Gestión de hojas de horas
Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo administrar las hojas de horas en el sistema, incluido el registro de tiempo, la revisión de tareas y la exportación de datos de las hojas de horas para fines de informes.
1. Descripción general de la pantalla de hoja de horas
La pestaña “Hoja de horas” de un proyecto permite a los usuarios realizar un seguimiento y administrar el tiempo que los empleados dedican a distintas tareas. A continuación, se muestran las características principales de la pantalla:
- + Tiempo de registro: Haga clic en este botón para registrar manualmente el tiempo de tareas o empleados específicos.
- Filtros: Utilice los menús desplegables para filtrar las entradas de la hoja de horas por:
- Empleado: Seleccione un empleado específico para ver su tiempo registrado.
- Estado: Filtrar hojas de horas por estado de generación de factura (por ejemplo, Todo, Facturado, No facturado).
- Barra de búsqueda: Ingrese palabras clave para localizar rápidamente las entradas de la hoja de horas por nombre de empleado, tarea u otros criterios.
- Vista de calendario: La hoja de horas muestra un diseño similar a un calendario, que muestra las horas registradas para cada tarea en fechas específicas. Esto le permite realizar un seguimiento fácil de los totales diarios y semanales.
- Columnas: La tabla está organizada en:
- Empleado: El nombre del empleado que registró el tiempo.
- Tareas: Las tareas específicas realizadas por el empleado.
- Fechas: Las columnas representan días individuales, con las horas registradas por tarea mostradas en las celdas correspondientes.
- Total: El total de horas registradas por el empleado durante la semana.
2. Tiempo de registro
Para registrar manualmente el tiempo de una tarea o empleado específico, siga estos pasos:
- Haga clic en el + Tiempo de registro botón en la parte superior de la pantalla “Hoja de horas”.
- Complete los detalles requeridos en el formulario “Tiempo de registro”, incluyendo:
- Empleado: Seleccione el empleado para el cual se está registrando el tiempo.
- Tarea: Especifique la tarea realizada por el empleado.
- Fecha: Seleccione la fecha de las horas registradas.
- Horas: Introduzca el número de horas trabajadas para la tarea seleccionada en la fecha especificada.
- Hacer clic Ahorrar para agregar el tiempo registrado o Cancelar para descartar la entrada.
3. Revisión de los datos de la hoja de horas
La pantalla principal “Hoja de horas” ofrece herramientas para revisar y administrar las entradas de la hoja de horas. A continuación, se explica cómo utilizar las funciones disponibles:
- Filtrar entradas: Utilice los filtros de Empleado y Estado para refinar los datos de la hoja de horas mostrada.
- Consultar totales diarios: Vea el total de horas registradas por cada empleado cada día directamente en la cuadrícula del calendario.
- Totales semanales: Revise el total de horas registradas por un empleado para todas las tareas durante la semana en la columna “Total”.
- Seguimiento en tiempo real: Identifique fácilmente las horas extra (OT) y las horas regulares (RT), que se muestran por separado en la tabla.
4. Exportación de datos de planillas de horas
Para exportar datos de la hoja de horas para informes o facturación, siga estos pasos:
- Aplique los filtros que desee para limitar los datos que desea exportar.
- Haga clic en el Exportar botón en la parte superior de la pantalla.
- Seleccione el formato de archivo deseado (por ejemplo, CSV o Excel).
- Descargue el archivo a su sistema para realizar un análisis más detallado o mantener registros.
5. Consejos para una gestión eficiente de las planillas de horas
- Garantizar la precisión: Revise periódicamente las entradas de la hoja de horas para garantizar que las horas se registren con precisión y las tareas se asignen correctamente.
- Filtros de apalancamiento: Utilice los filtros de Empleado y Estado para localizar rápidamente entradas relevantes.
- Totales del monitor: Esté atento a los totales semanales para gestionar la distribución de la carga de trabajo de manera eficaz.
- Exportar regularmente: Exporte periódicamente los datos de la hoja de horas para mantener copias de seguridad y agilizar los procesos de facturación.
