour résoudre ce problème, Palfinger a mis en œuvre la solution PPM de Smartsheet, basée sur le cloud. La solution était facile à utiliser, avec des capacités d'automatisation et des fonctionnalités de reporting robustes qui ont permis à l'entreprise d'être plus performante :
- Augmenter le nombre de projets gérés de 50 à un peu moins de 350 en l'espace d'un an.
- Améliorer la collaboration en permettant le partage des données entre les projets et en normalisant les rapports.
- Réduire l'utilisation du courrier électronique en automatisant les flux de travail et les mises à jour en temps réel.
- Faciliter la coordination interfonctionnelle pour soutenir l'organisation matricielle de l'entreprise.
En adoptant la solution de Smartsheet, Palfinger a augmenté la visibilité du projet, facilité la communication et rendu la mise en œuvre du projet plus efficace.
Conclusion
La gestion de portefeuille de projets est une introduction riche dans l'industrie de la construction avec un certain nombre d'influences positives qui englobent l'augmentation de l'efficacité, des économies de coûts et de la coordination. Grâce à l'adoption d'une solution PPM centrale accessible par Internet, l'entreprise est en mesure de gérer avec succès des portefeuilles de travaux complexes, d'aligner les travaux sur les priorités de l'ensemble de l'entreprise et de soutenir l'expansion de cette dernière. La mise en œuvre d'une solution PPM est une décision stratégique qui permet à l'entreprise d'être compétitive dans un environnement très concurrentiel.
