Maximizar la eficiencia y la rentabilidad con la gestión de la cartera de proyectos en el sector de la construcción
En el sector de la construcción, la gestión de varios proyectos simultáneos es una responsabilidad compleja y desalentadora. La gestión de la cartera de proyectos (PPM) es una práctica de gestión para gestionar y maximizar una cartera de proyectos con el fin de alinearla con los objetivos de la empresa y proporcionar el mayor ROI (retorno de la inversión) posible. Con el mejor despliegue de las metodologías PPM, se puede aumentar la eficacia operativa de la empresa, reducir los gastos y aumentar los niveles de satisfacción del cliente.
Comprender la gestión de la cartera de proyectos
La Gestión de la Cartera de Proyectos es la gestión de un grupo de proyectos para priorizar y ejecutar los proyectos alineados con las estrategias de toda la empresa. A diferencia de la gestión de proyectos distintosPPM ofrece una visión global para ayudar al órgano decisorio a gestionar el despliegue adecuado de los activos, estimar las amenazas y supervisar el rendimiento de todos los proyectos incluidos en la cartera.
Desafíos de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos
Muchas empresas de construcción se basan en aplicaciones como las hojas de cálculo Excel o programas independientes como Microsoft Project. Aunque tienen funcionalidades muy básicas, presentan multitud de retos:
- Falta de controles de auditoría: La introducción manual de los datos puede dar lugar a un aumento de las tasas de error, mientras que las modificaciones pueden producirse sin las aprobaciones necesarias, lo que provoca incoherencias.
- Comunicación desarticulada: Las actualizaciones y solicitudes de cambio se distribuyen a través de una secuencia de correos electrónicos separados o sistemas de tickets independientes que son difíciles de rastrear y gestionar adecuadamente.
- Problemas de control de versiones: Con el correo electrónico o la nube para intercambiar documentos llegan multitud de versiones que confunden a los miembros del equipo.
- Elevado gasto en licencias: Licenciar a todos los miembros del equipo por separado es costoso y requiere mucho tiempo.
Ventajas de un PPM centralizado basado en web
La adopción de una solución PPM central basada en web elimina los problemas mencionados aportando las siguientes ventajas:
1. Mejora de la comunicación y el trabajo en equipo
Con un entorno web, el equipo puede acceder en todo momento a la información relativa al proyecto, lo que fomenta coordinación de equipos y transparencia. Los miembros pueden actualizar su situación con facilidad, compartir documentos y comunicarse en un entorno compartido.
2. Mejora de la gestión de los recursos
Las herramientas PPM también proporcionan información sobre la asignación de los recursos a los gestores para que puedan delegar el trabajo a los miembros del equipo en función de sus competencias y su calendario laboral actual.
3. Gestión racionalizada del cambio
Los flujos de trabajo integrados permiten una gestión fluida de los cambios, con todos los cambios documentados, autorizados y rastreados sistemáticamente para evitar la amenaza de cambios sin la debida autorización y mantener la integridad del proyecto.
4. Informes y análisis robustos
Las funciones avanzadas de elaboración de informes proporcionan información sobre el rendimiento real del proyecto para respaldar decisiones basadas en pruebas. Los gestores pueden hacer un seguimiento de los KPI, controlar los niveles presupuestarios y seguir el estado general del proyecto de un vistazo.
5. 5. Ahorro de costes
Al consolidar varias aplicaciones en una única plataforma, la concesión de licencias resulta menos costosa y su mantenimiento también. Mayor eficacia con menos errores también ahorra costes en general.
Implantación de la GPA en el sector de la construcción: Directrices
Para maximizar el potencial de PPM, las empresas constructoras deben seguir las siguientes buenas prácticas:
1. Alinear los proyectos con los objetivos estratégicos
Garantizar que todos los proyectos de la cartera respalden los objetivos a largo plazo de la organización. Esta alineación facilita una mejor asignación de recursos y priorización.
2. Normalizar los procesos
Desarrollar metodologías estandarizadas de ejecución y planificación. La coherencia de los procedimientos maximiza la eficacia del equipo al reducir el tiempo de aprendizaje de sus miembros.
3. Invertir en formación
Ofrezca una formación completa al personal para aprovechar al máximo el potencial del sistema PPM. Con un personal bien formado, se puede aprovechar al máximo el potencial de la herramienta para proporcionar mayores resultados del proyecto.
4. Controlar y ajustar
Revisar periódicamente el rendimiento del proyecto y aplicar en consecuencia los ajustes necesarios. La supervisión periódica facilita la resolución de los problemas antes de tiempo y permite que los proyectos se ajusten al calendario previsto.
Caso práctico: Maximizar la gestión de proyectos con Smartsheet
Palfinger, un reconocido proveedor internacional de grúas y soluciones de elevación, se enfrentaba a la gestión de una miríada de tipos de proyectos distribuidos en varios departamentos y ubicaciones. Para resolver este problema, Palfinger implantó la solución PPM en la nube de Smartsheet. La solución era fácil de usar con capacidades de automatización con sólidas capacidades de generación de informes que hicieron que la empresa:
- Aumentar el número de proyectos gestionados de 50 a algo menos de 350 en el plazo de un año.
- Mejore la colaboración permitiendo compartir datos entre proyectos y normalizando los informes.
- Reduzca el uso del correo electrónico mediante flujos de trabajo automatizados y actualizaciones de estado en tiempo real.
- Facilitar la coordinación interfuncional para apoyar la organización matricial de la empresa.
Al adoptar la solución de Smartsheet, Palfinger aumentó la visibilidad del proyecto, facilitó la comunicación e hizo más eficaz su ejecución.
Conclusión
La gestión de la cartera de proyectos es una rica introducción al sector de la construcción con una serie de influencias positivas que abarcan una mayor eficacia, ahorro de costes y coordinación. Con el cambio a una solución central PPM habilitada para la web, la empresa puede gestionar con éxito carteras de trabajo complejas, alinear el trabajo con las prioridades de toda la empresa y respaldar la expansión de la empresa. La implantación de PPM es una decisión estratégica que permite a la empresa competir con éxito en un entorno altamente competitivo.
