Maximierung von Effizienz und Rentabilität durch Projektportfoliomanagement in der Bauindustrie
In der Baubranche ist das Management einer Reihe von Projekten, die gleichzeitig durchgeführt werden, eine komplexe und entmutigende Aufgabe. Projektportfoliomanagement (PPM) ist eine Managementmethode zur Verwaltung und Maximierung eines Projektportfolios, um die Unternehmensziele zu erreichen und den höchstmöglichen ROI (Return on Investment) zu erzielen. Durch den optimalen Einsatz von PPM-Methoden kann die betriebliche Effizienz des Unternehmens gesteigert, die Ausgaben können gesenkt und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
Verständnis des Projektportfoliomanagements
Projektportfoliomanagement ist das Management einer Gruppe von Projekten zur Priorisierung und Umsetzung der auf die unternehmensweiten Strategien abgestimmten Projekte. Im Gegensatz zum Verwaltung von getrennten ProjektenPPM bietet einen umfassenden Überblick, um das Entscheidungsgremium dabei zu unterstützen, den richtigen Einsatz der Mittel zu verwalten, die Gefahren abzuschätzen und die Leistung aller im Portfolio enthaltenen Projekte zu überwachen.
Herausforderungen der traditionellen Projektmanagement-Tools
Viele Bauunternehmen stützen sich auf Anwendungen wie Excel-Tabellen oder eigenständige Software wie die von Microsoft Project. Obwohl sie sehr grundlegende Funktionen haben, stellen sie eine Vielzahl von Herausforderungen dar:
- Fehlen von Prüfungskontrollen: Die manuelle Eingabe der Daten kann zu erhöhten Fehlerquoten führen, und Änderungen können ohne die erforderlichen Genehmigungen vorgenommen werden, wodurch Unstimmigkeiten entstehen.
- Disjointed Communication: Aktualisierungen und Änderungsanfragen werden über eine Reihe separater E-Mails oder unabhängiger Ticketsysteme verteilt, die schwer zu verfolgen und angemessen zu verwalten sind.
- Probleme mit der Versionskontrolle: Der Austausch von Dokumenten per E-Mail oder über die Cloud führt zu einer Vielzahl von Versionen, die für die Teammitglieder verwirrend sind.
- Hohe Lizenzierungskosten: Es ist kostspielig, alle Teammitglieder einzeln zu lizenzieren, und zeitaufwändig, dies zu tun.
Vorteile eines zentralisierten webbasierten PPM
Die Einführung einer webbasierten zentralen PPM-Lösung beseitigt die oben genannten Probleme und bietet folgende Vorteile:
1. Verbesserte Teamkommunikation und Teamarbeit
Mit einer webfähigen Umgebung kann das Team jederzeit auf Informationen über das Projekt zugreifen, was Folgendes begünstigt Teamkoordination und Transparenz. Die Mitglieder können ihren Status problemlos aktualisieren, Dokumente austauschen und in einer gemeinsamen Umgebung kommunizieren.
2. Verbesserte Ressourcenverwaltung
PPM-Tools liefern den Managern auch Informationen über die Zuweisung der Ressourcen, damit sie die Arbeit an die Teammitglieder auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und ihres aktuellen Arbeitsplans delegieren können.
3. Rationalisiertes Änderungsmanagement
Integrierte Arbeitsabläufe ermöglichen einen reibungslosen Umgang mit Änderungen, wobei alle Änderungen systematisch dokumentiert, genehmigt und nachverfolgt werden, um die Gefahr von Änderungen ohne ordnungsgemäße Genehmigung abzuwenden und die Integrität des Projekts zu wahren.
4. Robuste Berichte und Analysen
Erweiterte Berichtsfunktionen liefern Informationen über die tatsächliche Leistung des Projekts, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen. Manager können KPIs und Budgethöhen verfolgen und den Gesamtstatus des Projekts auf einen Blick erkennen.
5. Kosteneinsparungen
Durch die Konsolidierung einer Reihe von Anwendungen auf einer einzigen Plattform werden die Lizenzkosten gesenkt, und auch die Wartung ist weniger kostspielig. Verbesserte Effizienz mit weniger Fehlern spart auch insgesamt Kosten.
Einführung von PPM in der Bauindustrie: Leitlinien
Um das Potenzial von PPM zu maximieren, müssen die Bauunternehmen die folgenden Best Practices befolgen:
1. Ausrichtung der Projekte an den strategischen Zielen
Sicherstellen, dass alle Projekte innerhalb des Portfolios die langfristigen Ziele des Unternehmens unterstützen. Diese Ausrichtung ermöglicht eine bessere Ressourcenzuweisung und Prioritätensetzung.
2. Prozesse standardisieren
Entwicklung standardisierter Methoden für die Umsetzung und Planung. Die Einheitlichkeit der Verfahren maximiert die Effektivität des Teams, indem sie die Lernzeit der Teammitglieder verkürzt.
3. In Ausbildung investieren
Um das Potenzial des PPM-Systems voll auszuschöpfen, sollten die Mitarbeiter umfassend geschult werden. Mit gut geschultem Personal lässt sich das Potenzial des Tools am besten ausschöpfen, um bessere Projektergebnisse zu erzielen.
4. Überwachen und Einstellen
Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung des Projekts und nehmen Sie entsprechend die erforderlichen Anpassungen vor. Eine regelmäßige Überwachung erleichtert die frühzeitige Behebung von Problemen und ermöglicht die Einhaltung des Zeitplans.
Fallstudie: Maximierung des Projektmanagements mit Smartsheet
Palfinger, ein etablierter internationaler Anbieter von Kran- und Hebe-Lösungen, hatte mit der Verwaltung einer Vielzahl von Projekttypen zu tun, die über verschiedene Abteilungen und Standorte verteilt waren. Um dieses Problem zu lösen, implementierte Palfinger die Cloud-fähige PPM-Lösung von Smartsheet. Die Lösung war einfach zu bedienen und verfügte über Automatisierungsfunktionen und robuste Berichtsfunktionen, die das Unternehmen auszeichneten:
- Erhöhung der Zahl der verwalteten Projekte von 50 auf knapp 350 innerhalb eines Jahres
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie den Datenaustausch zwischen Projekten ermöglichen und die Berichterstattung standardisieren.
- Reduzieren Sie die E-Mail-Nutzung durch automatisierte Arbeitsabläufe und Statusaktualisierungen in Echtzeit.
- Erleichterung der funktionsübergreifenden Koordinierung zur Unterstützung der matrixartigen Unternehmensorganisation
Durch den Einsatz der Smartsheet-Lösung konnte Palfinger die Sichtbarkeit des Projekts erhöhen, die Kommunikation erleichtern und die Umsetzung des Projekts effektiver gestalten.
Schlussfolgerung
Projektportfoliomanagement ist eine reichhaltige Einführung in der Baubranche mit einer Reihe positiver Einflüsse, die eine erhöhte Effektivität, Kosteneinsparungen und Koordination umfassen. Mit dem Wechsel zu einer webfähigen zentralen PPM-Lösung ist das Unternehmen in der Lage, komplexe Arbeitsportfolios erfolgreich zu verwalten, die Arbeit an unternehmensweiten Prioritäten auszurichten und die Expansion des Unternehmens zu unterstützen. Es ist eine strategische Entscheidung, PPM zu implementieren, die es dem Unternehmen ermöglicht, sich in einem wettbewerbsintensiven Umfeld erfolgreich zu behaupten.
