Erfolgreiches Management von Unterauftragnehmern im Außendienst
Außendienstunternehmen greifen zunehmend auf Subunternehmer zurück, um ihre Servicekapazitäten auszubauen, eine höhere Arbeitsbelastung zu bewältigen und die betriebliche Flexibilität zu erhöhen. Angesichts des Arbeitskräftemangels in einer Reihe von Branchen wie HLK, Gebäudewartung und Bauwesen sind Subunternehmer der Schlüssel zur Erfüllung von Kundenaufträgen geworden. Um Subunternehmer erfolgreich zu verwalten, muss man sie jedoch richtig einplanen, in Echtzeit mit ihnen kommunizieren und die Qualität überwachen.
Durch die Nutzung moderner Außendienst-Management-Softwarekönnen Unternehmen die Arbeit von Subunternehmern automatisieren, hochwertige Dienstleistungen anbieten und die Kundenzufriedenheit aufrechterhalten. In diesem Artikel erörtern wir die besten Praktiken für die Verwaltung von Nachunternehmern, gehen auf die häufigsten Herausforderungen ein und zeigen auf, wie digitale Lösungen die Effizienz steigern können.
Die wachsende Abhängigkeit von Unterauftragnehmern
Außendienstunternehmen stehen vor einem einzigartigen Dilemma: Wachsender Bedarf an Serviceleistungen bei gleichzeitigem Rückgang des Angebots an qualifizierten Technikern. Um im Wettbewerb bestehen zu können, wenden sich die Unternehmen an Subunternehmer, die sie auf zwei Arten einstellen:
- Hybrid-Modell: Sowohl internes Personal als auch Subunternehmer werden zur Bewältigung der verschiedenen Arbeitsstufen eingesetzt.
- Vollständiges Outsourcing: Durchführung aller Servicearbeiten durch Drittanbieter
Subunternehmer bieten zwar Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen, stellen aber auch eine Herausforderung in Bezug auf Terminplanung, Verantwortlichkeit und Servicequalität dar. Ohne eine strukturierte Managementstrategie riskieren Unternehmen Verzögerungen, Ungereimtheiten und unzufriedene Kunden.
Gemeinsame Herausforderungen beim Management von Unterauftragnehmern
Der Einsatz von Subunternehmern bringt besondere Herausforderungen mit sich, die das Unternehmen bewältigen muss. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
- Uneinheitliche Servicequalität: Subunternehmer arbeiten zu ihren eigenen Bedingungen, so dass sie möglicherweise andere Standards als die internen Techniker haben. Es ist sehr wichtig, dass sie die gleiche Servicequalität bieten, um den Ruf des Unternehmens zu wahren.
- Terminkonflikte und Verfügbarkeit: Ohne ein effizientes Softwareprogramm für die Terminplanung wird die Arbeit mit Subunternehmern zum Chaos. Bei der Vergabe von Unteraufträgen kann es zu Terminkonflikten mit Unternehmen kommen, die dazu führen, dass Besprechungen verschoben werden müssen oder Termine nicht wahrgenommen werden.
- Mangelnde Kommunikation: Unterauftragnehmer arbeiten oft an entfernten Standorten und haben möglicherweise keinen unmittelbaren Zugang zu den Systemen des Unternehmens. Unzureichende Kommunikation kann zu Missverständnissen bei der Arbeit, Verzögerungen und Unzufriedenheit der Kunden führen.
- Zahlungsstreitigkeiten & Vertrag: Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist außerdem zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Bearbeitung von Rechnungen kann auch zu Zahlungsverzögerungen führen, die zu Streitigkeiten zwischen Subunternehmern und Unternehmen führen können.
- Verfolgung der Einhaltung der Vorschriften und der Leistung: Auch die Überwachung der Leistung von Unterauftragnehmern ist ohne die notwendigen Managementhilfen eine entmutigende Angelegenheit. Die Unternehmen benötigen eine Nachverfolgung und Berichterstattung in Echtzeit, um den Bedarf des Unternehmens und die Anforderungen der Industriegesetzgebung zu überwachen.
Bewährte Praktiken für ein erfolgreiches Management von Subunternehmern
Um sie zu überwinden, müssen die Außendienstunternehmen bewährte Praktiken anwenden, um die Koordination zu verbessern und die Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
- Standardisierung von Arbeitsabläufen: Eine der besten Möglichkeiten zur Gewährleistung der Konsistenz ist die Einführung standardisierter Arbeitsabläufe. Mit Job-Management-SoftwareUnternehmen können Schritt-für-Schritt-Checklisten erstellen, die Techniker und Subunternehmer vor Abschluss eines Auftrags befolgen müssen.
