Leitfaden zur Verwaltung von Schichtplänen
In diesem Handbuch wird erläutert, wie Sie die Schichtpläne Ihrer Mitarbeiter verwalten, einschließlich der Zuweisung von Schichten, der Verwendung der Wochenansicht und des Exports von Schichtdaten.
1. Übersicht über den Bildschirm "Schichtplan
Der Bildschirm "Schichtplan" ermöglicht es Administratoren, Schichten zu verwalten und den Mitarbeitern zuzuweisen. Der Bildschirm ist in die folgenden Hauptbereiche unterteilt:
- Bulk Shifts zuweisen: Weisen Sie den Mitarbeitern mehrere Schichten für bestimmte Daten oder Zeiträume zu.
- Ausfuhr: Laden Sie Schichtpläne zu Berichts- oder Aufzeichnungszwecken im CSV- oder Excel-Format herunter.
- Filter: Filtern Sie die angezeigten Schichten nach Mitarbeiternamen, Abteilung oder Ansichtstyp (z. B. wöchentlich oder monatlich).
Der Dienstplan zeigt eine Tabelle mit den folgenden Spalten an:
- Mitarbeiter: Liste der Mitarbeiter mit ihren jeweiligen Rollen.
- Termine: Die Wochentage werden als Spalten dargestellt und zeigen die zugewiesenen Schichten für jeden Tag.
Um zwischen den Wochen zu navigieren, verwenden Sie die Vorwärts- und Rückwärtspfeile am oberen Rand der Tabelle.
2. Zuweisung von Schichten
So weisen Sie einem Mitarbeiter eine Schicht zu:
- Klicken Sie auf das + für das gewünschte Datum und den gewünschten Mitarbeiter in der Dienstplantabelle.
- Wählen Sie die entsprechende Schicht (z. B. Frühschicht, Nachtschicht) aus der Dropdown-Liste aus.
- Speichern Sie die Änderungen, um dem Mitarbeiter die Schicht für das ausgewählte Datum zuzuweisen.
Alternativ können Sie mehreren Mitarbeitern Schichten zuweisen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Klicken Sie auf die Massenschichten zuweisen am oberen Rand des Bildschirms.
- Füllen Sie das Formular "Add Shift Roster" mit den folgenden Feldern aus:
- Abteilung: Wählen Sie die Abteilung aus, zu der die Mitarbeiter gehören.
- Mitarbeiter: Wählen Sie die Mitarbeiter, denen die Schichten zugewiesen werden sollen.
- Mitarbeiter-Schicht: Geben Sie die Art der Schicht an (z. B. Freier Tag, Frühschicht).
- Schicht zuweisen nach: Wählen Sie aus, ob Sie Schichten nach einem bestimmten Datum, mehreren Daten oder einem Monat zuordnen möchten.
- Bemerkung: Fügen Sie optionale Kommentare oder Notizen zur Schichtzuweisung hinzu.
- Datei hinzufügen: Fügen Sie gegebenenfalls weitere Dokumente oder Dateien hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern Sie um die Zuweisung der Massenschicht abzuschließen oder Abbrechen um die Änderungen zu verwerfen.
3. Exportieren von Schichtdaten
Zum Exportieren von Schichtdaten für Aufzeichnungen oder Analysen:
- Klicken Sie auf die Exportieren auf dem Bildschirm "Schichtplan".
- Wählen Sie das gewünschte Dateiformat (z. B. CSV, Excel) und laden Sie die Daten herunter.
4. Verwaltung und Anpassung von Schichten
Der Bildschirm "Schichtplan" bietet eine wöchentliche Übersicht über alle zugewiesenen Schichten und erleichtert die Anpassung und Verwaltung von Zeitplänen. Um Änderungen vorzunehmen:
- Klicken Sie auf eine zugewiesene Schicht in der Dienstplantabelle, um sie zu ändern.
- Verwenden Sie die + um Schichten für Tage hinzuzufügen, die derzeit nicht zugewiesen sind.
Wenn ein Feiertag festgelegt ist, wird er im Dienstplan markiert, um Terminkonflikte zu vermeiden.
5. Tipps für ein effektives Schichtmanagement
- Verwenden Sie die Funktion "Massenschichten zuweisen", um bei der Zuweisung von Schichten an mehrere Mitarbeiter Zeit zu sparen.
- Regelmäßiger Export von Schichtplänen zur Erstellung von Backups und zu Berichtszwecken.
- Überprüfen Sie die Feiertagseinstellungen, um die Zuweisung von Schichten an arbeitsfreien Tagen zu vermeiden.
Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator oder besuchen Sie das Help Center.