Cómo mejorar su proceso de despacho con el software de servicio de campo

Cómo mejorar su proceso de despacho con el software de servicio de campo

Cualquier empresa de servicios de campo necesita despachos para lograr su éxito operativo. La calidad del servicio y la eficacia operativa dependen directamente del proceso de envío, que se encarga de la coordinación de los técnicos, la gestión de la carga de trabajo y la respuesta a las necesidades urgentes de los clientes. Muchas empresas que operan entre las categorías pequeña y mediana siguen utilizando hojas de cálculo y pizarras junto con sistemas de software fragmentados que crean un lastre operativo y generan problemas de programación y problemas de comunicación y oportunidades desperdiciadas.

Workcase, como software avanzado de gestión de servicios de campo, permite a las empresas transformar las operaciones de despacho mediante la gestión automatizada de procesos y las capacidades de supervisión en tiempo real, así como la plena integración con los sistemas de programación de trabajos y de contacto con los clientes. ¿Cuál es el resultado? Mayor productividad de los técnicos, tiempos de respuesta más rápidos y clientes más satisfechos.

Retos de la distribución tradicional

El personal de expedición gestiona múltiples solicitudes de servicio simultáneamente mientras asigna el trabajo a los técnicos adecuados y modifica los horarios y mantiene informados a los clientes al tiempo que se esfuerza por reducir el tiempo de inactividad del sistema. La ausencia de herramientas adecuadas desordena este proceso de gestión operativa.

Las operaciones de despacho tradicionales se enfrentan, entre otras, a tres dificultades principales:

• Falta de visibilidad de la disponibilidad de los técnicos y de la carga de trabajo
• El proceso de asignación de tareas y modificación de horarios mediante la interacción humana produce errores
• La gestión de trabajos urgentes crea problemas cuando los técnicos también tienen que completar sus tareas programadas
• Comunicación limitada entre expedidores, técnicos y clientes
• Seguimiento ineficaz de la finalización del trabajo y de las métricas de rendimiento

El primer paso para resolver estos problemas requiere aplicar software de servicio de campo que optimiza las operaciones de despacho en todas las fases de la gestión de despachos.

Seis formas de mejorar el despacho con el software de servicio de campo

1. Centralizar la programación y la asignación de trabajos

Una plataforma de software de gestión de servicios de campo reúne las asignaciones de trabajo con los calendarios de los técnicos y las solicitudes de servicio para una consolidación completa. Los técnicos de campo pueden supervisar todos los trabajos abiertos y horarios de los técnicos y las asignaciones prioritarias a través del panel de Workcase. La mayor visibilidad permite a los responsables de los envíos tomar decisiones más rápidas que conducen a una distribución óptima de los recursos en todo el equipo.

La asignación de trabajos y la reprogramación de citas, junto con el ajuste de la carga de trabajo, resultan más sencillos gracias a las funciones de arrastrar y soltar, que ayudan a los expedidores a evitar tanto las situaciones de exceso de reservas como el tiempo de inactividad del sistema.

2. Automatizar la programación de los técnicos

Workcase se basa en algoritmos de correspondencia basados en reglas para asignar técnicos a las órdenes de trabajo combinando sus habilidades con la disponibilidad y los registros de clientes y cualificaciones técnicas. El sistema automatizado de correspondencia de trabajos reduce los errores humanos al tiempo que mejora la velocidad de programación, sobre todo en periodos de mucho trabajo y situaciones de solicitud urgente.

El sistema automatizado mantiene una supervisión completa de los trabajos críticos al tiempo que concertación de citas de servicio a la experiencia de los técnicos para lograr una mayor eficacia y clientes satisfechos.

3. Activar la visibilidad de campo en tiempo real

El software moderno de servicios de campo permite el seguimiento de los técnicos en tiempo real, una de sus principales ventajas. A través de Workcase, los usuarios obtienen actualizaciones en tiempo real sobre las posiciones de los técnicos y su estado actual de trabajo, así como el tiempo previsto hasta la finalización del trabajo. El seguimiento en tiempo real proporciona a los encargados de los envíos las herramientas necesarias para adaptar sus operaciones diarias al comprender cómo terminan los trabajos y cómo afectan los retrasos o las cancelaciones a la programación.

