Cómo el software de gestión de instalaciones mejora los servicios de conserjería
Los servicios de conserjería son la columna vertebral de unos edificios limpios, seguros y bien mantenidos en los entornos industrial, comercial y residencial. Sin embargo, los retos operativos de manejar a muchos trabajadores, coordinar el calendario de limpiezas y mantener la calidad son desalentadores sin los medios adecuados para hacerlo. Aquí es donde entra en acción el software de gestión de instalaciones para cambiar las reglas del juego.
Al utilizar soluciones de software para gestionar sus instalaciones, los contratistas de servicios de limpieza pueden automatizar los flujos de trabajo, mejorar las comunicaciones y ofrecer un servicio coherente. Desde la automatización del programa de trabajo y el envío hasta la optimización de la gestión de suministros, la implantación de soluciones digitales maximiza la eficiencia al tiempo que reduce los gastos.
La evolución del Facility Management en los servicios de limpieza
Históricamente, el trabajo de limpieza se hacía a mano, con registros manuales y listas de comprobación. Con la expansión de la empresa y el aumento de las exigencias de los clientes, ya no se puede seguir como antes. El cambio a las soluciones digitales no es una cuestión de comodidad o facilidad, sino de racionalización para seguir siendo competitivos.
Software de gestión de instalaciones incorpora todos los elementos de la prestación de servicios en una plataforma total que permite una mayor gestión, responsabilidad y cumplimiento de las mejores prácticas del sector. Permite a las empresas controlar el rendimiento del personal, supervisar en tiempo real el trabajo realizado por los limpiadores y evaluar la satisfacción del cliente mediante informes abiertos.
Principales características y ventajas del software de gestión de instalaciones
1. Automatización inteligente de tareas y flujos de trabajo
Gestionar varias tareas de limpieza en distintos lugares puede resultar abrumador sin un sistema bien planificado. El software de gestión de instalaciones ayuda a los proveedores de servicios de limpieza:
- Asignar tareas a los empleados en función de sus competencias y disponibilidad
- Automatice los programas de limpieza recurrentes para evitar que se olvide nada
- Supervise el estado de las tareas en tiempo real para evitar retrasos e ineficacia.
Al eliminar los errores asociados a la programación manual, las empresas pueden mejorar su eficacia y concentrarse en ofrecer servicios de calidad.
2. Supervisión en tiempo real y control de calidad
La supervisión en tiempo real es uno de los principales ventajas del software de gestión de instalaciones. Los gestores supervisan el progreso de la limpieza a través de aplicaciones móviles, lo que garantiza que el personal cumpla las rutinas programadas. El seguimiento por GPS y el geoetiquetado permiten a los gestores confirmar la asistencia y los tiempos de respuesta.
Además, el sistema puede generar informes automatizados que contienen:
- Trabajos de limpieza finalizados
- Asignaciones pendientes y causas de los retrasos
- Resultados de las inspecciones de calidad y comentarios de los clientes
Al disponer de información en tiempo real, las empresas pueden tomar medidas para resolver los problemas con antelación y evitar así reclamaciones relacionadas con el servicio.
3. Mejora de la comunicación y la colaboración en equipo
Una comunicación adecuada es imprescindible entre el personal de limpieza que trabaja en distintos lugares. El software de gestión de instalaciones incluye la posibilidad de disponer de mensajería instantánea y tablones digitales para proporcionar una coordinación fluida. El personal puede recibir actualizaciones, registrar problemas y solicitar asistencia en tiempo real.
Esta función también sirve para avisar inmediatamente al personal afectado de las necesidades de última hora de solicitudes urgentes de limpieza o ajustes de horarios.
4. Gestión eficaz de recursos e inventarios
Las operaciones de limpieza requieren un suministro regular de productos químicos y equipos para limpiar. El software de gestión de instalaciones controla los niveles de existencias y agiliza las funciones de reabastecimiento para suplirlas:
- Los equipos de limpieza disponen de los suministros necesarios cuando los necesitan.
- Se minimizan la escasez y el exceso de existencias.
- El gasto en material de limpieza se minimiza para reducir costes.
