Schichtplan

Leitfaden zur Schichtdienstplanverwaltung

In diesem Handbuch wird die Verwaltung der Schichtpläne der Mitarbeiter erläutert. Dabei wird unter anderem das Zuweisen von Schichten, die Verwendung der Wochenansicht und das Exportieren von Schichtdaten erläutert.

1. Übersicht über den Schichtplan-Bildschirm

Über den Bildschirm „Schichtplan“ können Administratoren Schichten verwalten und Mitarbeitern zuweisen. Der Bildschirm ist in die folgenden Hauptabschnitte unterteilt:

• Massenschichten zuweisen: Weisen Sie Mitarbeitern für bestimmte Daten oder Zeiträume mehrere Schichten zu.
• Export: Laden Sie Schichtpläne für Berichts- oder Aufzeichnungszwecke im CSV- oder Excel-Format herunter.
• Filter: Filtern Sie die angezeigten Schichten nach Mitarbeitername, Abteilung oder Ansichtstyp (z. B. wöchentlich oder monatlich).

Der Dienstplan zeigt eine Tabelle mit den folgenden Spalten:

• Mitarbeiter: Liste der Mitarbeiter mit ihren jeweiligen Rollen.
• Termine: Die Wochentage werden als Spalten angezeigt und zeigen die für jeden Tag zugewiesenen Schichten.

Um zwischen den Wochen zu navigieren, verwenden Sie die Vorwärts- und Zurückpfeile oben in der Tabelle.

2. Schichten zuweisen

So weisen Sie einem Mitarbeiter eine Schicht zu:

• Klicken Sie auf das + Symbol für den gewünschten Termin und Mitarbeiter in der Dienstplantabelle.
• Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die entsprechende Schicht (z. B. Frühschicht, Nachtschicht) aus.
• Speichern Sie die Änderungen, um dem Mitarbeiter die Schicht für das ausgewählte Datum zuzuweisen.

Um alternativ mehreren Mitarbeitern Schichten zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf das Massenschichten zuweisen Schaltfläche oben auf dem Bildschirm.
• Füllen Sie das Formular „Schichtplan hinzufügen“ mit den folgenden Feldern aus:
  • Abteilung: Wählen Sie die Abteilung aus, zu der die Mitarbeiter gehören.
  • Mitarbeiter: Wählen Sie die Mitarbeiter aus, denen die Schichten zugewiesen werden.
  • Mitarbeiterschicht: Geben Sie die Art der Schicht an (z. B. freier Tag, Frühschicht).
  • Schicht zuweisen nach: Wählen Sie, ob Sie Schichten für ein bestimmtes Datum, mehrere Daten oder einen Monat zuweisen möchten.
  • Bemerkung: Fügen Sie optional Kommentare oder Notizen zur Schichtzuweisung hinzu.
  • Datei hinzufügen: Fügen Sie optional unterstützende Dokumente oder Dateien an.
• Klicken Speichern um die Massenschichtzuweisung abzuschließen oder Stornieren , um die Änderungen zu verwerfen.

3. Schichtdaten exportieren

So exportieren Sie Schichtdaten zur Aufzeichnung oder Analyse:

• Klicken Sie auf das Export Schaltfläche auf dem Bildschirm „Schichtplan“.
• Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (z. B. CSV, Excel) und laden Sie die Daten herunter.

4. Schichten verwalten und anpassen

Der Bildschirm „Schichtplan“ bietet eine wöchentliche Ansicht aller zugewiesenen Schichten, sodass Sie Pläne ganz einfach anpassen und verwalten können. So nehmen Sie Änderungen vor:

• Klicken Sie in der Dienstplantabelle auf eine zugewiesene Schicht, um sie zu ändern.
• Verwenden Sie die + Symbol, um Schichten für Tage hinzuzufügen, die derzeit nicht zugewiesen sind.

Ist ein Feiertag festgelegt, wird dieser im Dienstplan kenntlich gemacht, um Terminkonflikte zu vermeiden.

5. Tipps für effektives Schichtmanagement

• Verwenden Sie die Funktion „Massenschichten zuweisen“, um Zeit zu sparen, wenn Sie mehreren Mitarbeitern Schichten zuweisen.
• Exportieren Sie Schichtpläne regelmäßig, um Backups zu erstellen und für Berichtszwecke.
• Überprüfen Sie die Urlaubseinstellungen noch einmal, um die Zuweisung von Schichten an arbeitsfreien Tagen zu vermeiden.

Wenden Sie sich für weitere Unterstützung an Ihren Administrator oder konsultieren Sie das Hilfe-Center.