Comment améliorer votre processus de répartition avec un logiciel de service sur le terrain ?

Comment améliorer votre processus de répartition avec un logiciel de service sur le terrain ?

Toute entreprise de services sur le terrain a besoin d'un système de dispatching pour assurer son succès opérationnel. La qualité du service et l'efficacité opérationnelle dépendent directement du processus de répartition qui assure la coordination des techniciens, la gestion de la charge de travail et les réponses aux besoins urgents des clients. De nombreuses entreprises de petite et moyenne taille continuent d'utiliser des feuilles de calcul et des tableaux blancs, ainsi que des systèmes logiciels fragmentés qui créent des difficultés opérationnelles et génèrent des problèmes de planification et de communication, ainsi que des opportunités perdues.

Workcase est un logiciel avancé de gestion des services sur le terrain qui permet aux entreprises de transformer leurs opérations de répartition grâce à des capacités de gestion automatisée des processus et de suivi en temps réel, ainsi qu'à une intégration complète avec les systèmes de planification des tâches et de contact avec les clients. Le résultat ? Une productivité accrue des techniciens, des temps de réponse plus rapides et des clients plus satisfaits.

Les défis du dispatching traditionnel

Le personnel du dispatching traite simultanément de multiples demandes de service, tout en assignant le travail aux techniciens appropriés, en modifiant les horaires et en tenant les clients au courant, tout en s'efforçant de réduire les temps d'arrêt du système. L'absence d'outils appropriés désorganise ce processus de gestion opérationnelle.

Les opérations de répartition traditionnelles se heurtent notamment à trois difficultés principales :

• Manque de visibilité sur la disponibilité et la charge de travail des techniciens
• Le processus d'affectation des tâches et de modification des horaires par l'intermédiaire d'une interaction humaine produit des erreurs
• La gestion des travaux d'urgence pose des problèmes lorsque les techniciens doivent également accomplir leurs tâches programmées
• Communication limitée entre les répartiteurs, les techniciens et les clients
• Suivi inefficace de l'achèvement des travaux et des indicateurs de performance

La première étape pour résoudre ces problèmes consiste à mettre en œuvre logiciel de service sur le terrain qui optimise les opérations de répartition à chaque phase de la gestion de la répartition.

Six façons d'améliorer le dispatching avec un logiciel de service sur le terrain

1. Centraliser la programmation et l'affectation des tâches

Une plateforme logicielle de gestion des services sur le terrain regroupe les affectations de tâches, les calendriers des techniciens et les demandes de service pour une consolidation complète. Les techniciens sur le terrain peuvent suivre toutes les tâches en cours et horaires des techniciens et les affectations prioritaires via le tableau de bord Workcase. Cette visibilité accrue permet aux dispatcheurs de prendre plus rapidement des décisions qui conduisent à une distribution optimale des ressources au sein de l'équipe.

L'affectation des tâches et la reprogrammation des rendez-vous ainsi que l'ajustement de la charge de travail deviennent plus simples grâce aux fonctions de glisser-déposer qui aident les dispatchers à éviter les situations de surréservation et les temps d'arrêt du système.

2. Automatiser la programmation des techniciens

Workcase s'appuie sur des algorithmes de correspondance basés sur des règles pour affecter les techniciens aux ordres de travail en combinant leurs compétences avec leur disponibilité, les dossiers des clients et les qualifications techniques. Le système automatisé de mise en correspondance des tâches réduit les erreurs humaines tout en améliorant la vitesse de programmation, en particulier pendant les périodes de forte activité et les situations de demande d'urgence.

Le système automatisé maintient une surveillance complète des emplois critiques tout en l'appariement des rendez-vous de service à l'expertise des techniciens afin d'améliorer l'efficacité et de satisfaire les clients.

3. Activer la visibilité des champs en temps réel

Les logiciels modernes de services sur le terrain permettent un suivi en temps réel des techniciens, ce qui constitue l'une de leurs principales caractéristiques avantageuses. Grâce à Workcase, les utilisateurs obtiennent des mises à jour en temps réel sur les positions des techniciens, leur statut de travail actuel et le temps prévu jusqu'à l'achèvement du travail. Le suivi en temps réel donne aux dispatcheurs les outils nécessaires pour adapter leurs opérations quotidiennes en comprenant comment les travaux se terminent et comment les retards ou les annulations affectent le calendrier.

