Comment améliorer votre processus d'expédition avec un logiciel de service sur le terrain
Toute entreprise de services sur le terrain a besoin de dispatching pour assurer sa réussite opérationnelle. La qualité de service et l'efficacité opérationnelle dépendent directement du processus de dispatching, qui gère la coordination des techniciens, la gestion de la charge de travail et les réponses aux besoins urgents des clients. De nombreuses entreprises, petites et moyennes, continuent d'utiliser des tableurs et des tableaux blancs, ainsi que des logiciels fragmentés, ce qui ralentit les opérations et génère des problèmes de planification et de communication, ainsi que des opportunités manquées.
Workcase, un logiciel avancé de gestion des services sur le terrain, permet aux entreprises de transformer leurs opérations de répartition grâce à une gestion automatisée des processus, à des capacités de surveillance en temps réel et à une intégration complète avec les systèmes de planification des interventions et de contact client. Résultat ? Une productivité accrue des techniciens, des délais de réponse plus courts et des clients plus satisfaits.
Les défis de la répartition traditionnelle
Le personnel de répartition gère simultanément plusieurs demandes de service, affecte les interventions aux techniciens compétents, modifie les plannings et tient les clients informés, tout en s'efforçant de réduire les temps d'arrêt des systèmes. L'absence d'outils adaptés rend ce processus de gestion opérationnelle désordonné.
Les opérations de répartition traditionnelles sont confrontées à trois difficultés principales, entre autres :
- Manque de visibilité sur la disponibilité et la charge de travail des techniciens
- Le processus de affectation et calendrier des tâches la modification par interaction humaine produit des erreurs
- La gestion des interventions d’urgence crée des problèmes lorsque les techniciens doivent également terminer leurs tâches planifiées
- Communication limitée entre les répartiteurs, les techniciens et les clients
- Suivi inefficace de l'achèvement des tâches et des indicateurs de performance
La première étape pour résoudre ces problèmes nécessite la mise en œuvre logiciel de service sur le terrain qui optimise les opérations d'expédition à chaque phase de gestion de l'expédition.
🚚 Prêt à optimiser votre dispatching ?
Workcase aide les équipes de service sur le terrain à réduire les délais, à équilibrer la charge de travail des techniciens et à répondre plus rapidement aux besoins des clients, le tout à partir d'un seul tableau de bord.
Six façons d'améliorer la répartition avec un logiciel de service sur le terrain
1. Centraliser la planification et l'attribution des tâches
UN La plate-forme logicielle de gestion des services sur le terrain rassemble les affectations de travail avec les techniciens calendriers et demandes de service pour une consolidation complète. Les techniciens de terrain peuvent suivre toutes les tâches en cours et horaires des techniciens et les affectations prioritaires via le tableau de bord Workcase. Cette visibilité améliorée permet aux répartiteurs de prendre des décisions plus rapides, favorisant ainsi une répartition optimale des ressources au sein de l'équipe.
Affectation de tâches et reprogrammation de rendez-vous avec ajustement de la charge de travail Devenez plus simple grâce aux fonctionnalités glisser-déposer qui aident les répartiteurs à éviter à la fois les situations de surréservation et les temps d'arrêt du système.
2. Automatiser la planification des techniciens
Workcase s'appuie sur des algorithmes de correspondance basés sur des règles pour affecter les techniciens aux ordres de travail en combinant leurs compétences avec leur disponibilité, les dossiers clients et leurs qualifications techniques. Ce système automatisé de correspondance des tâches réduit les erreurs humaines tout en optimisant la planification, notamment en période de pointe et en cas d'urgence.
Le système automatisé maintient une surveillance complète des tâches critiques tout en rendez-vous de service correspondants à l'expertise des techniciens pour atteindre une meilleure efficacité et des clients satisfaits.
3. Activer la visibilité du terrain en temps réel
Les logiciels de maintenance sur site modernes permettent le suivi des techniciens en temps réel, l'un de leurs principaux atouts. Grâce à Workcase, les utilisateurs obtiennent des mises à jour en temps réel sur les positions des techniciens, leur statut de travail actuel et leur temps prévisionnel jusqu'à la fin des interventions. Ce suivi en temps réel offre aux répartiteurs les outils nécessaires pour adapter leurs opérations quotidiennes en comprenant le déroulement des interventions et l'impact des retards ou des annulations sur le planning.
