Einer der wichtigsten Aspekte bei der Führung eines rentablen Dienstleistungsunternehmens ist die genaue Verfolgung der Kosten. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen in den Bereichen HLK, Sanitär, Elektrik oder Gebäudewartung tätig ist, ist es sehr wichtig, den Überblick über Arbeit, Teile, Subunternehmer und Gemeinkosten zu behalten. Ohne eine zuverlässige Auftragskalkulation laufen Unternehmen Gefahr, zu wenig zu berechnen, Ausgaben zu übersehen und Ressourcen falsch zu verwalten. Aus diesem Grund verzichten immer mehr Unternehmen auf manuelle Tabellenkalkulationen und Papieraufzeichnungen und setzen stattdessen auf Software für die Außendienstverwaltung wie Workcase, mit der sich die Auftragskalkulation und Rentabilität einfacher und effektiver gestalten lassen.
Auftragskalkulation gibt Aufschluss über die tatsächlichen Kosten jedes Serviceeinsatzes oder Projekts. Durch die Aufteilung der Ausgaben in Arbeit, Material, Subunternehmer und Gemeinkosten erhalten die Unternehmen ein detailliertes Bild davon, wofür das Geld ausgegeben wird. Dies ermöglicht eine intelligentere Preisgestaltung, eine strengere Budgetkontrolle und fundiertere Geschäftsentscheidungen. Ohne die Leistungsfähigkeit der Auftragskostenrechnung können Manager oft nur Vermutungen über die Rentabilität anstellen, was zu verpassten Chancen oder finanziellen Verlusten führen kann.
Der erste Schritt zu einer ordnungsgemäßen Auftragskalkulation besteht darin, sicherzustellen, dass die Projekte von Anfang an richtig angelegt sind. Die Festlegung der Abrechnungsmodalitäten, die Zuteilung von Ressourcen und die Schätzung der Kosten nimmt mit herkömmlichen Methoden oft zu viel Zeit in Anspruch. Workcase erleichtert die Einrichtung von Projekten, da Manager Verträge, Zeitpläne und Abrechnungen in nur wenigen Minuten konfigurieren können. Sobald die Projekte in Gang sind, werden alle Kosten und Aktivitäten in Echtzeit überwacht, so dass keine Kosten übersehen werden.
Eine der größten Lücken in der traditionellen Auftragskalkulation sind Zeit und Kosten. Techniker vergessen oft, die Stunden zu erfassen, verlieren die Belege oder versäumen es, die Details am Ende der Woche einzutragen, was zu Ungenauigkeiten führt. Das macht es schwierig, die tatsächlichen Kosten mit den Schätzungen abzugleichen. Mit Workcase können die Techniker die Stunden, Ausgaben und verwendeten Teile direkt vor Ort erfassen.
Die Ressourcenzuweisung spielt eine wichtige Rolle bei der Kontrolle der Auftragskosten. Unterausgelastete Techniker verschwenden Lohnstunden und überbuchte Techniker riskieren Burnout und Auftragsverzögerungen. Workcase bietet Manager Planungstools die Arbeitsbelastung auszugleichen, die Ressourcen auf die Arbeitsanforderungen abzustimmen und Ausfallzeiten zu reduzieren. Dashboards in Echtzeit ermöglichen es, Ineffizienzen zu erkennen, bevor sie Geld kosten.
Für Dienstleistungsunternehmen ist der Cashflow der Lebensnerv des Unternehmens, und viele haben Probleme, ihre Dienstleistungen pünktlich bezahlt zu bekommen. Wenn sie sich auf die manuelle Dateneingabe und verspätete Zeiterfassung verlassen, kann die Bearbeitung von Rechnungen bis zu Wochen in Anspruch nehmen. Workcase automatisiert diesen Prozess, indem es die Kosten erfasst, sobald sie anfallen, so dass die Rechnungen sofort nach Abschluss eines Auftrags versandt werden können.
