Gestión eficaz de subcontratistas en operaciones de servicio externo

Cómo gestionar con éxito a los subcontratistas en las operaciones de servicios de campo

Las empresas de servicios de campo recurren cada vez más a subcontratistas para aumentar su capacidad de servicio, gestionar mayores cargas de trabajo y mejorar la flexibilidad operativa. Con la escasez de mano de obra que afecta a una serie de sectores como la climatización, el mantenimiento de instalaciones y la construcción, los subcontratistas se han convertido en la clave para satisfacer los pedidos de los clientes. Sin embargo, para gestionar con éxito a los subcontratistas hay que programarlos adecuadamente, comunicarse con ellos en tiempo real y supervisar la calidad.

Aprovechando la software de gestión de servicios de campoLas empresas pueden automatizar el trabajo de los subcontratistas, ofrecer un servicio de calidad y mantener la satisfacción del cliente. En este artículo hablaremos de las mejores prácticas en la gestión de subcontratas, abordaremos los retos más habituales y mostraremos cómo las soluciones digitales pueden mejorar la eficacia.

La creciente dependencia de los subcontratistas

Las empresas de servicios de campo se enfrentan a un singular dilema: una creciente necesidad de servicios con una disminución de la oferta de técnicos cualificados. En un intento de competir favorablemente, las empresas están recurriendo a subcontratistas contratándolos de dos maneras:

• Modelo híbrido: Tanto el personal interno como los subcontratistas se combinan para gestionar distintos niveles de trabajo.
• Externalización total: Encargar todos los trabajos de mantenimiento a contratistas externos

Aunque los subcontratistas ofrecen escalabilidad y ahorro de costes, también plantean retos en cuanto a programación, responsabilidad y calidad del servicio. Sin una estrategia de gestión estructurada, las empresas corren el riesgo de sufrir retrasos, incoherencias y clientes insatisfechos.

Retos comunes de la gestión de subcontratistas

El uso de subcontratistas plantea retos únicos que la empresa debe superar. Entre los retos más comunes se encuentran:

1. Calidad de servicio incoherente: Los subcontratistas operan según sus propias condiciones, por lo que pueden tener normas distintas a las del personal técnico interno. Es muy importante que ofrezcan la misma calidad de servicio para mantener la reputación de la empresa.
2. Conflictos de programación y disponibilidad: Sin un programa de software de planificación eficiente, el trabajo subcontratado se convierte en un lío. El trabajo subcontratado puede tener conflictos de horarios con las empresas que obliguen a reprogramar reuniones o a no presentarse.
3. Falta de comunicación: Los subcontratistas trabajan a menudo a distancia y pueden no tener acceso inmediato a los sistemas de la empresa. Una comunicación ineficaz puede dar lugar a malentendidos, retrasos e insatisfacción del cliente.
4. Litigios sobre pagos y contratos: La gestión manual de los contratos también requiere mucho tiempo y es propensa a errores. La gestión de facturas también puede dar lugar a retrasos en los pagos que pueden suscitar disputas entre subcontratistas y empresas.
5. Seguimiento del cumplimiento y el rendimiento: Supervisar el rendimiento de los subcontratistas también es una perspectiva desalentadora sin las ayudas de gestión necesarias. Las empresas necesitan disponer de seguimiento e informes en tiempo real para controlar las necesidades de la empresa y la legislación del sector.

Buenas prácticas para gestionar con éxito a los subcontratistas

Para superarlas, las empresas de servicios de campo deben aplicar las mejores prácticas para mejorar la coordinación y simplificar los flujos de trabajo.

1. Normalización de los procedimientos de trabajo: Una de las mejores formas de garantizar la coherencia es aplicar flujos de trabajo normalizados. Con software de gestión de empleoLas empresas pueden crear listas de comprobación paso a paso que los técnicos y subcontratistas deben seguir antes de cerrar un trabajo.
2. Aprovechar el software de gestión de servicios de campo: Soluciones informáticas avanzadas como Workcase permiten automatizar las órdenes de trabajo, optimizar los niveles de programación y realizar un seguimiento del rendimiento. Estos sistemas contienen funcionalidades integradas que incluyen:
   • Despacho automatizado: asignación de ubicaciones por conjunto de competencias y tiempo de disponibilidad
   • Accesibilidad móvil: Permitir a los subcontratistas acceder a la información y las actualizaciones del trabajo en tiempo real.
   • Seguimiento del rendimiento: Medición de los índices de realización de tareas y satisfacción del cliente.
3. Optimización de la programación de trabajos y Asignación de trabajos: Mediante el uso de software de construcción inteligente para programar el trabajo, las empresas pueden automatizar la asignación del trabajo a los subcontratistas correctos en el momento adecuado.
4. Mejorar la comunicación y el trabajo en equipo: Para evitar retrasos y confusiones, las empresas deben invertir en soluciones móviles que permitan la mensajería inmediata, el intercambio de documentos y las actualizaciones de trabajo.
5. Seguimiento y medición del rendimiento: El software de supervisión en tiempo real ayuda a medir el rendimiento de los subcontratistas mediante métricas clave como:
   • Opiniones y valoraciones de los clientes
   • Tiempo de finalización del trabajo
   • Cumplimiento de las normas de servicio

   Al integrar el seguimiento del rendimiento con programas informáticos para la gestión de proyectos de construcción, las empresas pueden mejorar continuamente la prestación de servicios.

6. Automatización de pagos y contratos Gestión: Gestionar los contratos manualmente es ineficaz. Con facturación automatizada y gestión digital de los contratos, el proceso puede ser más fluido y menos propenso a dar lugar a litigios.

Cómo ayuda el software de gestión de servicios de campo a la coordinación de subcontratistas

El uso de software de gestión de servicios de campo mejora significativamente la gestión de subcontratistas:

1. Automatización de la orden de trabajo: Con unos pocos clics, las empresas pueden asignar trabajos a subcontratistas en función de su disponibilidad y experiencia, reduciendo los esfuerzos de programación manual.
2. Proporcionar acceso móvil: Los subcontratistas pueden acceder a la información del trabajo, introducir actualizaciones y completar órdenes de trabajo directamente desde una aplicación móvil.
3. Mejorar la visibilidad y la rendición de cuentas: El seguimiento por GPS en tiempo real y la documentación digital garantizan la transparencia, evitando retrasos en los trabajos y errores de comunicación.
4. Reducción de la carga administrativa: La facturación automatizada ahorra papeleo al tiempo que aumenta la precisión de los pagos.

Ventajas de la gestión optimizada de subcontratistas

Aplicando las mejores prácticas y utilizando las últimas tecnologías, las empresas pueden obtener las siguientes ventajas:

• Mayor eficiencia: Flujos de trabajo simplificados reducción del tiempo perdido y de los costes administrativos
• Mejora de la calidad del servicio: Las listas de comprobación estándar garantizan una experiencia del cliente coherente.
• Mejor control de costes: Mejorado gestión de costes contribuye a reducir los gastos operativos.
• Mejora de la satisfacción del cliente: La reducción del tiempo de respuesta y la correcta prestación del servicio mejoran las relaciones con los clientes.

Conclusión

La gestión eficaz de los subcontratistas es crucial para las empresas de servicios de campo que desean ampliar sus operaciones y mantener la calidad del servicio. Aplicando las mejores prácticas y aprovechando el software de gestión de servicios de campo, las empresas pueden agilizar las operacionesmejorar la colaboración y maximizar la eficacia. Invertir en las últimas tecnologías ayuda a las empresas a seguir siendo competitivas en un sector muy exigente al facilitar una coordinación fluida entre los expertos internos y los subcontratistas.