Le logiciel permet aux répartiteurs d'effectuer une réaffectation rapide des tâches lors de situations inattendues et d'informer les clients des modifications des délais de livraison afin de maintenir les normes de service.
4. Améliorez la communication grâce à la messagerie intégrée
Un flux d'informations fluide existe entre les techniciens répartiteurs et les clients pour obtenir des résultats optimaux. Workcase fournit une messagerie intégrée au sein de sa plateforme pour minimiser les appels téléphoniques et l'utilisation du courrier électronique. Workcase permet aux répartiteurs de transmettre des informations sur les travaux via des messages mobiles directs qui parviennent aux techniciens sur leurs appareils mobiles.
Les clients bénéficient de rappels de rendez-vous automatisés et de notifications ETA en temps réel des techniciens ainsi que de mises à jour de confirmation de service qui améliorent la transparence tout en minimisant les problèmes liés aux rendez-vous.
5. Prioriser et catégoriser efficacement les tâches
Grâce au logiciel de service sur le terrain, les répartiteurs peuvent ajouter leurs propres classes de priorité, types de services et niveaux de groupes de clients aux affectations de tâches. Grâce à Workcase, les répartiteurs gèrent les interventions de maintenance standard et les demandes de réparation urgentes grâce à des mécanismes de filtrage rapide pour effectuer les affectations de tâches appropriées.
Les catégories de tâches configurables dans Workcase permettent un suivi rapide des tâches hautement prioritaires tout en allocation des ressources Cela se fait grâce à une évaluation de l’urgence et de la valeur client qui aboutit à des résolutions rapides et à une confiance renforcée du client.
6. Mesurer et optimiser les performances d'expédition
Le succès de l'amélioration continue nécessite des données de performance précises. Workcase génère des analyses précises sur les statistiques d'expédition essentielles qui suivent les performances moyennes de délai d'expédition ainsi que les taux d'utilisation des techniciens et les pourcentages de résolution du premier incident et les résultats des enquêtes clients.
Les gestionnaires peuvent utiliser ces données de performance pour détecter les limites opérationnelles tout en optimisant la planification des effectifs et en développant des procédures de répartition à l'aide de modèles de techniciens et de modèles historiques.
Pourquoi Workcase se démarque en matière de gestion des expéditions
La plateforme Workcase regroupe toutes les fonctions de gestion des interventions sur le terrain en une seule plateforme pour offrir des services de répartition, de planification des interventions des techniciens, de suivi des interventions, de communication client et de facturation. Les outils de répartition sont adaptés aux petites équipes comme aux entreprises en pleine croissance qui souhaitent développer leurs activités sans compromettre la rapidité ni la qualité de leurs services.
Les principales caractéristiques comprennent :
- En direct statut du technicien et suivi des travaux
- L'attribution des tâches s'effectue par automatisation en utilisant les compétences des techniciens ainsi que leur disponibilité en temps réel
- Le système permet aux utilisateurs de planifier des tâches en les faisant glisser et en les déposant dans le tableau où différentes vues de tâches s'affichent à l'aide d'un code couleur.
- Notifications instantanées des techniciens et accès mobile aux bons de travail
- Le système comprend des fonctions intégrées pour la communication avec les clients ainsi que des processus de vérification automatique des rendez-vous.
- Analyses en temps réel et rapports sur les performances de répartition
Workcase permet aux opérations commerciales de réduire la durée de planification tout en évitant les erreurs de répartition tout en fournissant aux membres du personnel des outils pour respecter les délais de service sur tous les chantiers.
Conclusion
Les prestataires de services sur le terrain qui souhaitent garder une longueur d'avance sur la concurrence et satisfaire les demandes de leurs clients doivent se concentrer sur l'amélioration de leurs opérations de répartition. La mise en œuvre d'un logiciel de services sur le terrain Workcase permet aux entreprises de fédérer des systèmes distincts en une seule plateforme, optimisant ainsi l'efficacité tout en améliorant la communication et la qualité de service.
Workcase offre aux entreprises un avantage en matière de répartition axée sur les performances grâce à une visibilité en temps réel, à l'automatisation des affectations de techniciens et à des capacités d'analyse avancées. La croissance de votre entreprise repose sur l'utilisation d'outils de gestion de répartition adaptés, que vous gériez dix ou des centaines de missions quotidiennes.
