Maximizar la eficiencia y la rentabilidad con la gestión de la cartera de proyectos dentro de la industria de la construcción
En la industria de la construcción, la gestión de varios proyectos simultáneos es una responsabilidad compleja y desalentadora. Project Portfolio Management (PPM) es una práctica de gestión para administrar y maximizar una cartera de proyectos para alinearse con los objetivos de la compañía y proporcionar el ROI más alto posible (retorno de la inversión). Con el mejor despliegue de metodologías PPM, se puede aumentar la efectividad operativa de la empresa, se pueden reducir los gastos y se pueden aumentar los niveles de satisfacción del cliente.
Comprensión de la gestión de la cartera de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos es la gestión de un grupo de proyectos para priorizar e implementar los proyectos alineados con las estrategias de toda la empresa. En contraste con elgestión de proyectos distintos separados, PPM ofrece una visión general integral para apoyar el organismo de toma de decisiones para administrar la implementación adecuada de los activos, estimar las amenazas y monitorear el rendimiento de todos los proyectos incluidos dentro de la cartera.
Desafíos de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos
Muchas empresas de construcción se basan en aplicaciones como hojas de cálculo de Excel o software independiente como el de Microsoft Project. Aunque tienen funcionalidades muy básicas, presentan una multitud de desafíos:
- Falta de controles de auditoría:La entrada manual de los datos puede conducir a mayores tasas de error, mientras que las enmiendas pueden ocurrir sin las aprobaciones necesarias, lo que provoca inconsistencias.
- Comunicación desarticulada:Las actualizaciones y las solicitudes de cambio se distribuyen a través de una secuencia de correos electrónicos separados osistemas de entradas independientes que son difíciles de rastrear y administraradecuadamente.
- Problemas de control de versiones:Con el correo electrónico o la nube para intercambiar documentos viene una multitud de versiones confusas a los miembros del equipo.
- Alto gasto de licencia:Es costoso licenciar a todos los miembros del equipo por separado y lento para hacerlo.
Beneficios de un PPM centralizado basado en la web
La adopción de una solución PPM central basada en la web elimina los problemas mencionados mencionando las siguientes ventajas:
1. Comunicación de equipo mejorada y trabajo en equipo
Con un entorno habilitado para la web, el equipo puede acceder a información sobre el proyecto en todos los momentos, alentandocoordinación del equipoy transparencia. Los miembros pueden actualizar su estado con facilidad, compartir documentos y comunicarse dentro de un entorno compartido.
2. Gestión mejorada de recursos
Las herramientas de PPM también proporcionan información sobre la asignación de los recursos alLos gerentes les permiten delegar el trabajo a los miembros del equipobasado en sus habilidades y su horario de trabajo actual.
3. Gestión de cambios optimizada
Los flujos de trabajo integrados permiten un manejo de cambios sin problemas con todos los cambios documentados, autorizados y rastreados sistemáticamente para evitar la amenaza de cambio sin la autorización adecuada y para mantener la integridad del proyecto.
4. Informes y análisis robustos
Las capacidades de informes avanzados proporcionan información de desempeño real al proyecto para respaldar las decisiones basadas en la evidencia. Los gerentes pueden rastrear KPI, rastrear los niveles de presupuesto y rastrear el estado general del proyecto de un vistazo.
5. Ahorro de costos
Al consolidar una serie de aplicaciones en una sola plataforma, la licencia se vuelve menos costosa y mantenerlas también es menos costoso.Eficiencia mejoradacon menos error también ahorra costos en general.
Implementación de PPM dentro de la industria de la construcción: pautas
Para maximizar el potencial de PPM, las siguientes mejores prácticas deben ser seguidas por las empresas de construcción:
1. Alinear los proyectos con objetivos estratégicos
Asegúrese de que todos los proyectos dentro de la cartera apoyen los objetivos a largo plazo de la organización. Esta alineación facilita mejorasignación de recursosy priorización.
2. Estandarizar procesos
Desarrollar metodologías estandarizadas de implementación y planificación. La consistencia de los procedimientos maximiza la efectividad del equipo al reducir el tiempo de aprendizaje de los miembros del equipo.
3. Invierta en capacitación
Proporcionar capacitación integral para el personal para aprovechar completamente el potencial del sistema PPM. Con el personal bien entrenado, el potencial de la herramienta se puede maximizar mejor para proporcionar mayores resultados del proyecto.
4. Monitorear y ajustar
Revise regularmente el rendimiento del proyecto y, en consecuencia, implementa los ajustes necesarios. El monitoreo regular facilita la reparación de los problemas con anticipación y permite que los proyectos se mantengan a tiempo.
Estudio de caso: maximizar la gestión de proyectos con smartsheet
Palfinger, un proveedor de soluciones internacionales de grúa y levantamiento bien establecido, estaba tratando con la gestión de una miríada de tipos de proyectos distribuidos en varios departamentos y ubicaciones. Para resolver este problema, Palfinger implementó la solución PPM habilitada para la nube SmartSheet Cloud. La solución fue fácil de usar con capacidades de automatización con capacidades de informes sólidas que hicieron que la empresa:
- Aumente el número de proyectos administrados a un poco menos de 350 de 50 en un año
- Mejorar la colaboración al permitir el intercambio de datos entre proyectos y estandarizar informes.
- Reduzca el uso del correo electrónico mediante transmisiones de trabajo automatizadas y actualizaciones de estado en tiempo real.
- Facilitar la coordinación interfuncional para apoyar a la organización de la compañía de tipo matriz
Al adoptar la solución de Smartsheet, Palfinger aumentó la visibilidad del proyecto, facilitó la comunicación y facilitó la implementación del proyecto.
Conclusión
Project Portfolio Management es una rica introducción a la industria de la construcción con una serie de influencias positivas que abarcan una mayor efectividad, ahorro de costos y coordinación. Con el cambio en una solución PPM central habilitada en la web, la compañía puede administrar carteras de trabajo complejas con éxito, alinear el trabajo con las prioridades de toda la empresa y apoyar la expansión de la compañía. Es una decisión estratégica implementar PPM que permita a la empresa competir con éxito dentro de un entorno altamente competitivo.