El software permite a los expedidores realizar una rápida reasignación de tareas en situaciones inesperadas y notificar a los clientes los cambios en los plazos de entrega para mantener los niveles de servicio.

4. Mejore la comunicación con la mensajería integrada

Existe un flujo fluido de información entre los técnicos expedidores y los clientes para lograr resultados óptimos. Workcase proporciona mensajería integrada en su plataforma para minimizar las llamadas telefónicas y el uso del correo electrónico. Workcase permite a los despachadores entregar información de trabajo a través de mensajes móviles directos que llegan a los técnicos en sus dispositivos móviles.

Los clientes se benefician de recordatorios de citas automatizados y notificaciones en tiempo real de la hora prevista de llegada del técnico, así como de actualizaciones de confirmación del servicio que mejoran la transparencia al tiempo que minimizan los problemas relacionados con las citas.

5. Priorizar y clasificar eficazmente los trabajos

A través del software de servicio de campo, los expedidores pueden añadir sus propias clases de prioridad y tipos de servicio y niveles de grupo de clientes a las asignaciones de trabajo. A través de Workcase, los expedidores gestionan tanto las visitas de mantenimiento estándar como las solicitudes de reparación urgentes utilizando mecanismos de filtrado rápido para realizar las asignaciones de trabajo adecuadas.

Las categorías de tareas configurables de Workcase permiten un seguimiento rápido de las tareas de alta prioridad, mientras que la asignación de recursos se realiza mediante una evaluación de la urgencia y el valor para el cliente, lo que se traduce en resoluciones rápidas y una mayor confianza de los clientes.

6. Medir y optimizar el rendimiento de los despachos

El éxito de la mejora continua requiere datos precisos sobre el rendimiento. Workcase genera análisis precisos sobre estadísticas de envío esenciales que realizan un seguimiento del tiempo medio de envío junto con las tasas de utilización de los técnicos y los porcentajes de reparaciones a la primera y los resultados de las encuestas a clientes.

Los gestores pueden utilizar estos datos de rendimiento para detectar limitaciones operativas al tiempo que optimizan la programación de la mano de obra y desarrollan procedimientos de envío utilizando patrones de técnicos y patrones históricos.

Por qué Workcase destaca en la gestión de despachos

La plataforma Workcase combina todas las funciones de gestión de servicios de campo en una única plataforma para ofrecer servicios de envío, programación de técnicos, seguimiento de trabajos, comunicación con el cliente y facturación. Las herramientas de envío funcionan tanto para equipos pequeños como para empresas en expansión que desean ampliar sus operaciones sin comprometer la velocidad ni la calidad del servicio.

Las características clave incluyen:

• Seguimiento en directo del estado y el trabajo de los técnicos
• La asignación de tareas se automatiza utilizando las competencias de los técnicos y su disponibilidad en tiempo real.
• El sistema permite a los usuarios programar los trabajos arrastrándolos y soltándolos en el tablero, donde se muestran distintas vistas de los trabajos mediante un código de colores.
• Notificaciones instantáneas a los técnicos y acceso móvil a las órdenes de trabajo
• El sistema incluye funciones integradas para la comunicación con los clientes junto con procesos automáticos de verificación de citas.
• Análisis en tiempo real e informes sobre el rendimiento de los envíos

Workcase permite a las operaciones empresariales reducir la duración de la programación y evitar errores de despacho, al tiempo que proporciona a los miembros del personal herramientas para cumplir los plazos de servicio en todos los lugares de trabajo.

Conclusión

Los proveedores de servicios de campo que quieran mantenerse por delante de la competencia y satisfacer las demandas de los clientes deben centrarse en mejorar sus operaciones de despacho. Implementar el software de servicios de campo Workcase permite a las empresas unir sistemas independientes en una única plataforma que optimiza la eficiencia a la vez que mejora la comunicación y la calidad del servicio.

Workcase proporciona a las organizaciones una ventaja de despacho basada en el rendimiento a través de la visibilidad en tiempo real y la asignación automatizada de técnicos y capacidades de análisis avanzadas. La base del crecimiento empresarial requiere que utilice herramientas adecuadas para la gestión de los envíos, independientemente de si gestiona diez trabajos diarios o cientos de ellos.