Maximierung von Effizienz und Rentabilität mit Projektportfoliomanagement innerhalb der Bauindustrie
In der Bauindustrie ist das Management einer Reihe gleichzeitiger Projekte eine komplexe und entmutigende Verantwortung. Project Portfolio Management (PPM) ist eine Managementpraxis, um ein Portfolio von Projekten zu verwalten und zu maximieren, um sich an den Unternehmenszielen anzupassen und den höchstmöglichen ROI zu bieten (Return on Investment). Mit der besten Einsatz von PPM -Methoden kann die betriebliche Wirksamkeit des Unternehmens erhöht werden, die Ausgaben reduziert werden und die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
Projektportfoliomanagement verstehen
Das Projektportfoliomanagement ist das Management einer Gruppe von Projekten, um die ausgerichteten Projekte mit den unternehmensweiten Strategien zu priorisieren und umzusetzen. Im Gegensatz zu denManagement getrennter Projekte, PPM bietet einen umfassenden Überblick, um die Entscheidungsgremium zu unterstützen, um den ordnungsgemäßen Einsatz der Vermögenswerte zu verwalten, die Bedrohungen zu schätzen und die Leistung aller eingeschlossenen Projekte im Portfolio zu überwachen.
Herausforderungen traditioneller Projektmanagement -Tools
Viele Bauunternehmen basieren auf Anwendungen wie Excel -Tabellenkalkulationen oder eigenständige Software wie das von Microsoft Project. Obwohl sie sehr grundlegende Funktionen haben, stellen sie eine Vielzahl von Herausforderungen dar:
- Mangel an Prüfungskontrollen:Die manuelle Eingabe der Daten kann zu erhöhten Fehlerraten führen, während Änderungen ohne die erforderlichen Genehmigungen auftreten können, was dazu führt, dass Inkonsistenzen auftreten.
- Unzählige Kommunikation:Aktualisierungen und Änderungsanforderungen werden über eine Abfolge separater E-Mails verteilt oderunabhängige Ticketsysteme, die schwer zu verfolgen und verwalten zu könnenangemessen.
- Versionskontrollprobleme:Mit E-Mail oder Cloud zum Austausch von Dokumenten kommt eine Vielzahl von Versionen, die den Teammitgliedern verwirrt.
- Hohe Lizenzkosten:Es ist kostspielig, alle Teammitglieder separat und zeitaufwändig zu lizenzieren.
Vorteile eines zentralisierten webbasierten PPM
Die Übernahme einer webbasierten zentralen PPM-Lösung beseitigt die oben genannten Probleme, indem die folgenden Vorteile erzielt werden:
1. Verbesserte Teamkommunikation und Teamarbeit
Mit einer webfähigen Umgebung kann das Team in allen Momenten auf Informationen zu dem Projekt zugreifen, um ermutigend zu machenTeamkoordinationund Transparenz. Mitglieder können ihren Status mit Leichtigkeit aktualisieren, Dokumente teilen und innerhalb einer gemeinsamen Umgebung kommunizieren.
2. Verbessertes Ressourcenmanagement
PPM -Tools geben auch Informationen zur Zuweisung der Ressourcen an dieManager, die es ihnen ermöglichen, die Arbeit an die Teammitglieder zu delegierenbasierend auf ihren Fähigkeiten und ihrem aktuellen Arbeitsplan.
3.. Optimiertes Änderungsmanagement
Integrierte Workflows ermöglichen eine reibungslose Änderung mit allen dokumentierten, autorisierten Änderungen und verfolgt systematisch, um die Gefahr von Veränderungen ohne ordnungsgemäße Genehmigung abzuwenden und die Integrität des Projekts aufrechtzuerhalten.
4.. Robuste Berichte und Analysen
Fortgeschrittene Berichterstattungsfunktionen bieten dem Projekt tatsächliche Leistungsinformationen zur Unterstützung von evidenzgetriebenen Entscheidungen. Manager können KPIs verfolgen, Budgetniveaus verfolgen und den Gesamtstatus des Projekts auf einen Blick verfolgen.
5. Kosteneinsparungen
Durch die Konsolidierung einer Reihe von Anwendungen in eine einzelne Plattform wird die Lizenzierung weniger kostspielig und die Wartung ist ebenfalls kostspielig.Verbesserte EffizienzMit weniger Fehler spart auch die Kosten insgesamt.
Implementierung von PPM in der Bauindustrie: Richtlinien
Um das Potenzial von PPM zu maximieren, muss die folgenden Best Practice von den Bauunternehmen folgen:
1. Richten Sie die Projekte auf strategische Ziele aus
Stellen Sie sicher, dass alle Projekte innerhalb des Portfolios die langfristigen Ziele der Organisation unterstützen. Diese Ausrichtung erleichtert besserRessourcenzuweisungund Priorisierung.
2. Standardisieren Sie Prozesse
Entwickeln Sie standardisierte Implementierungs- und Planungsmethoden. Die Konsistenz der Verfahren maximiert die Effektivität des Teams, indem sie die Lernzeit der Teammitglieder verkürzt.
3. Investieren Sie in die Ausbildung
Stellen Sie eine umfassende Schulung von Mitarbeitern zur Verfügung, um das Potenzial des PPM -Systems vollständig zu nutzen. Mit gut ausgebildeten Mitarbeitern kann das Potenzial des Tools am besten maximiert werden, um mehr Ergebnisse des Projekts zu erzielen.
4.. Überwachen und einstellen
Überprüfen Sie die Leistung des Projekts regelmäßig und umsetzen Sie dementsprechend die erforderlichen Anpassungen. Die regelmäßige Überwachung erleichtert die Behebung der Probleme im Voraus und ermöglicht es den Projekten, im Zeitplan zu bleiben.
Fallstudie: Maximierung des Projektmanagements mit Smartsheet
Palfinger, ein etablierter Anbieter von International Crane and Lifting Solutions, befasste sich mit der Verwaltung einer Vielzahl von Arten von Projekten, die an verschiedenen Abteilungen und Standorten verteilt waren. Um dieses Problem zu lösen, implementierte Palfinger die Smartsheet Cloud-fähige PPM-Lösung. Die Lösung war einfach mit Automatisierungsfunktionen mit robusten Berichtsfunktionen zu verwenden, die das Unternehmen machten:
- Erhöhen Sie die Anzahl der verwalteten Projekte auf etwas weniger als 350 von 50 innerhalb eines Jahres auf etwas weniger als 350
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie den Datenaustausch zwischen Projekten und Berichterstattung standardisieren.
- Reduzieren Sie die E -Mail -Nutzung durch automatisierte Arbeitsströme und Statusaktualisierungen in Echtzeit.
- Erleichterung der funktionsübergreifenden Koordination, um die Organisation des Matrix-Unternehmens zu unterstützen
Durch die Übernahme der Lösung von Smartsheet erhöhte Palfinger die Sichtbarkeit des Projekts, erleichterte die Kommunikation und machte die Implementierung des Projekts effektiver.
Abschluss
Das Projektportfoliomanagement ist eine umfangreiche Einführung in die Bauindustrie mit einer Reihe positiver Einflüsse, die erhöhte Effektivität, Kosteneinsparungen und Koordination umfassen. Mit der Änderung einer webfähigen zentralen PPM-Lösung kann das Unternehmen komplexe Arbeitsportfolios erfolgreich verwalten, die Arbeit mit unternehmensweiten Prioritäten ausrichten und die Expansion des Unternehmens unterstützen. Es ist eine strategische Entscheidung, PPM umzusetzen, die es dem Unternehmen ermöglicht, erfolgreich in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu konkurrieren.