- Einsatz von Field Service Management Software: Fortschrittliche Softwarelösungen wie Workcase ermöglichen die Automatisierung von Arbeitsaufträgen, eine optimale Terminplanung und Leistungsverfolgung. Diese Systeme enthalten integrierte Funktionen, die Folgendes umfassen:
- Automatisierte Disposition: Standortzuweisung nach Fähigkeiten und Verfügbarkeitszeit
- Mobile Zugänglichkeit: Ermöglicht den Subunternehmern den Zugriff auf Arbeitsinformationen und Aktualisierungen in Echtzeit
- Leistungsverfolgung: Messung der Raten von Aufgabenerfüllung und Kundenzufriedenheit.
- Optimierung von Auftragszeitplan und Zuweisung von Aufträgen: Durch den Einsatz intelligenter Bausoftware zur Arbeitsplanung können Unternehmen die Arbeitszuweisung an die richtigen Subunternehmer zur richtigen Zeit automatisieren.
- Verbesserung von Kommunikation und Teamarbeit: Um Verzögerungen und Unklarheiten zu vermeiden, müssen die Unternehmen in mobile Lösungen investieren, die sofortige Nachrichtenübermittlung, Dokumentenaustausch und Arbeitsaktualisierungen unterstützen.
- Verfolgung und Messung der Leistung: Echtzeit-Überwachungssoftware hilft bei der Messung der Leistung von Unterauftragnehmern anhand von Schlüsselkennzahlen wie:
- Kundenfeedback und Bewertungen
- Zeit für die Fertigstellung des Auftrags
- Einhaltung der Dienstleistungsstandards
Durch die Integration der Leistungsverfolgung in eine Software für das Management von Bauprojekten können Unternehmen die Leistungserbringung kontinuierlich verbessern.
- Automatisierung von Zahlung und Vertrag Verwaltung: Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist ineffizient. Mit automatisierte Rechnungsstellung und digitale Verwaltung von Verträgen kann das Verfahren reibungsloser gestaltet werden und führt seltener zu Streitigkeiten.
Wie Field Service Management Software die Koordination von Subunternehmern unterstützt
Der Einsatz von Software für die Außendienstverwaltung verbessert die Verwaltung von Subunternehmern erheblich:
- Automatisieren des Arbeitsauftrags: Mit nur wenigen Klicks können Unternehmen Aufträge je nach Verfügbarkeit und Fachwissen an Subunternehmer vergeben und so den manuellen Planungsaufwand reduzieren.
- Mobilen Zugang ermöglichen: Subunternehmer können direkt über eine mobile App auf die Arbeitsinformationen zugreifen, Aktualisierungen eingeben und Arbeitsaufträge abschließen.
- Verbesserung der Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht: Die GPS-Verfolgung in Echtzeit und die digitale Dokumentation sorgen für Transparenz und verhindern Verzögerungen und Missverständnisse.
- Verringerung des Verwaltungsaufwands: Die automatisierte Rechnungsstellung spart Papierkram und erhöht gleichzeitig die Zahlungsgenauigkeit.
Vorteile eines optimierten Subunternehmer-Managements
Durch die Umsetzung der besten Praktiken und die Nutzung der neuesten Technologien können Unternehmen die folgenden Vorteile nutzen:
- Gesteigerte Effizienz: Vereinfachte Arbeitsabläufe weniger Zeitverluste und Verwaltungskosten
- Verbesserte Servicequalität: Einheitliche Kundenerfahrungen werden durch Standard-Checklisten gewährleistet.
- Bessere Kostenkontrollen: Erweitert Kostenmanagement trägt zur Senkung der Betriebsausgaben bei.
- Verbesserte Kundenzufriedenheit: Kürzere Reaktionszeiten und eine ordnungsgemäße Leistungserbringung verbessern die Kundenbeziehungen.
Schlussfolgerung
Die effektive Verwaltung von Subunternehmern ist für Außendienstunternehmen, die ihren Betrieb skalieren und die Servicequalität aufrechterhalten wollen, von entscheidender Bedeutung. Durch die Implementierung von Best Practices und den Einsatz von Field Service Management Software können Unternehmen den Betrieb rationalisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Effizienz zu maximieren. Investitionen in die neuesten Technologien helfen den Unternehmen, in einem sehr anspruchsvollen Sektor wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie die reibungslose Koordinierung zwischen internen Fachleuten und Unterauftragnehmern erleichtern.
