Stundenzettel-Management
Dieser Leitfaden enthält schrittweise Anleitungen zur Verwaltung von Stundenzetteln im System, einschließlich der Zeiterfassung, der Überprüfung von Aufgaben und des Exports von Stundenzetteldaten zu Berichtszwecken.
1. Überblick über den Bildschirm "Stundenzettel
Die Registerkarte "Stundenzettel" innerhalb eines Projekts ermöglicht es den Benutzern, die von den Mitarbeitern für verschiedene Aufgaben erfasste Zeit zu verfolgen und zu verwalten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen des Bildschirms:
- + Log Zeit: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Zeit für bestimmte Aufgaben oder Mitarbeiter manuell zu erfassen.
- Filter: Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um Stundenbucheinträge zu filtern:
- Mitarbeiter: Wählen Sie einen bestimmten Mitarbeiter aus, um dessen erfasste Zeit anzuzeigen.
- Status: Filtern Sie Stundenzettel nach dem Status der Rechnungserstellung (z. B. alle, in Rechnung gestellt, nicht in Rechnung gestellt).
- Suchleiste: Geben Sie Schlüsselwörter ein, um Stundenbucheinträge nach Mitarbeiternamen, Aufgaben oder anderen Kriterien schnell zu finden.
- Kalenderansicht: Der Stundenzettel zeigt ein kalenderähnliches Layout, das die protokollierten Stunden für jede Aufgabe an bestimmten Daten anzeigt. So können Sie die täglichen und wöchentlichen Gesamtzahlen leicht verfolgen.
- Kolumnen: Die Tabelle ist gegliedert in:
- Mitarbeiter: Der Name des Mitarbeiters, der die Zeit erfasst hat.
- Aufgaben: Die spezifischen Aufgaben des Mitarbeiters.
- Termine: Die Spalten stellen einzelne Tage dar, wobei die pro Aufgabe protokollierten Stunden in den entsprechenden Zellen angezeigt werden.
- Insgesamt: Die Gesamtzahl der vom Arbeitnehmer in der Woche erfassten Stunden.
2. Logging Zeit
Um die Zeit für eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Mitarbeiter manuell zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die + Log Zeit am oberen Rand des Bildschirms "Stundenzettel".
- Füllen Sie das Formular "Log Time" aus und geben Sie die erforderlichen Details an:
- Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den die Zeit erfasst werden soll.
- Aufgabe: Geben Sie die Aufgabe an, die der Mitarbeiter ausführt.
- Datum: Wählen Sie das Datum für die erfassten Stunden.
- Arbeitszeiten: Geben Sie die Anzahl der Arbeitsstunden ein, die für die ausgewählte Aufgabe an dem angegebenen Datum geleistet wurden.
- Klicken Sie auf Speichern Sie um die protokollierte Zeit hinzuzufügen oder Abbrechen um den Eintrag zu verwerfen.
3. Überprüfung der Zeiterfassungsdaten
Der Hauptbildschirm "Zeiterfassung" bietet Werkzeuge zur Überprüfung und Verwaltung von Zeiterfassungseinträgen. Hier erfahren Sie, wie Sie die verfügbaren Funktionen nutzen können:
- Filter-Einträge: Verwenden Sie die Filter "Mitarbeiter" und "Status", um die angezeigten Zeiterfassungsdaten zu verfeinern.
- Tägliche Summen prüfen: Zeigen Sie die von jedem Mitarbeiter für jeden Tag erfassten Gesamtstunden direkt im Kalendergitter an.
- Wöchentliche Gesamtzahlen: Überprüfen Sie in der Spalte "Gesamt" die Gesamtstunden, die ein Mitarbeiter während der Woche für alle Aufgaben erfasst hat.
- Verfolgung in Echtzeit: Überstunden (OT) und reguläre Arbeitszeit (RT), die in der Tabelle separat angezeigt werden, lassen sich leicht erkennen.
4. Arbeitszeitblattdaten exportieren
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Arbeitszeitdaten für Berichte oder Rechnungen zu exportieren:
- Wenden Sie die gewünschten Filter an, um die zu exportierenden Daten einzugrenzen.
- Klicken Sie auf die Exportieren am oberen Rand des Bildschirms.
- Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (z. B. CSV oder Excel).
- Laden Sie die Datei auf Ihr System herunter, um sie weiter zu analysieren oder aufzubewahren.
5. Tipps für ein effizientes Timesheet-Management
- Gewährleisten Sie Genauigkeit: Regelmäßige Überprüfung der Zeiterfassungseinträge, um sicherzustellen, dass die Stunden genau erfasst und die Aufgaben korrekt zugewiesen sind.
- Hebelwirkung der Filter: Verwenden Sie die Filter Mitarbeiter und Status, um schnell relevante Einträge zu finden.
- Monitor Summen: Behalten Sie die wöchentlichen Gesamtzahlen im Auge, um die Arbeitsbelastung effektiv zu verteilen.
- Regelmäßig exportieren: Exportieren Sie regelmäßig Zeiterfassungsdaten, um Backups zu erstellen und die Rechnungsstellung zu optimieren.