En el mundo contemporáneo de los servicios, donde todo funciona a gran velocidad, puede resultar desalentador tener que manejar las actividades cotidianas, las agrupaciones y el tiempo. Los equipos sobre el terreno operan con frecuencia en diversos lugares, atienden solicitudes de servicios urgentes y realizan diversas tareas en un mismo día. La falta de las herramientas adecuadas puede provocar rápidamente la pérdida de citas, una lenta capacidad de respuesta y clientes insatisfechos.
Software de gestión de servicios de campo y un sistema estable de gestión de servicios de campo entran en ese lugar. Estas soluciones ayudan a la empresa a mantener el orden, contribuyen al flujo eficaz de la comunicación y garantizan que las operaciones empresariales diarias se lleven a cabo según lo previsto.
Workcase es un sistema útil que pretende ayudar en el trabajo diario de los servicios y que le resultará cómodo para planificar, supervisar y resolver tareas de forma eficaz durante una jornada laboral.
¿Qué significa software de gestión de servicios de campo?
El software de gestión de servicios de campo es una aplicación informática que ayuda a las organizaciones de servicios a llevar a cabo sus operaciones diarias, los turnos de los empleados, la asignación de trabajos y los pedidos de los clientes. Une las unidades de oficina y los empleados sobre el terreno mediante una única y sencilla plataforma.
Un sistema de gestión de servicios de campo normalmente comprende las herramientas para:
-
Programación de trabajos
-
Asignación de técnicos
-
Seguimiento del progreso del trabajo
-
Gestionar los datos de los clientes
-
Seguimiento de las actividades diarias
-
Organizar los informes de servicio
En lugar de utilizar papeleo, llamadas de voz o mensajes inconexos, toda la información permanece en un único lugar.
Justificar mejor las horas de trabajo diarias.
La mayoría de los equipos de servicio trabajan en horarios programados y tienen varios trabajos que hacer durante el día. Se pierde tiempo cuando los horarios no están claros o las actualizaciones no se realizan a tiempo.
Gracias al sistema Workcase, será posible gestionar las horas de trabajo diarias de los equipos de una forma más eficaz, ya que:
-
Ver los planes de empleo en directo.
-
Delegar las tareas antes del inicio de la jornada laboral.
-
Cambios rápidos cuando cambian los planes
-
Seguimiento del trabajo realizado al final de la jornada.
Esto ayuda a todas las personas a estar al día en los días laborables normales sin confusión ni estrés.
Mejor planificación de las tareas diarias.
Los retos asociados al trabajo diario son diferentes. Hay trabajos que requerirán más tiempo del previsto y también los hay que pueden requerir atención inmediata. Un buen sistema de gestión de servicios de campo permite a los gestores
-
Priorizar las tareas importantes
-
Distribuir equitativamente las cargas de trabajo
-
Evitar el exceso de reservas
-
Seguimiento del progreso diario
Workcase ayuda a los equipos a pensar de forma más inteligente para evitar la sensación de prisa y agobio. En cuanto los técnicos saben dónde tienen que estar y qué tienen que hacer, toda la jornada laboral resulta más fácil.
Interacción eficaz entre los equipos de campo y de oficina.
La comunicación es uno de los aspectos más difíciles del trabajo de servicio sobre el terreno. Los pequeños detalles que puedan surgir entre los empleados de oficina y los de campo pueden provocar grandes retrasos si no mantienen el contacto entre ellos.
El software de gestión de servicios de campo que ofrece Workcase puede utilizarse para mejorar la comunicación, ya que:
-
Comunicación laboral en tiempo real
-
Informar a todos de cualquier cambio en los horarios
-
Mantener la información del servicio en un único sistema
-
Disminuir la importancia de las llamadas telefónicas
Así se garantiza que los equipos sobre el terreno no sean molestados durante sus horas de trabajo.
Seguimiento de trabajos de servicio
En una jornada laboral ajetreada, uno puede olvidarse de ciertos detalles de trabajo. Un sistema de gestión de servicios de campo adecuado permite a los equipos
-
Registrar el estado del trabajo
-
Almacenar información sobre los clientes
-
Seguimiento de los servicios completados
-
Revisar el rendimiento diario
A través de Workcase, los registros de los servicios se organizan digitalmente y, por tanto, resulta más sencillo revisar el trabajo realizado y planificar la realización de nuevas tareas.
Fomentar la fiabilidad de los servicios.
La constancia importa en el trabajo de servicio sobre el terreno. Los clientes desean recibir un servicio de calidad en todo momento y eso no depende del día de la semana ni del técnico que se les asigne.