Ohne Berichterstattung ist die Kalkulation von Aufträgen nur eine Ansammlung von Zahlen. Einblicke sind die Grundlage für Datenentscheidungen. Workcase bietet anpassbare Dashboards und automatische Berichte, die Rentabilitätstrends über Projekte hinweg aufzeigen. Manager können sehen, welche Aufträge am profitabelsten sind und kann Bereiche der Verschwendung ermitteln und die Preisstrategien entsprechend anpassen.
Die manuelle Auftragskalkulation ist zeitaufwändig und fehleranfällig, während die automatisierten Systeme den Prozess der Auftragskalkulation zu vereinfachen. Der Unterschied zwischen den beiden Systemen ist in der folgenden Tabelle dargestellt:
| Manuelle Auftragskalkulation | Mit Arbeitskoffer |
|---|---|
| Zeiterfassungsbögen auf Papier neigen zu Fehlern und Datenverlusten. | Techniker erfassen Stunden und Ausgaben unterwegs mit dem Handy. |
| Rechnungen, die erst Wochen nach Abschluss des Projekts gestellt werden. | Sofortige Erstellung von Rechnungen mit korrekten Kostenangaben. |
| Die Manager haben keinen Einblick in die laufenden Projektkosten. | Dashboards bieten Echtzeit-Analysen zum Zustand der Arbeitsplätze. |
| Hohes Risiko der Unterfakturierung aufgrund entgangener Ausgaben. | Alle Arbeits-, Material- und Gemeinkosten werden automatisch nachverfolgt. |
Seien Sie konsequent bei der Erfassung von Arbeit, Kosten und Material. Dies garantiert zuverlässige Daten und erleichtert den Vergleich zwischen Projekten.
Stellen Sie Außendienstteams mobile Anwendungen wie Workcase zur Verfügung, mit denen sie Zeit und Kosten in Echtzeit erfassen können. Je weniger sie auf Papier angewiesen sind, desto weniger Fehler werden Sie finden.
Warten Sie nicht bis zum Ende eines Projekts, um die Rentabilität zu prüfen. Überwachung der anfallenden Kosten, um kleine Überschreitungen zu vermeiden vor großen Verlusten zu bewahren.
Genaue Auftragskalkulation ist das Fundament der Rentabilität von Dienstleistungsunternehmen. Ohne eine solche Kalkulation können Manager nur Vermutungen über die Kosten anstellen, und die Unternehmen laufen Gefahr, zu wenig oder zu viel Geld auszugeben. Mit Workcase ist die Auftragskalkulation einfach, automatisiert und zuverlässig. Von ZeiterfassungVon der Ressourcenplanung bis hin zu Rechnungen und Berichten ist alles auf einer einzigen Plattform vereint. Für HLK-, Klempner-, Elektro- und Wartungsunternehmen bedeutet dies weniger Fehler, schnellere Zahlungen und lukrativere Projekte.
Bei der Auftragskostenrechnung werden Arbeits-, Material-, Subunternehmer- und Gemeinkosten pro Projekt oder Serviceeinsatz erfasst, um die Rentabilität zu messen.
Software wie Workcase automatisiert die Zeit- und Kostenerfassung, zentralisiert die Projektdaten und liefert Echtzeitberichte für eine genaue Kalkulation der Projekte.
Die Echtzeit-Kostenrechnung hilft den Managern, sich schnell anzupassen, wenn die Kosten unerwartet steigen, damit die Projekte weiterlaufen und rentabel bleiben.
Ja. Selbst kleine HLK-, Sanitär- oder Elektrounternehmen profitieren von der Verringerung der Fehlerquote, der Beschleunigung der Rechnungsstellung und der Verbesserung des Cashflows.
Durch die Erfassung aller Auftragskosten vor Ort ermöglicht Workcase die Erstellung von Rechnungen, sobald die Arbeiten abgeschlossen sind, wodurch sich die Abrechnungszyklen und der Cashflow verringern.
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