Le logiciel permet aux dispatchers de procéder à une réaffectation rapide des tâches en cas de situation imprévue et d'informer les clients des changements de délais de livraison afin de maintenir les normes de service.

4. Améliorer la communication grâce à la messagerie intégrée

Un flux d'informations fluide existe entre les répartiteurs, les techniciens et les clients afin d'obtenir des résultats optimaux. Workcase propose une messagerie intégrée à sa plateforme afin de minimiser les appels téléphoniques et l'utilisation du courrier électronique. Workcase permet aux dispatchers de transmettre des informations sur les missions par le biais de messages mobiles directs qui atteignent les techniciens sur leurs appareils mobiles.

Les clients bénéficient de rappels de rendez-vous automatisés et de notifications en temps réel de l'heure d'arrivée du technicien, ainsi que de mises à jour de la confirmation du service, ce qui améliore la transparence tout en minimisant les problèmes liés aux rendez-vous.

5. Hiérarchiser et classer les emplois de manière efficace

Grâce au logiciel de service sur le terrain, les répartiteurs peuvent ajouter leurs propres classes de priorité, types de service et niveaux de groupe de clients aux affectations de tâches. Grâce à Workcase, les dispatchers gèrent à la fois les visites de maintenance standard et les demandes de réparation urgentes en utilisant des mécanismes de filtrage rapide pour effectuer des affectations de tâches appropriées.

Les catégories de tâches configurables dans Workcase permettent un suivi rapide des tâches prioritaires, tandis que l'allocation des ressources se fait par le biais d'une évaluation de l'urgence et de la valeur pour le client, ce qui se traduit par des résolutions rapides et une confiance renforcée de la part des clients.

6. Mesurer et optimiser les performances de la répartition

Le succès de l'amélioration continue nécessite des données de performance précises. Workcase génère des analyses précises sur les statistiques essentielles de répartition qui suivent le délai moyen de répartition ainsi que les taux d'utilisation des techniciens, les pourcentages de réparation dès la première intervention et les résultats des enquêtes auprès des clients.

Les responsables peuvent utiliser ces données de performance pour détecter les limites opérationnelles tout en optimisant la planification de la main-d'œuvre et en développant des procédures de répartition sur la base des schémas des techniciens et des schémas historiques.

Pourquoi Workcase se distingue-t-il dans la gestion des dispatchings ?

La plateforme Workcase regroupe toutes les fonctions de gestion des services sur le terrain en une seule plateforme qui offre des services de répartition, de planification des techniciens, de suivi des travaux, de communication avec les clients et de facturation. Les outils de répartition fonctionnent aussi bien pour les petites équipes que pour les entreprises en expansion qui souhaitent développer leurs activités sans compromettre leur rapidité ou la qualité de leurs services.

Les principales caractéristiques sont les suivantes :

• Suivi en direct de l'état des techniciens et des tâches
• L'attribution des tâches se fait de manière automatisée en utilisant les compétences des techniciens et leur disponibilité en temps réel.
• Le système permet aux utilisateurs de planifier des travaux en les faisant glisser et en les déposant sur le tableau où différentes vues de travaux sont affichées à l'aide d'un code couleur.
• Notifications instantanées aux techniciens et accès mobile aux ordres de travail
• Le système comprend des fonctions intégrées pour la communication avec les clients ainsi que des processus de vérification automatique des rendez-vous.
• Analyse en temps réel et rapports sur les performances de la répartition

Workcase permet aux entreprises de réduire la durée de la programmation tout en évitant les erreurs de répartition et en fournissant aux membres du personnel les outils nécessaires pour respecter les délais de service sur tous les chantiers.

Conclusion

Les prestataires de services sur le terrain qui veulent rester en tête de la concurrence et satisfaire les demandes des clients doivent se concentrer sur l'amélioration de leurs opérations de dispatching. La mise en œuvre du logiciel de gestion des services extérieurs Workcase permet aux entreprises de réunir des systèmes distincts en une seule plateforme qui optimise l'efficacité tout en améliorant la communication et la qualité du service.

Workcase offre aux entreprises un avantage en matière de répartition axée sur la performance grâce à une visibilité en temps réel, à l'affectation automatisée des techniciens et à des capacités d'analyse avancées. La croissance d'une entreprise repose sur l'utilisation d'outils appropriés pour la gestion de la répartition, que vous traitiez dix tâches quotidiennes ou des centaines.