El mantenimiento de la calidad del servicio se realiza mediante el software de gestión de servicios de campo:
-
Normalización de los procesos de trabajo
-
Mantenimiento de las instrucciones de servicio
-
Seguimiento del rendimiento laboral
-
Reducir los errores humanos
Workcase ayuda a los equipos proporcionándoles un flujo de trabajo bien organizado que se mantiene constante durante todas las jornadas laborales.
Facilitar la programación diaria
La planificación es uno de los aspectos cruciales de las operaciones de servicio sobre el terreno. En ausencia de un sistema adecuado, los tiempos pueden resultar desorganizados y provocar pérdidas de tiempo o duplicación de responsabilidades.
El sistema de gestión de servicios de campo proporcionado por Workcase es beneficioso, ya que le ayuda:
-
Organización de los horarios diarios
-
Delegación eficaz de técnicos
-
Ajustar los planes cuando sea necesario
-
Evitar las dobles reservas
Esto simplifica la planificación del trabajo diario y aumenta su fiabilidad.
Ayudar a los equipos a ser productivos
El nivel de productividad depende de la gestión de las tareas diarias. Los trabajadores pierden tiempo buscando información o esperando instrucciones, lo que reduce su eficacia.
Utilizando el software de Workcase, los equipos pueden:
-
Obtenga información laboral en tiempo real
-
Ser consciente de lo que hacen día a día
-
Reducir el tiempo de inactividad
-
Completar más trabajos en un día
El resultado es una mejora de las horas de trabajo y del rendimiento global.
Reducir el estrés laboral
El servicio externo puede ser un trabajo agotador. Se espera que los directivos y técnicos estén bajo presión debido a las largas jornadas de trabajo, las demandas urgentes y el apretado calendario.
Un sistema de gestión de servicios de campo correctamente desarrollado es beneficioso para minimizar el estrés:
-
Organizar los horarios
-
Facilitar la búsqueda de los datos del puesto
-
Mejorar la comunicación
-
Flujos de trabajo más fluidos
Workcase ayuda a diseñar un entorno de trabajo más relajado.
Apoyo a la jornada laboral flexible
No todos los días laborables son rutinarios. De vez en cuando surge algún trabajo imprevisto, o hay que cambiar de horario repentinamente.
En el sistema proporcionado por Workcase, los equipos pueden:
-
Ajuste fácilmente los horarios
-
Reasigne trabajos cuando sea necesario
-
Flexibilidad sin confusión
-
Mantenga a todos informados
Esta flexibilidad ayuda a las empresas a hacer frente a los cambios diarios sin afectar negativamente a la calidad del servicio.
Mantener organizados los registros de servicio
Los registros de servicio pueden acumularse con el tiempo. Sin una organización, no es fácil encontrar los datos de los antiguos puestos de trabajo.
A través del software de gestión de servicios de campo de Workcase:
-
Los expedientes están informatizados
-
Fácil acceso al historial laboral
-
La información de los clientes sigue en orden
-
Informes más sencillos
Esto ahorra tiempo y aumenta la eficacia diaria
Mejorar la experiencia del cliente
Los clientes observan cuando el negocio está bien atendido. La puntualidad, la comunicación bien establecida y la profesionalidad marcan la diferencia.
Workcase ayuda a mejorar la experiencia del cliente en ese sentido:
-
Reducir los retrasos
-
Mantener la concienciación del equipo de servicio
-
Mejorar la precisión de la programación
-
Promover la uniformidad de la calidad del servicio
Los clientes satisfechos suelen mejorar las relaciones comerciales
Apoyar el crecimiento empresarial a largo plazo
El éxito a largo plazo se acumula día a día. Gracias a una mejor gestión de las jornadas laborales por parte de los equipos, las empresas son capaces de:
-
Trabajar en un mayor número de solicitudes de servicio.
-
Mejorar el rendimiento del equipo
-
Reforzar la confianza de los clientes
-
Hacer crecer las operaciones sin problemas
Workcase ofrece un sistema creíble, que contribuye al desarrollo estable del negocio.
Una forma más inteligente de gestionar el trabajo del servicio externo
El software de gestión de servicios de campo ya no es una herramienta útil, sino que ha evolucionado hasta convertirse en una necesidad de los equipos de servicio contemporáneos. Una poderosa sistema de gestión de servicios de campo mantiene todas las cosas funcionando bien, ya sea en la planificación de los horarios del día a día o en el seguimiento del progreso de los trabajos.
Workcase es una solución cómoda, práctica y pensada para ayudar en las jornadas de trabajo reales. Hace que los equipos sean más organizados, se comuniquen mejor y ofrezcan un servicio de calidad con el mínimo estrés injustificado.