Gracias al análisis predictivo, pueden prever las pautas de uso y planificar las compras en consecuencia.
5. Mejora de la programación y el despacho automático
El software de gestión de instalaciones utiliza una programación inteligente que asigna el trabajo en función de las competencias de los trabajadores, su ubicación y su disponibilidad. Maximiza el despliegue de mano de obra y reduce al mínimo el trabajo administrativo.
Para las grandes empresas de servicios de conserjería con un gran número de edificios a los que prestar servicio, el envío automatizado es de gran ayuda para poner a los empleados más cercanos al trabajo prioritario de solicitud de limpieza para reducir el tiempo de respuesta al tiempo que se maximiza la calidad del servicio.
6. Cumplimiento de la ley
Los contratistas de servicios de limpieza también están obligados a cumplir la legislación relativa a la salud y la seguridad, en particular en el ámbito de la sanidad, la hostelería y la restauración. El software de gestión de instalaciones permite a la empresa cumplir las disposiciones de la legislación:
- Mantenimiento de registros electrónicos de los programas de limpieza y las inspecciones.
- Generación de informes de cumplimiento de las auditorías
- Aplicación de listas de comprobación de seguridad para mantener los protocolos adecuados de limpieza
Al automatizar el seguimiento del cumplimiento de la normativa, las empresas pueden evitar problemas legales y disponer de sólidos niveles operativos.
Aplicaciones industriales específicas del Facility Management
1. Edificios de oficinas Comerciales
Para los edificios de oficinas, el software gestiona el trabajo de los conserjes mediante el seguimiento de las órdenes de trabajo y los calendarios de mantenimiento periódico. Los informes informatizados ayudan a los gestores a medir los niveles de limpieza y proporcionar la información necesaria.
2. Instalaciones sanitarias
En hospitales y clínicas, los protocolos sanitarios estrictos son un requisito. El software de gestión de instalaciones permite el seguimiento de protocolos de control de infecciones, la comprobación automática de la limpieza y el mantenimiento de registros para ayudar a su cumplimiento.
3. Hostelería y comercio minorista
Los hoteles y centros comerciales deben someterse a limpiezas periódicas y dar una respuesta rápida para mantener el entorno higiénico. El software facilita la coordinación fluida de los limpiadores y prioriza las zonas de mayor afluencia para darles un tratamiento prioritario.
4. 4. Instituciones educativas
Las escuelas e instituciones confían en el software de gestión de instalaciones para mantener limpias las clases, los aseos y las zonas públicas. El software proporciona pistas de auditoría para controlar la calidad y ayudar a la difusión equitativa de los recursos.
Tendencias futuras del software de gestión de instalaciones para servicios de conserjería
La incorporación de tecnologías emergentes sigue revolucionando la gestión de los edificios. Las tendencias que marcan el futuro son:
- Inteligencia Artificial (IA): Los análisis basados en IA predicen las necesidades de mantenimiento y programan el momento de limpieza más adecuado.
- Internet de los objetos (IoT): Los sensores inteligentes identifican las zonas que hay que limpiar para evitar el trabajo redundante
- Soluciones basadas en la nube: Las soluciones en la nube permiten acceder fácilmente a la información y, al mismo tiempo, actualizarla.
- Automatización y robótica: Los robots limpiadores basados en IA mejoran la calidad del trabajo de los conserjes a gran escala.
Con la creciente adopción de las innovaciones por parte de las empresas, el trabajo de los conserjes mejorará en eficacia y eficiencia.
Conclusión
El software de gestión de instalaciones cambia las reglas del juego para los proveedores de servicios de conserjería. Con la digitalización de su trabajo, pueden mejorar su eficiencia, gestionar su personal con facilidad y cumplir los requisitos del sector. Desde la gestión de horarios hasta el seguimiento de los niveles de existencias, pasando por la gestión de las comunicaciones en tiempo real, las ventajas de adoptar el software son innegables. Con la creciente necesidad de limpieza de calidad, la forma de seguir siendo competitivos y ofrecer un servicio de calidad en el sector será invertir en el equipo adecuado.
